Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Integratie SnelStart: inrichten en activeren

  • Bijgewerkt

Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats en BTW) gemaakt in Snelstart. In deze introductie vind je wat je nodig hebt om de integratie succesvol uit te voeren.

Hoe je de koppeling moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie. De belangrijkste opties leggen we in dit artikel uit. Bij het invullen van de verschillende gegevens vind je per optie ook nog een korte uitleg.

Start.

Klik in menu-groep 'Integraties' op menu-item 'Integraties'.
alt
Klik in 'Boekhouding' in panel 'snelstart' op de knop 'Configureren'.
De pagina is ingedeeld in een aantal panels. Wat je moet invullen wordt in Coachview per invulveld uitgelegd, een aantal worden hieronder uitgebreider beschreven. 
Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'SnelStart', maar de naam mag je aanpassen.

Integratie methode 1 (via SnelStart)

Klik in panel 'Algemeen' op de activatie link.
Je wordt doorgestuurd naar SnelStart. Log vervolgens in bij SnelStart.
Daar krijg je instructies om een van jouw administraties te koppelen aan Coachview. Deze koppeling moet je vervolgens goedkeuren.
Zodra dit is afgerond, word je teruggestuurd naar Coachview.
Ondertussen stuurt SnelStart jouw 'Koppelingsleutel', de clientkey, terug naar Coachview. Dit duurt normaal gesproken slechts enkele minuten. Coachview slaat deze sleutel op. Via panel 'OAuth' vind je de sleutel terug als je op de knop 'Configureren' klikt.

Integratie methode 2 (handmatig)

Als je liever geen gebruikmaakt van de activatie link, kun je de SnelStart-clientkey handmatig kopiëren en in Coachview plakken.
Ga in SnelStart naar 'Koppelingen' en open daar de tegel Coachview (in de productieomgeving) of de tegel Maatwerk (in andere omgevingen). Met de beschikbare knop wordt de clientkey weergegeven. Bewaar deze sleutel goed, omdat je deze later niet opnieuw kunt bekijken. Je kunt wel altijd een nieuwe sleutel genereren en gebruiken. Kopieer de volledige sleutel zonder spaties aan het begin of einde.
Klik in panel 'OAuth' op de knop 'Configureren'.

 
  1. Plak de sleutel in het veld ClientSecret.
  2. Klik op Doorgaan/Continue. 

Let op: Je moet altijd beschikken over de enige actuele sleutel uit SnelStart.

Panel Debiteur

Debiteur externsource.
Zijn er bedrijven en personen geïmporteerd uit SnelStart en is het debiteurennummer in het bedrijfs- of persoonsdossier opgeslagen als 'externid'? Dan is er ook een 'externsource' ingevuld.
Vul deze in als je voor een van de drie 'Extern id' opties gekozen hebt voor 'BedrijfPersoonExternId'.
alt
Een debiteur 'geboren' in Coachview wordt altijd nieuw aangemaakt in SnelStart. Vink je de optie 'Debiteur overschrijven' aan dan worden de gegevens van een bestaande relatie in SnelStart bijgewerkt.

Welk veld uit Coachview wordt gebruikt als debiteurnummer. Maak je keuze uit de lijst.

  1. Debiteurnummer: dit is het nummer dat automatisch aangemaakt wordt door Coachview. Via menu 'Beheer' en 'Parameters' tab 'Coachview parameters' kan het beginnummer ingesteld worden. Coachview begint altijd bij 00001.
  2. DebiteurnummerExtern: in het debiteurdossier kun je zelf een extern debiteurnummer invullen. Dit kan bijvoorbeeld het relatienummer uit SnelStart zijn.
  3. BedrijfPersoonExternID: je hebt klanten uit SnelStart geïmporteerd in Coachview en daarbij heb je het klantnummer als externid in het bedrijfs- of persoonsdossier ingevuld.
alt
  1. Optie 1 (verplicht): dit nummer wordt als eerste gebruikt om de debiteur te identificeren.
  2. Optie 2 (optioneel): levert optie 1 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.
  3. Optie 3 (optioneel): levert optie 2 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.

Panel Financieel

Wijzig het debiteur grootboekrekeningnummer indien deze niet '1300' is.

Document versturen: moet de door Coachview gemaakte factuur als PDF meegestuurd worden naar SnleStart. Handig als je meer gegevens in ExactOnline wilt zien over de factuur.

  1. Aanvinken: stuur de Coachview factuur naar Exact Online.
  2. Niet aanvinken: de Coachview factuur wordt niet meegestuurd.
Let op: er wordt alleen een document doorgestuurd als de concepte factuur definitief wordt gemaakt. In tab 'Algemeen' van de factuur wordt de optie 'Verzonden' op ja gezet en de naam van het factuurdocument dat is doorgestuurd weergegeven.
alt

Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers (verkoopboekingen) in SnelStart te vermijden? Dan kun je het factuurnummer uit Coachview laten beginnen met een ander nummer. Dit doe je via:

  1. Menu-groep 'Instellingen'. 
  2. Klik in menu-item 'Applicatie' op de drie puntjes. 
  3. Klik op menu-item 'Parameters'. 
  4. Ga naar tab 'Coachview parameters'. 
  5. Klik op 'Bewerken' en vul het 'Volgende factuurnummer' in.
  6. Klik op 'Opslaan'.

Indien niet nodig adviseren wij om geen prefix te gebruiken, omdat met een prefix de nummers uit SnelStart niet overeen komen met de nummers in Coachview. Wil je toch een prefix instellen, dan moet deze een numerieke waarde bevatten. 

Bepaal wanneer de definitieve facturen naar SnelStart  geëxporteerd moeten worden.

  1. Realtime: de factuur en debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
  2. Bulk ('s nachts): de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling (support@coachview.com). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.
alt

Moet de kostenplaats naar SnelStart gestuurd worden?

  1. Aanvinken: ja stuur de kostenplaats naar Exact Online.
  2. Niet aanvinken: de kostenplaats wordt niet meegestuurd.

Activeren:

Heb je in panel Debiteur of Financieel gegevens aangepast? Vergeet dan niet bovenaan in het scherm op de knop 'Opslaan' te klikken.
Gebruik in het scherm SnelStart-integratie de knop 'Verbinding testen'. Als de verbinding succesvol tot stand komt, verschijnen er vinkjes rechts van deze knop en is de knop groen.
alt
Kan de verbinding niet tot stand gebracht worden dan verschijnt er een melding en de knop wordt rood weergegeven.
Klik op 'Inschakelen' als je de integratie wilt starten.
alt

De koppeling kan altijd:

  1. Gepauzeerd worden door op de knop 'Pauzeren' te klikken.
  2. Worden verwijderd door op de knop 'Verwijderen' te klikken.
alt

Let op bij het pauzeren:

  1. De instellingen zullen behouden blijven.
  2. De kosten van het abonnement zal maandelijks toch gefactureerd worden.

Juli '26