Importeren Bedrijven en Personen: zo doe je dat

Gegevens van personen, een deelnemer, docent contactpersoon of een van jouw collega's worden in Coachview vastgelegd in een persoonsdossier. De gegevens van het bedrijf waar deze personen werken worden vastgelegd in bedrijfsdossiers. Het is mogelijk om deze gegevens eenmalig of periodiek in Coachview zelf te importeren. Met behulp van onderstaande instructies laten we je zien hoe je zelf in Coachview een bestand met bedrijven en/of personen kunt importeren.

Bekijk de video

Belangrijke voorwaarden

Heb je de introductie gelezen? Dit is wel belangrijk voordat je begint. De introductie vind je hier.
Wil je weten hoe je het doet? Bekijk dan onderstaande presentatie.

Starten

Klik op menu-groep ‘Relaties’ op menu-item ‘Import’ om te starten.
Er wordt in jouw browser een nieuw tabblad gestart.

Het importscherm is als volgt ingedeeld.

1. Voortgangsbalk.
2. Overzichtslijst, eerder geïmporteerde bestanden:
   1. Naam importbestand.
   2. Datum en tijd import.
   3. Status: bezig, gelukt met fouten, gelukt of mislukt.
3. Knop voor het starten van een nieuwe import.

Voortgangsbalk:

Ben je gestart? De voortgangsbalk (1) geeft weer met welke stap je bezig bent. Deze wordt groen weergegeven. Klik op het kruis (2) om het importeren te stoppen.

Importeren

Klik op de knop 'NIEUWE IMPORT' om het importeren te starten.

Stap 1 uploaden

Klik op 'Kies een bestand' of het pijltje. De verkenner op jouw PC wordt opgestart. Navigeer naar de directory (plaats) waar het te importeren bestand staat. Klik op de naam van het bestand en op de knop 'Openen'.

Klik op de knop 'Volgende' om het bestand te uploaden en naar het volgende scherm (kolommen instellen) te gaan. Wil je een ander bestand selecteren? Klik dan op het kruisteken.

Er volgt een foutmelding als er een bestand is geselecteerd dat niet voldoet. De melding blijft een aantal seconden op het scherm staan. Je moet dus een ander bestand selecteren.

Stap 2: kolommen instellen

Het bestand is gecontroleerd, goedgekeurd en gereed om geïmporteerd te worden. Er worden maximaal 4 kolommen op het scherm getoond.

Links in het scherm net onder de kolommen zie je de navigatie mogelijkheden.

Met pijltjestoets > ga je naar de volgende pagina, met < ga je naar de vorige pagina. Geeft het paginanummer weer. 4/9 kolommen: de eerste vier van negen kolommen worden getoond. Er is dus nog een tweede pagina met vier kolommen en een derde met een kolom.

Rechts in het scherm net onder de kolommmen zie je een statusoverzicht.

Bevestigd: er is een match met een veld uit het bedrijfs- of persoonsdossier gevonden. Voorspeld: er is waarschijnlijk een match gevonden. Leeg: er is geen match gevonden. Het aantal geeft het aantal gevonden kolommen met deze status weer.

Ook de kolommen hebben deze kleuren.

Kleur groen? Dan hoef je niets te doen.
Kleur oranje? Controleer of Coachview het juiste veld heeft gekozen.
Is het gekozen veld ok? Klik dan op de twee oranje vinkjes. De kolom krijgt nu de groen kleur en de vinkjes verdwijnen.
Klopt het gekozen veld niet? Dan wordt deze dus roodweergegeven.
Klik dan op het pijljte om zelf een veld te selecteren.

Klik op het pijltje om de lijst met velden te openen. Maak een keuze tussen persoons- of bedrijfsdossier velden.
Klik je op een map dan worden alle mogelijke velden uit het dossier getoond. Mapjes met extra velden. Velden uit het dossier in alfabetische volgorde.

Klik je op het mapicoontje? Dan worden ook daar weer extra velden getoond.

Klik op de naam van het veld om deze te selecteren.

Een e-mailadres voor personen zal soms automatisch getypeerd worden als ‘Zakelijk’, maar het kan ook zijn dat er niets is geselecteerd. Selecteer met behulp van de pijltjestoets een andere typering naar keuze.
Een telefoonnummer voor personen zal soms automatisch getypeerd worden als ‘Direct’, maar het kan ook zijn dat er niets is geselecteerd. Klik op pijltje en selecteer andere typering naar keuze.

Heb je zelf een veld geselecteerd? Vergeet dan niet op de twee rode of oranje vinkjes te klikken om te bevestigen. Het panel wordt nu groen weergegeven.

Zijn alle kolommen gecontroleerd en door jou bevestigd? Klik dan op de knop 'Volgende'.

Stap 3 importeren

Klik op de knop 'Importeren' om het importeren te starten. Je keert terug naar het beginscherm. Het importbestand staat bovenaan, de status laat zien of het is gelukt.

Overzichtslijst bestanden

Klik op de naam van het bestand om extra informatie te tonen.

Klik op (logboek) om het importlogboek te openen. Handig als er fouten zijn geconstateerd of de import is mislukt.