Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Tip & Tricks: orderbevestiging docent afhankelijk van locatie

  • Bijgewerkt

Afhankelijk van de locatie waar de les wordt gegeven (intern of bij de klant), moet naar de docenten die in de les zijn ingepland een specifieke orderbevestiging gestuurd worden.

Wat gebeurt er?

In een onderdeel (les) plan je een docent en een locatie. Dit kan bijvoorbeeld een eigen locatie of een externe locatie bij een klant zijn. Aan alle eigen locaties hangt de locatierol 'Intern' en aan alle externe locaties de locatierol 'Extern'. Afhankelijk van de geplande locatie en de daarbij behorende locatierol wordt een actie getriggerd die een specifieke orderbevestiging naar de docent stuurt.

Wat is er nodig?

Twee actietemplates:

  1. Een actietemplate die een automatische actie aanmaakt en wordt uitgevoerd als de geplande locatie voldoet aan de locatierol 'Intern'.
  2. Een actietemplate die een automatische actie aanmaakt en wordt uitgevoerd als de geplande locatie voldoet aan de locatierol 'Extern'.

Twee documenttemplates:

  1. Een documenttemplate die de orderbevestiging van inhoud en layout voorziet indien het een interne locatie betreft, gemaakt met dezelfde datagroep als actietemplate 1.
  2. Een documenttemplate die de orderbevestiging van inhoud en layout voorziet indien het een externe locatie betreft, gemaakt met dezelfde datagroep als actietemplate 2.
Zorg ervoor dat je de documenttemplates eerst maakt. De datagroep van de actie- en documenttemplate moeten hetzelfde zijn.

Actietemplate 1 (interne locatie)

NaamOrderbevestiging docent interne locatie [OpleidingOnderdeel:Naam] [Locatie:Naam] [OpleidingsonderdeelDocentPersoon:NaamVolledig]
Template uit bibliotheekNee.
Uitvoeringautomatisch
CategorieënNiet van toepassing
DatagroepOpleidingsonderdeeldocent
ProcesVersturen e-mail.
GebeurtenisDocent is toegevoegd aan een opleidingsonderdeel
DocumenttemplateOrderbevestiging docent interne locatie [OpleidingOnderdeel:Naam] [Locatie:Naam] [OpleidingsonderdeelDocentPersoon:NaamVolledig]. Eventueel is aan deze documenttemplate een documenttemplate toegevoegd die de orderbevestiging als PDF bijlage met de mail meestuurt.
Moment

Bijvoorbeeld:

  1. 0 werkdagen na optreden gebeurtenis
  2. 1 week voor start onderdeel
VerlooptHetzelfde als het moment.
De actie wordt of direct uitgevoerd of 1 week voor start onderdeel, mits aan de voorwaarde(n) is voldaan. Er moet dus een locatie op het onderdeel zijn ingepland die de locatierol 'Intern' heeft gekregen.
Tijd09:00 voor het geval je kiest voor optie 2. In dit geval wordt de actie niet in de nacht maar om 9 uur in de morgen uitgevoerd.
Afronden na verlopenNee
Actie aanmakenAltijd
Voorwaarden
  1. Opleidingsstatus = definitief (de opleiding gaat door maar nog niet afgerond)
  2. Locatie heeft rol = 'Intern'.

Actietemplate 2 (externe locatie)

NaamOrderbevestiging docent externe locatie [OpleidingOnderdeel:Naam] [Locatie:Naam] [OpleidingsonderdeelDocentPersoon:NaamVolledig]
Template uit bibliotheekNee.
Uitvoeringautomatisch
CategorieënNiet van toepassing
DatagroepOpleidingsonderdeeldocent
ProcesVersturen e-mail.
GebeurtenisDocent is toegevoegd aan een opleidingsonderdeel
DocumenttemplateOrderbevestiging docent externe locatie [OpleidingOnderdeel:Naam] [Locatie:Naam] [OpleidingsonderdeelDocentPersoon:NaamVolledig]. Eventueel is aan deze documenttemplate een documenttemplate toegevoegd die de orderbevestiging als PDF bijlage met de mail meestuurt.
Moment

Bijvoorbeeld:

  1. 0 werkdagen na optreden gebeurtenis
  2. 1 week voor start onderdeel
VerlooptHetzelfde als het moment.
De actie wordt of direct uitgevoerd of 1 week voor start onderdeel, mits aan de voorwaarde(n) is voldaan. Er moet dus een locatie op het onderdeel zijn ingepland die de locatierol 'Intern' heeft gekregen.
Tijd09:00 voor het geval je kiest voor optie 2. In dit geval wordt de actie niet in de nacht maar om 9 uur in de morgen uitgevoerd.
Afronden na verlopenNee
Actie aanmakenAltijd
Voorwaarden
  1. Opleidingsstatus = definitief (de opleiding gaat door maar nog niet afgerond)
  2. Locatie heeft rol = 'Extern'.

Activeren

De actie-template koppel je aan een of meerdere opleidingssoortonderdelen of aan de opleidingssort. Koppel je aan de opleidingssoort? Dan worden voor alle onderdelen in de opleiding de actie gestempeld.
  1. Het koppelen van een of meerdere opleidingssoorten kan vanuit de actie-template. Heb je de actie-template opgeslagen? Dan is de tab 'Opleidingssoort' zichtbaar. Via de knop 'Toevoegen' verschijnt er een pop-up met een lijst van opleidingssoorten. Vink deze aan en klik op 'Toevoegen'. Zijn er al opleidingen gemaakt met behulp van de geselecteerde opleidingssoorten dan kun je deze met terugwerkende kracht bijwerken.
  2. Wil je de actietemplate aan een specifiek onderdeel koppelen? Open dan de opleidingssoort, ga naar de tab 'Onderdelen', klik op de naam van het onderdeel om deze te openen. Ga naar de tab 'Actie-templates' en klik op de knop 'Toevoegen'. Selecteer de actietemplate en klik nogmaals op 'Toevoegen'. Zijn er al opleidingen gemaakt met behulp van de geselecteerde opleidingssoorten dan kun je deze met terugwerkende kracht bijwerken.

November '25

Verwante artikelen