Bij het automatisch factureren heb je drie mogelijkheden om te bepalen naar wie de factuur gestuurd moet worden. De mogelijkheid bepaal je in een actietemplate met datagroep 'Factuur'.
Actietemplate
- Datagroep = factuur.
- Proces = 'Concept factuur definitief maken en verzenden' met gebeurtenis 'Factuur is aangemaakt'.
- Proces = 'Factuur document aanmaken en verzenden', met gebeurtenis 'Factuur is op definitief gezet'.
Actietemplate: gebruik afzender en ontvangers
Coachview gebruikt voor het versturen van de begeleidende e-mail de afzender en ontvanger(s) die je hebt ingesteld in de documenttemplate (1). De afzender ingesteld bij 2 wordt daarbij genegeerd. Je hebt nu de mogelijkheid om in de 'cc' of 'bcc' een extra e-mailadres in te vullen.
- Heb je geen e-mailadressen ingesteld in de template? Dan krijg je een foutmelding bij het versturen van de facturen ondanks dat je een e-mailadres in het debiteurendossier hebt ingesteld.
- Koppel in de documenttemplate voor de begeleidende e-mail niet de documenttemplate voor de factuurbijlage. Want dan wordt de factuurbijlage twee maal toegevoegd. Deze is ingesteld in de actietemplate.
Actietemplate, factuurtemplate bij betaalwijze
Vink je optie 'Gebruik factuurtemplate die bij betaalwijze is aangegeven' aan? Dan controleert Coachview of er een standaard betaalwijze is toegevoegd aan het debiteurendossier of de aanvraag. Is dit het geval dan controleert Coachview of er een documenttemplate voor het versturen van de begeleiden e-mail is toegevoegd aan de betaalwijze. In de documenttemplate moet je hebben aangeven wat de afzender en ontvanger zijn. Je hebt nu de mogelijkheid om in de 'cc' of 'bcc' een extra e-mailadres in te vullen.
- Heb je geen e-mailadressen ingesteld in de template? Dan krijg je een foutmelding bij het versturen van de facturen ondanks dat je een e-mailadres in het debiteurendossier hebt ingesteld.
- Koppel in de documenttemplate voor de begeleidende e-mail de documenttemplate voor de factuurbijlage. De instellingen onder 1 worden genegeerd.
Actietemplate, gebruik instelling in debiteurdossier
Heb je beide opties niet aangevinkt. Dan controleert Coachview of er een e-mailadres is ingesteld in het debiteurendossier. Dit e-mailadres wordt als aan gebruikt voor het versturen van de begeleidende e-mail. De ingestelde afzender en documenttemplates worden gebruikt (zie 1). Je hebt nu niet de mogelijkheid om gebruik te maken van 'cc' of 'bcc'.
| Documenttemplate, instellen e-mailadressen |
|---|
Instellen e-mailadressen voor 'aan', 'cc' of 'bcc' doe je in de documenttemplate die je gebruikt voor de begeleidende e-mail in tab 'Algemeen' en panel 'E-mail instellingen'.
Afzender: selecteer 'Gebruiker / actie eigenaar' of een e-mailgroep.
Aan / CC / BCC: hier heb je verschillende mogelijkheden.
| Debiteurendossier, instellen e-mailadres |
|---|
Open het debiteurendossier. Instellen van het e-mailadres doe je in tab 'Algemeen'.
Voor Aan heb je de volgende mogelijkheden.