Handel bij inschrijvingen de betaling af door te koppelen met een payment service provider (betaalprovider). Heb je een koppeling met het opleidingsportaal van Coachview dan wordt de persoon die inschrijft direct doorgestuurd naar een betaalprovider. De betaling kan vooraf worden voldaan. Heb je deze koppeling niet en wil je dat de deelnemer achteraf zo snel mogelijk de factuur betaald? Ook dat is mogelijk met behulp van een betaallink of QR code die je toevoegd aan bijvoorbeeld het begeleidend schrijven bij de factuur.
Wat gebeurt er?
Vooraf betalen:
Via het opleidingsportaal geeft een persoon in het inschrijfformulier aan hoe betaald wordt. Is gekozen voor een online betaling, zoals bijvoorbeeld iDeal, PayPal of Creditcard, dan wordt na aanmelding direct contact gezocht met de gekoppelde betaalprovider. en wordt de persoon doorgestuurd naar de pagina van de betaalprovider.
- De aanmelding komt binnen via een webaanvraag. De webaanvraag kan automatisch met behulp van een actie verwerkt worden.
- De betaling is geslaagd: dan wordt de webaanvraag verwerkt en wordt de deelnemer automatisch op de opleiding ingeschreven.
- De betaling is mislukt: in de actietemplate kun je aangeven hoelang bij een lopende betaaltransactie gewacht moet worden voordat de actie wordt afgebroken en afgekeurd en de webaanvraag niet wordt verwerkt.
- De status van de betaling wordt doorgestuurd naar Coachview en vastgelegd via een betaaltransactie.
- De betaling is geslaagd: de betaaltransactie krijgt de status 'betaald', er wordt automatisch een concept factuur gemaakt die vervolgens direct op definitief wordt gezet. Met behulp van een automatische actie verstuur je de factuur.
- De betaling is mislukt: de betaaltransactie krijgt de status 'Lopend' of 'Geannuleerd', er wordt automatisch een concept factuur gemaakt. Deze moet je handmatig verder verwerken door de conceptfactuur te verwijderen of alsnog definitief te maken en te verzenden. Let op: heb je een automatische actie die een conceptfactuur definitief maakt en verstuurd? Dan gebeurt dit ook met deze conceptfactuur, terwijl er dus niet betaald is.
Achteraf betalen:
Wil jij dat jouw klanten de factuur sneller betalen maar heb je niet de mogelijkheid om vooraf online te laten betalen. Stuur dan een digitale betaallink en/of QR Code mee zodat achteraf de factuur online betaald kan worden. Uit onderzoek blijkt dat via deze betaallink gemiddeld drie keer zo snel wordt betaald.
Meer weten? Klik dan hier.
Het is mogelijk om meerdere payment servicves (betaalproviders) te koppelen aan het opleidingsportaal.
Automatische actie om de factuur bij een geslaagde transactie te versturen
| Datagroep | Factuur. |
|---|---|
| Proces | Factuur document aanmaken en versturen per e-mail. |
| Gebeurtenis | Factuur is op definitief gezet. |
| Gebruik de factuurtemplate die bij de betaalwijze is aangegeven | Ja, zorg ervoor dat de betaalwijze is ingericht. |
| Activeren | Voeg de actietemplate toe aan een opleidingssoort. Open daarvoor de opleidingssoort. |
Automatische actie om de webaanvraag te verwerken
| Datagroep | Webaanvraag. |
|---|---|
| Proces | Verwerken webaanvraag. |
| Gebeurtenis | Webaanvraag is aangemaakt. |
| Webaanvraag annuleren | Ja |
| Verwerk de webaanvraag | Ja |
| Annuleer na (min) | bijvoorbeeld 30 (minuten) |
| Activeren | Klik op de tab 'Opleidingssoort' en voeg een of meerdere opleidingssoorten toe. |
Overzicht betaaltransacties
Via menu 'Financieel' en menu-item 'Betaaltransactie' open je een lijst met alle betaaltransacties. Door in kolom 'Betaalreferentie' op het nummer te klikken open je de betaaltransactie. Daar vind je o.a. het bedrag, statuswijziging en statusmelding en een koppeling naar de factuur en aanvraagnummer.
Dit is er nodig
- Inzet opleidingsportaal Coachview.
- Actief abonnement betaalprovider.
- Module automatische workflow.
|
Let op: het betalingsproces is alleen mogelijk via het opleidingsportaal en niet via de koppeling met jouw website. |
Opleidingsportaal
Het opleidingsportaal/inschrijfformulier moet geschikt gemaakt worden voor het verwerken van de transactie naar een payment service provider. Daarnaast zijn een aantal opties die in Coachview ingesteld moeten worden. Neem daarvoor contact op met onze supportafdeling via support@coachview.com.