Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden

Vrije velden inrichten

  • Bijgewerkt

Met vrije velden hou je extra informatie bij die standaard niet bij een bepaald onderwerp door Coachview wordt aangeboden. Het is mogelijk om voor allerlei onderwerpen een of meerdere vrije velden in te richten.

Let op

In verband met de GDPR wetgeving kun je een vrije veld, denk daarbij aan het BSN nummer, beschermen en aanmerken als vertrouwelijk. In dit geval wordt wat je hebt ingevuld:

  1. Versleuteld opgeslagen.
  2. De data erin niet standaard zichtbaar gemaakt.
  3. Kun je het vrije veld niet instellen als kolom.
  4. Kun je het vrije veld niet gebruiken in een document-template.
  5. Kan niet worden gebruikt in het opleidingsportaal / website.
  6. In de leesmodus is de inhoud niet zichtbaar en zie je puntjes.

Instellen

Klik in menu-groep 'Instellingen' op de menu-item 'Vrije velden'. alt
Kies uit de lijst het dossier waaraan vrije velden moeten worden toegevoegd.
alt
Het zoekscherm wordt geopend met een overzicht van alle al gemaakte vrije velden voor dat dossier. Deze lijst kan natuurlijk nog leeg zijn. Klik op de knop 'Nieuw'.
alt

Code: (verplicht): vul een unieke code in. Je mag geen spaties gebruiken, alleen letters en/of cijfers. De code kun je niet meer veranderen als je het vrije veld hebt opgeslagen.
 

Label (verplicht): geef het vrije veld een naam zodat duidelijk is wat er ingevuld moet worden.
 

Vertrouwelijk: vink aan als de informatie in het vrije veld versleuteld moet worden opgeslagen en standaard niet mag worden getoond. Dit vrije veld kun je niet instellen als kolom of gebruiken als samenvoegcode in documenttemplates.

 alt
Type: bepaal wat er ingevuld kan worden. Kies het type uit de lijst.
alt
Belangrijk: vink je deze optie aan dan attendeert Coachview je op het invullen van het vrije veld. Daarmee borg je dat informatie nodig voor het goed verwerken van het proces wordt ingevuld. Het is verplicht het vrije veld in te vullen. Lees meer onder kopje 'Belangrijk'.
Inactief: wil je het vrije veld niet verwijderen omdat je de gegevens nog wilt bewaren? Vink dan inactief aan
alt
Klik op 'Opslaan & Terug' m de gegevens te bewaren.

Typen

Ja/Nee

Je kunt de standaardwaarde aangeven. Vink je deze optie aan? Dan zal deze bij het tonen van het vrije veld altijd geselecteerd zijn. Dit betekent dus 'Ja'.
alt

Let op!

De waarde ja of nee wordt in het vrij veld pas ingevuld als je deze hebt bewerkt en opgeslagen.

Datum

Er kan alleen een datumnotatie (dd-mm-jjjj) ingevuld worden in het vrije veld.

Keuzereeks

Selecteer met behulp van het vergrootglas een keuzereeks, verwijder de selectie via het kruisje.
alt

Voordat je dit type kunt gebruiken moet je eerst een of meerdere keuzelijsten aanmaken. Dit kan op twee manieren:

  1. Klik op het plusteken of
  2. Via menu-groep 'Instellingen'. Klik op de drie puntjes bij menu-item 'Vrije velden'. Deze verschijnen als je over dit item zweeft of er op klikt. Klik op menu-item 'Keuzereeks'.

Let op!

Zie je dit menu-item 'Keuzereeks' niet, dan moet de functie 'Keuzereeks (Schrijven)', behorende bij module IP toegevoegd worden aan een gebruikersrol die is toegevoegd aan jouw gebruikersaccount. Hoe dit ingericht kan worden lees je hier (rollen gebruiker). Je kunt natuurlijk ook contact opnemen met onze supportafdeling.

Getal

In het vrije veld kunnen alleen cijfers worden ingevuld.

Tekst (meerdere regels):

In tegenstelling tot het type 'Tekst', waar je tekst kwijt kunt op één regel, geeft dit type de mogelijkheid om meerdere regels tekst in te typen. Een notitie dus.

Nummerreeks

Gebruik type nummerreeks om een opeenvolgend automatisch volgnummer in te stellen voor bijvoorbeeld personen, denk aan studentennummer, en bedrijven, denk aan klantnummer. Het nummer is een doorlopend nummer en is in het vrije veld niet te bewerken. Bij het aanmaken van het vrije veld wordt direct het nummer toegekend. De autonummering start bij het oudst aangemaakte record. Je kunt een prefix en/of suffix instellen.
  1. Prefix, wordt voor het getal gezet.
  2. Suffix, wordt achter het getal gezet.
  3. Minimale lengte: in dit voorbeeld wordt het nummer samengesteld met 00000.
  4. Het eerst toegekende nummer wordt 00001.
alt
alt
Voorbeeld nummering personen

Let op!

 

  1. Dit type is niet instelbaar bij alle dossiers.
  2. Eenmaal opgeslagen dan kun je de ingevulde waardes van het vrije veld niet meer bewerken.
  3. Het is niet mogelijk om het jaar als prefix te gebruiken en het nummer te laten beginnen met 1, volgend jaar het prefix te veranderen en het nummer weer laten beginnen met 1. Je kunt het vrije veld wel verwijderen. Maar dan worden alle nummers verwijderd.
  4. Kan bij het importeren van bedrijven en personen niet gebruikt worden.

Belangrijk

Heb je aangeven dat het veld ingevuld moet worden (= belangrijk)? Dan zie je dat terug in het dossier waarvoor je het vrije veld hebt aangemaakt.
alt
Zolang je niet op 'Bewerken' klikt is het mogelijk dat het vrije veld niet ingevuld is. Heb je op 'Bewerken' geklikt en vul je het vrije veld niet in? Dan kun je de bewerking niet opslaan.
alt

Verwijderen

  1. Klik op de naam van het vrije veld om deze te openen.
  2. Klik op de knop 'Bewerken', 'Verwijder' en 'OK'.
  3. Zijn er al gegevens ingevuld? Dan volgt de foutmelding 'Het aantal ingevulde velden voor deze vrijvelddefinitie is 3. Deze worden ook verwijderd. Druk nogmaals op de Verwijder-knop om dit te bevestigen.'.
  4. Druk nogmaals op 'Verwijder' en 'OK" om alles te verwijderen of klik op 'Annuleer' om het verwijderen te annuleren.
Is het vrije veld nog ingesteld als kolom? Dan kan deze niet verwijderd worden voordat deze kolom is verwijderd.
'Vrijveld kan niet worden verwijderd, omdat deze is ingesteld als kolom.'

Let op!

Is het vrije veld (voor persoon, bedrijf, aanvraag, opleidingsvraag of debiteur) gevuld door een webaanvraag? Dan kun je het vrije veld niet meer verwijderen! Zet het vrije veld op inactief. Is het vrije veld gevuld dan wordt deze getoond in het dossier (tab 'Vrije velden' met als opmerking 'inactief' er achter. Is het vrije veld niet gevuld? Dan wordt deze niet getoond.

Sorteren

Heb je meerdere actieve vrije velden in het zoekscherm dan kun je deze sorteren.

  1. Open het zoekscherm met vrije velden.
  2. Klik op het sorteer-icoontje (drie streepjes) links onder aan de lijst.
  3. Klik op de naam dat in volgorde verschoven moet worden, en schuif deze met de pijltjestoetsen naar boven of naar beneden.
  4. Klik op 'Opslaan'.
Belangrijke velden worden altijd als eerste getoond bij het invullen van een vrij veld.

Let op!

Wijzig je het type van een bestaande vrije veld? Dan volgt een waarschuwing. Afhankelijk van het type waarin je wijzigt worden gegevens die zijn ingevuld in de vrije velden verwijderd of ingekort.

Maart '26

Verwante artikelen