Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Deelnemers inschrijven via de webaanvraag

  • Bijgewerkt

Een persoon meldt zich aan voor het volgen van een opleiding via de website. In Coachview komt deze aanmelding binnen als een webaanvraag. In dit artikel lees je in het kort de voorbereiding voor het publiceren van opleiding en hoe je een webaanvraag verwerkt.

Bekijk de video 'inschrijven via webaanvraag'

Publiceren opleidingssoort en opleiding

Om inschrijving via website / opleidingsportaal mogelijk te maken moet je allereerst de opleidingssoorten en opleidingen publiceren.

Opleidingssoort:

Website: vink in tab 'Algemeen' het hokje 'Publicatie website' aan.
alt
Opleidingsportaal van Coachview: selecteer het portaal via het vergrootglas. Het is mogelijk om meerdere opleidingsportalen toe te voegen.
alt

Opleiding:

Vink in tab 'Algemeen' het hokje 'Publicatie website/portaal' aan. Je hebt dus de vrije hand welke opleidingen worden gepubliceerd. Open inschrijvingen wel maar incompany bijvoorbeeld niet.

Inschrijfproces:

  1. Schrijft een persoon zich in, dan worden de ingevulde gegevens uit het inschrijfformulier direct doorgestuurd naar Coachview.
  2. Deze gegevens komen terecht in een webaanvraag. Zie deze module als een filter die tussen de website en Coachview in staat.
  3. In de webaanvraag controleer je of het bedrijf en de personen al bestaan. Coachview helpt je daarbij door te controleren of het bedrijf en de persoon/personen al bestaan en zo ja of er gegevens gewijzigd zijn.
Meer weten waarop bedrijf en personen gematched worden? Webservices: matching bedrijf & persoon webaanvraag,

Tip!

Het aanzetten van het publicatievinkje voor een opleiding kun je met behulp van een actietemplate met datagroep 'Opleiding' automatiseren. Als je de actietemplate maakt kun je deze in de 'Template' lijst selecteren - 'Opleiding weergeven op het portaal [Opleiding:Naam]'.

Welke informatie bevat de webaanvraag?

Een webaanvraag kan op twee manieren geopend worden.

Manier 1: 

Via menu-groep 'Inschrijven' (1) en menu-item 'Webaanvraag' (2). Hiermee wordt het zoekscherm geopend met nog niet verwerkte webaanvragen (status = ingediend). Klik op het nummer om de webaanvraag te openen.
alt

Manier 2:

Via personal dashboard, mits panel 'Webaanvraag' is ingesteld. Je ziet het nummer, de opleiding en bedrijf of contactpersoon (1). Klik op het nummer (2) om de webaanvraag te openen. Met behulp van de knop 'meer' (3) kom je in het zoekscherm webaanvragen.
alt

Webaanvraag panels

De webaanvraag is verdeeld in 10 panels. Welke informatie zichtbaar is, is afhankelijk van het inschrijfformulier. Om een webaanvraag te bewerken / verwerken klik je op de knop 'Bewerken'.
Panel 1: Algemeen
Algemene informatie die belangrijk is om de aanvraag te voorzien van de juiste informatie.
  1. Nummer, datum en tijd dat de inschrijving is binnen gekomen.
  2. Status van de webaanvraag (ingediend, verwerkt of geannuleerd).
  3. Aantal deelnemers (inclusief contactpersoon als deze gekenmerkt is als deelnemer).
  4. Algemene opmerkingen.
  5. Zijn er een of meerdere verkoopregels aan de opleidingssoort toegevoegd, dan zie je hier de optelling van deze verkoopregels en het te factureren bedrag.
alt
In sommige situaties is de informatie van de verkoopregel wat uitgebreider, namelijk aangevuld met de betaalwijze
Je ziet hier dat voor het bedrag de betaalwijze is toegevoegd.
alt
In dit geval is er betaald met iDeal. De regel wordt aangevuld met de betaaltransactie.
alt

Let op!

  • Is de status van de webaanvraag ingediend (= nog niet verwerkt) dan is er nog geen aanvraag. Deze wordt gemaakt als de webaanvraag wordt verwerkt.
  • Eventuele prijsafspraken worden toegepast bij het verwerken van de webaanvraag en het aanmaken van de aanvraag.
Panel 2: Bedrijf
In dit panel zie je de bedrijfsgegevens die wel of niet zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Zijn er gegevens ingevuld dan probeert Coachview aan de hand van een aantal criteria het bedrijf te matchen aan een bedrijfsdossier in Coachview.

Voorbeeld 1.

Coachview heeft een match gevonden op de naam en het adres van het bedrijf.

  1. Gegevens die in het inschrijfformulier zijn ingevuld.
  2. Gegevens zoals bekend in Coachview.

De gegevens komen overeen en hoeven niet gecorrigeerd te worden.

alt

Voorbeeld 2.

Coachview heeft geen match gevonden aan de hand van de ingevulde gegevens.
alt
Je hebt nu drie mogelijkheden om het probleem op te lossen:
alt
  1. Selecteer deze optie om een nieuw bedrijfsdossier aan te maken.
  2. Selecteer deze optie om een bestaand bedrijf te koppelen. Zoek met behulp van het vergrootglas het bedrijf.
  3. Het bedrijf negeren en bij het verwerken van de webaanvraag niet meenemen. Dit betekent dat het bedrijf niet toegevoegd wordt aan de aanvraag. De contactpersoon wordt automatisch debiteur.

Voorbeeld 3.

Coachview heeft geen match gevonden, omdat de bedrijfsgegevens niet zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Je mag het bedrijf negeren.
alt
Panel 3: Contactpersoon
In dit panel zie je de gegevens van de contactpersoon die zijn ingevuld in het inschrijfformulier. Zijn er gegevens ingevuld dan probeert Coachview aan de hand van een aantal criteria de persoon te matchen aan een persoonsdossier in Coachview.

Voorbeeld 1.

Er is een match gevonden op e-mailadres.
alt
Enkele gegevens ingevuld in het inschrijfformulier (links weergegeven) komen niet overeen met de gegevens zoals vastgelegd in Coachview (rechts weergegeven).
 
alt
Ga je de webaanvraag verwerken door op de knop 'Bewerken' te klikken. Dan worden er vinkvakjes getoond. Aanvinken betekent dat je de gegevens, links weergegeven, over wilt nemen in Coachview (rechts weergegeven).

Voorbeeld 2.

alt
Coachview geeft aan dat er meerdere persoonsdossiers zijn gevonden met behulp van het ingevulde e-mailadres (1). Via het vergrootglas (2) zoek of je deze persoon aan de hand van de andere ingevulde gegevens kunt identificeren. Is dit zo selecteer deze persoon en deze optie.

Voorbeeld 3.

Geen match, je hebt nu drie mogelijkheden.

  1. Een nieuw persoonsdossier laten aanmaken.
  2. Met behulp van het vergrootglas zoeken of de persoon toch niet bestaat onder een andere naam en deze handmatig selecteren / matchen.
  3. Deze contactpersoon negeren en niet overnemen in de aanvraag.
alt

Contactpersoon of deelnemer?

Geeft weer of de contactpersoon ook als deelnemer ingeschreven wordt ja/nee.
alt
Panel 4 & 5: Eigen contactpersoon
Via het inschrijfformulier kun je de eigen contactpersonen van de aanvraag laten invullen. Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon. Denk bijvoorbeeld aan sales medewerkers.
Panel 6: Debiteur
Coachview probeert aan de hand van de gegevens van het bedrijf of contactpersoon te bepalen wie de debiteur is.
Bedrijf wordt debiteur:
Er is een match gevonden met het bedrijf. Het bedrijf wordt automatisch debiteur.
alt
Contactpersoon wordt debiteur:
De bedrijfsgegevens zijn niet ingevuld of Coachview heeft het bedrijf niet kunnen matchen. In dit geval wordt de contactpersoon debiteur.
 
alt

Geen match gevonden:
Er is geen match gevonden op bedrijf en contactpersoon, debiteur is dus niet gevonden. Dit kun je oplossen door:

  1. Bedrijf handmatig te matchen.
  2. Contactpersoon handmatig te matchen.
  3. Via het vergrootglas zelf de debiteur handmatig te matchen.
alt

Let op!

Match je zelf het bedrijf? Dan wordt het bedrijf automatisch ingesteld als debiteur.

Via het inschrijfformulier kun je een aantal debiteurgegevens meesturen.
alt
Links zie je wat er is ingevuld in het inschrijfformulier, rechts wat bekend is in Coachview. Bij het verwerken van de webaanvraag kun je de ontbrekende gegevens in Coachview overnemen of afwijkende gegevens corrigeren.

Het verwerken van de betaalwijze vindt als volgt plaats:

  1. De betaalwijze wordt geplaatst in de aanvraag. De betaalwijze bij de debiteur blijft ongewijzigd.
  2. Is er in het debiteurendossier nog geen betaalwijze bekend? Dan wordt deze hier ook toegevoegd.
Panel 7: Autorisatie eigenaaar
Heb je in jouw werkproces het accorderen van deelname door een autorisatie eigenaar opgenomen, dan wordt deze hier weergegeven. Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon.
Panel 8: Opleidingssoort
Met behulp van deze opleidingssoort wordt de opleidingsvraag en aanvraag gestempeld. Is er een match dan kan ingeschreven worden op de wachtlijst of in de opleiding. Klik op het i'tje om extra informatie te tonen.
alt
Panel 9: Opleiding
De opleiding met extra gegevens zoals de start- en einddatum en aantal vrije plaatsen. Meer informatie? Klik dan op het i'tje
alt
Is de opleiding niet meegestuurd? Dan is inschrijven op wachtlijst alleen nog mogelijk. Het is mogelijk om in de bewerkmodus zelf een opleiding, gemaakt met de opleidingssoort uit het vorige panel, te selecteren.
alt
Panel 10: Deelnemer(s)
Per ingeschreven deelnemer vind je hier een panel.

Matching werkt hetzelfde als hierboven beschreven bij de contactpersoon.

Het kan zijn dat er geen panels met informatie over de deelnemers getoond wordt. Het kan dus zijn dat de contactpersoon de enige deelnemer is.
alt
Vrije velden, categorieën, functies en afdelingen
Worden in de webaanvraag vrije velden en of bedrijfs- en persoonscategorieën en of functies en afdelingen gebruikt dan kan het zijn dat je een rood kruis bij een van deze velden ziet.
In dit voorbeeld zie je dat het vrij veld gekoppeld aan het persoonsdossier niet bestaat.

Zweef met jouw muis boven het rode kruis en je ziet een melding met een verklaring van het probleem.
alt

Verwerk je de webaanvraag dan kun je het probleem voor de niet bestaande functie als volgt oplossen:

  1. Met het vergrootglas selecteer een bestaande functie of,
  2. Maak de ontbrekende functie aan met behulp van het plusteken.
Dit geld ook voor de afdeling.
Verwerk je de webaanvraag dan kun je het probleem met het vrije veld niet oplossen. Je moet eerst via menu 'Beheer' en menu-item 'instellen vrije velden' het ontbrekende vrije veld aanmaken. Keer je terug naar de webaanvraag? Dan is het rode kruis verdwenen, en kun je het vrije veld overnemen.
Ook problemen met categorieën kun je niet bij het verwerken van de webaanvraag oplossen. Ook deze moet je eerst via menu 'Categorie' aanmaken. Keer je terug naar de webaanvraag? Dan is het rode kruis verdwenen, en kun je de categorie overnemen.

Verwerken webaanvraag

Klik op de knop 'Bewerken'. Je ziet nu zes knoppen verschijnen.
alt
  1. Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) dan klik je op 'Opslaan'.
  2. Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) en klik je op 'Opslaan &Terug, dan worden de wijzigingen bewaard en keer je terug naar het vorige geopende scherm'.
  3. Aannuleer de wijzigingen die je hebt toegepast.
  4. Plaats op wachtlijst zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Er wordt een aanvraag gecreëerd. Voor alle deelnemers (en indien gekozen ook de contactpersoon) wordt een opleidingsvraag gemaakt. De aanvraag en opleidingsvragen worden gestempeld met behulp van de opleidingssoort. De aanvraag / opleidingsvragen krijgen de status 'wachtlijst'. Heb je in de webaanvraag een opleiding gekozen dan wordt deze genegeerd.
  5. Inschrijven in opleiding zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Ook hier worden de aanvraag en opleidingsvragen gestempeld met de opleidingssoort. De deelnemers worden ingeschreven in de opleiding. De status van de aanvraag / opleidingsvragen is 'ingepland'.
  6. Hiermee annuleer je de webaanvraag en wordt deze niet verwerkt, dus geen aanvraag en opleidingsvragen. De webaanvraag krijgt de status 'geannuleerd'. Een geannuleerde webaanvraag kan altijd hersteld worden door op 'Bewerken' en 'Herstel geannuleerd' te klikken. Er verschijnt een bevestigingspop-up zodat je nog de kans hebt om de annuleringsactie af te breken. Handig in het geval dat je per ongeluk de verkeerde webaanvraag hebt geopend of de verkeerde knop hebt geselecteerd.

Annuleren webaanvraag herstellen (puntje 6).

Oeps per ongeluk de webaanvraag geannuleerd?
Geen nood, je kunt de annulering nog ongedaan maken.
Klik op de knop 'Bewerken' en dan op de knop 'Herstel geannuleerd'.
alt

Automatisch verwerken webaanvraag & foutmeldingen

Bij het automatisch verwerken van de webaanvraag via een actie kan het voorkomen dat de inschrijving fout loopt omdat er bijvoorbeeld geen vrije plaatsen meer zijn of dat de persoon al ingeschreven staat op dezelfde opleiding of een opleiding gestempeld met dezelfde opleidingssoort maar op een andere datum. Zonder dat je het weet worden de deelnemers op de wachtlijst geplaatst.

Je hebt de mogelijkheid om dan de webaanvraag niet te laten verwerken. Deze blijft openstaan waarop je geattendeerd wordt dat deze handmatig verwerkt moet worden. Vink via menu 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie' de volgende opties aan:

  • Controle opleidingsvraag bestaat.
  • Controle aanvraag bestaat.

Foutmeldingen

In sommige gevallen kan het zijn dat de webaanvraag niet automatisch verwerkt kan worden. In die gevallen verschijnt er een melding. De aanvraag en opleidingsvragen worden wel gestempeld met status 'wachtlijst'. Deze melding verschijnt bijvoorbeeld als het maximale aantal inschrijvingen van een opleiding is bereikt of als de deelnemers al ingeschreven zijn bij de opleiding. Je kunt de aanvraag dan handmatig verder verwerken en inschrijven bij de gewenste opleiding.
Het kan soms ook zijn dat de aanvraag niet meer bij de opleiding ingeschreven kan worden. Bijvoorbeeld als de onderdelen van de opleiding aangepast zijn en niet overeenkomen met de onderdelen in de aanvraag/opleidingsvragen. Of als de status van de opleiding geen inschrijvingen meer toestaat. In die gevallen verschijnt de volgende melding: " Inschrijven bij opleiding niet meer mogelijk ivm status (Uitgevoerd, Afgerond of Geannuleerd) of ontbreken van onderdelen.

December '25

Verwante artikelen