Importeren opleidingshistorie in Coachview

1. Test de import eerst uit in de trainingsomgeving! Eenmaal geïmporteerd kan deze niet meer verwijderd of gecorrigeerd worden. Tip: doe de import eerst voor een paar regels.
2. De opleidingshistorie van personen kun je één keer importeren. Importeer je voor een tweede keer hetzelfde importbestand dan betekent dit dat de opleidingsvragen er twee keer instaan.
3. Geen wijzigingen in de kolommen voor wat betreft de volgorde aanbrengen.
4. Geen kolommen toevoegen.
5. De eerste regel bevat altijd de kolomkoppen.
6. Aantal regels zijn gelimiteerd tot 10.000 records.
7. Maak je gebruik van getallen met voorloopnullen in het MS-Excel bestand? Dan zal MS-Excel de voorloopnullen verwijderen. Dit is op te lossen door van de cel een tekst vak te maken.
8. Om de opleidingshistorie (de opleidingsvragen) toe te voegen aan de juiste personen moet er gematched kunnen worden op externid en externsource. Deze twee velden moeten dus voorkomen in het persoonsdossier en in de eerste twee kolommen van het importbestand. Dit betekent dat de personen via een eerdere personen en bedrijven import in Coachview aangemaakt moeten zijn.

Let op het volgende:

1. Zorg ervoor dat je voor het importeren actie templates met datagroep 'OpleidingsVraag' op handmatig zet. Doe je dit niet dan worden deze acties geplaatst en als ze zijn geautomatiseerd uitgevoerd! De acties die zijn gestempeld moet je handmatig verwijderen.
2. Er mag geen herhaling gekoppeld zijn aan de opleidingssoort, deze moeten dus eerst verwijderd worden. Is de import klaar dan kunnen ze weer toegevoegd worden.

1. Dan moet deze opleidingssoort de status definitief hebben.
2. Dan moet de code en de naam van de opleidingssoort precies overeenkomen met de code en de naam in kolommen C 'OpleidingsSoortCode', D 'OpleidingsSoortNaam', E 'OpleidingsVraagCode' en F 'OpleidingsVraagNaam'.
3. Ga je factureren in Coachview en zijn er verkoopregels aan de opleidingssoort toegevoegd dan moet je deze voor de import op inactief zetten (zie tab 'Verkoopregels' van de opleidingssoort). Per opleidingssoort wordt er namelijk een aanvraag gemaakt en wordt de verkoopstatus automatisch op 'Order' gezet. Zijn er verkoopregels aan de opleidingssoort gekoppeld dan krijgt de aanvraag de financiële status 'te factureren'. Een factuur hoeft echter niet meer gemaakt te worden. Na de import kun je de verkoopregels weer op actief zetten.

1. Er wordt een opleidingsvraag gestempeld.
2. De opleidingsvraag krijgt in Coachview de status 'Afgerond'.
3. Er wordt geen opleiding gestempeld, er vindt ook geen inschrijving plaats in een gestempelde opleiding.
4. Bestaat de opleidingssoort in Coachview dan worden alle onderdelen van deze opleidingssoort meegenomen naar de opleidingsvraag van de persoon.
5. Wordt een opleidingssoort geïmporteerd die nog niet in de databank van Coachview voorkomt of nooit voor zal komen dan wordt de opleidingssoort gecreëerd en wordt er één onderdeel toegevoegd en meegenomen naar de opleidingsvraag. De opleidingssoort wordt op inactief gezet.
6. Per opleidingssoort wordt één aanvraag gemaakt op naam van jouw eigen bedrijf. In de opmerking van deze aanvraag wordt 'Historie' gezet. Alle personen worden als deelnemer op deze aanvraag ingeschreven.
7. Je ziet geen start- en einddatum van de opleiding (oranje cirkel) omdat er in Coachview geen opleiding is gecreëerd. De start- en einddatum van de geïmporteerde opleiding vind je in de kolommen start- en einddatum.