Inkoopregeltemplate maken

Een inkoopregel bij een opleidingssoort of opleiding maak je met behulp van een inkoopregeltemplate.

Maak een inkoopregel-template aan

Klik in menu-groep 'Werkproces' (1) op menu-item 'Inkoopregel-template' (2). Daarmee open je het zoekscherm met de inkoopregeltemplates.
Klik op de knop 'Nieuw'.
Vul de volgende gegevens in:
Naam: Naam van de inkoopregeltemplate. Met de template kun je voor een opleidingssoort of opleiding een inkoopregel toevoegen. Deze krijgen dan dezelfde naam. Omschrijving: Extra informatie over de inkoopregel template. Klik daarvoor op 'Vul omschrijving in'. Deze vindt je ook terug in de inkoopregel.

In de omschrijving kun je samenvoegcodes toevoegen die het onderdeel beschrijven als de inkoopregel gestempeld wordt bij een opleiding. Dit geldt overigens alleen als je met behulp van de template een inkoopregel toevoegt aan een docentdossier.

Dit is handig als je zoekt naar inkooporderregels om de verloning van docenten te exporteren naar Excel. Je hebt namelijk niet de mogelijkheid om te zoeken op datumrange onderdeel in Coachview, in Excel natuurlijk wel.

Type: Selecteer uit de lijst uit: Dagdeel, inkoopregel wordt per onderdeel berekent. Deelnemer, inkoopregel wordt per deelnemer aan de opleiding berekent. Bedrag * aantal deelnemers. Overig, inkoopregel wordt één keer meegenomen.
Eenheid: Alleen zichtbaar als je type 'Overig' heb gekozen. Je kunt hier de rekeneenheid verder specificeren. De mogelijke eenheden kun je definiëren onder het menu Financieel of met het plusteken (+).
Aantal: het aantal keer stuksprijs bepaalt de uiteindelijke inkoopprijs. Heb je gekozen voor Dagdeel of Deelnemer wordt er op basis van het aantal dagdelen/deelnemers berekent. Vul dan hier 1 in. Vul je 2 in wordt de inkoopregel 2 keer per deelnemer berekent. Stuksprijs: Standaard prijs per aantal. Wil je deze inkoopregeltemplate gebruiken bij verschillende opleidingssoorten dan is het verstandig om de stuksprijs op € 0,-- te laten staan. De stuksprijs bepaal je dan bij de opleidingssoort. Bedrag: kun je niet invullen. Bij het opslaan van de template berekend Coachview automatisch het bedrag aan de hand van het aantal * stuksprijs.
BTW: Kies een BTW percentage uit de lijst door op het vergrootglas te klikken of de code in te typen. Bestaat de BTW nog niet, dan kun je deze met behulp van het plusteken (+) aanmaken. Met behulp van het kruisje (x) verwijder je de BTW uit deze inkoopregeltemplate. Crediteur: Klik op het vergrootglas om een crediteur toe te voegen. Deze crediteuren dien je wel tevoren aan te maken. Je kunt dit ook leeg laten en pas invullen bij de inkoopregel. Kostenplaats: Kies een kostenplaats uit de lijst door op het vergrootglas te klikken of de code in te typen. Bestaat deze nog niet dan kun je deze met behulp van het plusteken (+) aanmaken. Met behulp van het kruisje (x) verwijder je deze uit de inkoopregeltemplate. Weet je hier nog niet om welke kostenplaats het gaat dan kun je ook een kostenplaats 'NADER TE BEPALEN' aan maken. Heb je de inkoopregel toegevoegd aan de opleidingssoort dan kun je op dat moment de kostenplaats bepalen. Grootboek: Kies een grootboekrekening uit de lijst door op het vergrootglas te klikken of de code in te typen. Bestaat deze nog niet dan kun je deze met behulp van het plusteken (+) aanmaken. Met behulp van het kruisje (x) verwijder je deze uit de inkoopregeltemplate. Weet je hier nog niet om welke grootboekrekening het gaat dan kun je ook een grootboekrekening 'NADER TE BEPALEN' aan maken. Heb je de inkoopregel toegevoegd aan de opleidingssoort dan kun je op dat moment de grootboekrekening bepalen.
Categorie: Voeg een inkoopregelcategorie aan deze inkoopregeltemplate. Makkelijk bij het zoeken naar inkoopregels met dezelfde categorie, bijvoorbeeld in de managementinformatie module.

De categorieën maak je via menu-item 'Inkoopregel-template'. Klik op de drie puntjes en vervolgens op menu-item 'Categorie inkoopregel'.

Klik op 'Opslaan & Terug' om de inkoopregeltemplate aan te maken en terug te keren naar het overzicht.

Bewerken en verwijderen

Heb je een inkoopregeltemplate geopend, klik dan op 'Bewerken' om deze te wijzigen.

Klik op 'Verwijder' om de inkoopregeltemplate te verwijderen. Kun je de inkoopregeltemplate niet meer verwijderen en wil je deze niet meer gebruiken, vink dan het vakje 'Inactief' aan. Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de inkoopregeltemplate te bewaren.