Een persoon meldt zich aan voor het volgen van een opleiding via de website. In Coachview komt deze aanmelding binnen als een webaanvraag. In dit artikel lees je hoe je een webaanvraag verwerkt.
Klik op de knop 'Bewerken'. Je ziet nu zes knoppen verschijnen.
Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) dan klik je op 'Opslaan'.
Heb je wijzigingen aangebracht (handmatig gematched, gegevens overnemen) en klik je op 'Opslaan & Terug, dan worden de wijzigingen bewaard en keer je terug naar het vorige geopende scherm'.
Annuleer de wijzigingen die je hebt toegepast.
Plaats op wachtlijst zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Er wordt een aanvraag gecreëerd. Voor alle deelnemers (en indien gekozen ook de contactpersoon) wordt een opleidingsvraag gemaakt. De aanvraag en opleidingsvragen worden gestempeld met behulp van de opleidingssoort. De aanvraag / opleidingsvragen krijgen de status 'wachtlijst'. Heb je in de webaanvraag een opleiding gekozen dan wordt deze genegeerd.
Inschrijven in opleiding zorgt ervoor dat de webaanvraag verwerkt wordt (status = verwerkt). Ook hier worden de aanvraag en opleidingsvragen gestempeld met de opleidingssoort. De deelnemers worden ingeschreven in de opleiding. De status van de aanvraag / opleidingsvragen is 'ingepland'.
Hiermee annuleer je de webaanvraag en wordt deze niet verwerkt, dus geen aanvraag en opleidingsvragen. De webaanvraag krijgt de status 'geannuleerd'. Een geannuleerde webaanvraag kan altijd hersteld worden door op 'Bewerken' en 'Herstel geannuleerd' te klikken. Er verschijnt een bevestigingspop-up zodat je nog de kans hebt om de annuleringsactie af te breken. Handig in het geval dat je per ongeluk de verkeerde webaanvraag hebt geopend of de verkeerde knop hebt geselecteerd.
Oeps per ongeluk de webaanvraag geannuleerd? Geen nood, je kunt de annulering nog ongedaan maken.
Klik op de knop 'Bewerken' en dan op de knop 'Herstel geannuleerd'.
Een webaanvraag kan middels een actie automatisch verwerkt worden. Daarvoor heb je de volgende actie-template nodig die je aan een of meerdere opleidingssoorten koppelt.
Actie-template
Naam
Webaanvraag automatisch verwerken
Template uit bibliotheek
Ja
Uitvoering
Automatisch
Datagroep
Webaanvraag
Proces
Verwerken webaanvraag
Gebeurtenis
Webaanvraag is aangemaakt
Opties (ja/nee)
Verwerk de webaanvraag: automatisch verwerken van de webaanvraag.
Nieuw aanmaken: bedrijf, contactpersoon en/of deelnemers worden automatisch aangemaakt indien er geen match is gevonden.
Overschrijven gegevens: automatisch overschrijven van bestaande gegevens van bedrijf, contactpersoon en/of deelnemer(s) met de in het inschrijfformulier ingevulde gegevens.
Annuleren:
Webaanvraag annuleren: automatische annuleren na x aantal minuten als de betaaltransactie is geannuleerd. Alleen van toepassing als het mogelijk is om via het opleidingsportaal via iDeal / Wero te betalen.
Annuleer na (min): webaanvraag annuleren aangevinkt? Stel dan hier het aantal minuten in dat gewacht moet worden voordat de webaanvraag en de aanvraag geannuleerd wordt. Handig om de inschrijver de tijd te geven om de betaaltransactie opnieuw uit te voeren.
Reden vervallen: de reden vervallen met een eventuele omschrijving als deze actie wordt geannuleerd.
Moment
30 minuten na optreden gebeurtenis
Verloopt
30 minuten na optreden gebeurtenis
Tijd
niet invullen
Afronden na verlopen
Nee
Actie aanmaken
Altijd
Voorwaarden
Deze gebeurtenis (actietemplate) heeft geen voorwaarden.
Opmerking
Denk goed na of je een webaanvraag automatisch wilt verwerken.
Als een inschrijving wordt gedaan vanuit de CursistApp of ContactApp dan is het bedrijf, de contactpersoon en deelnemer al bekend in Coachview en kunnen er geen dubbele dossiers bij geen macht aangemaakt worden.
Bij een inschrijving via de website/opleidingsportaal is het nog niet duidelijk of het bedrijf, de contactpersoon en deelnemer al in Coachview bestaan. Is dit wel een geval maar vind het toch geen match plaats? Dan wordt het bedrijf, contactpersoon en deelnemer opnieuw aangemaakt in Coachview en zijn er dus dubbelingen.
Controle verwerken webaanvraag
Om dubbele opleidingsvragen en onduidelijke foutmeldingen te voorkomen, controleert Coachview eerst of er al een actieve opleidingsvraag of aanvraag voor dezelfde opleiding bestaat. Alleen wanneer er geen conflicterende situatie wordt gevonden, wordt een nieuwe aanvraag en opleidingsvraag aangemaakt en wordt de deelnemer ingeschreven. Wordt er wel een bestaande situatie gevonden, dan bepaalt de instelling 'Controle bestaande opleidingsvragen' hoe Coachview hiermee omgaat.
Deze optie stel je in via menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie'. Navigeer naar panel 'Webaanvraag' en optie 'Controle bestaande opleidingsvragen'.
Je hebt de keuze uit de volgende opties:
Oude opleidingsvraag vervallen Dit is alleen mogelijk wanneer de aanvraag nog niet gedeeltelijk of helemaal is gefactureerd. De financiële status van de aanvraag is dan 'Geen' of 'Te factureren'.
Is dit het geval, de oude opleidingsvraag vervalt:
Wordt er een melding getoond.
Dan wordt er een nieuwe aanvraag en opleidingsvraag aangemaakt.
Aanvraag orderregels worden opnieuw berekend.
Bestaande aanvraag en opleidingsvraag worden vervallen verklaard.
Is dit niet het geval: De verwerking van de webaanvraag stopt en wordt er een melding getoond.
Bestaande opleidingsvraag negeren
De bestaande opleidingsvraag en aanvraag blijven ongewijzigd.
De nieuwe inschrijving wordt alsnog verwerkt.
Blokkeren bij bestaande opleidingsvraag
Er wordt geen nieuwe aanvraag of wachtlijstinschrijving aangemaakt.
Je ontvangt direct een melding dat er al een bestaande opleidingsvraag aanwezig is.
Bij handmatig verwerken kun je dat vervolgens nog overrulen door nogmaals op de knop te drukken en dan wordt alsnog een nieuwe aangemaakt.
Bij verwerken webaanvraag middels uitvoering van een actie kun je de blokkering niet overrulen.
Blokkeren bij bestaande opleidingsvraag en aanvraag voor bedrijf
Er wordt geen nieuwe aanvraag of wachtlijstinschrijving aangemaakt.
Je ontvangt direct een melding dat er al een bestaande opleidingsvraag of bedrijfsaanvraag aanwezig is.
Bij handmatig verwerken kun je dat vervolgens nog overrulen door nogmaals op de knop te drukken en dan wordt alsnog een nieuwe aangemaakt.
Bij verwerken webaanvraag middels uitvoering van een actie kun je de blokkering niet overrulen.