Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Test een documenttemplate

  • Bijgewerkt

Is het gelukt om jouw documenttemplate van inhoud en lay-out te voorzien, dan wil je deze natuurlijk testen. In dit artikel leggen we je uit hoe je dit het beste kunt doen. De methode is afhankelijk van de datagroep die je in de documenttemplate hebt gekozen.

Methode 1

Voor onderstaande datagroepen geldt dat je maar één document met behulp van de documenttemplate kunt maken. Open daarvoor het dossier en ga naar de tab 'Documenten'.

Datagroepen:

  • Aanvraag: zoek het dossier via de lijst of het centrale zoekvenster.
  • Bedrijf: zoek het dossier via de lijst of het centrale zoekvenster.
  • Docent: zoek het dossier via de lijst of het centrale zoekvenster.
  • Evaluatie: zoek het dossier via de lijst.
  • Factuur: zoek het dossier via de lijst of het centrale zoekvenster.
  • Opleiding: zoek het dossier via de lijst of het centrale zoekvenster.
  • Opleidingsonderdeel: zoek het dossier via de geopende opleiding.
  • Opleidingsvraag: zoek het dossier via de lijst of het centrale zoekvenster.
  • Persoon: zoek het dossier via de lijst of het centrale zoekvenster.
Als voorbeeld gebruiken we de documenttemplate 'Presentielijst [Opleiding:Naam] gemaakt met datagroep 'Opleiding'.
alt
Open de opleiding en klik op de tab 'Documenten'.
alt

Twee test mogelijkheden

alt

Knop 'voorbeeld' (1):

Met deze knop toon je het document in een extra venster (pop-up) zonder dat je het document maakt. Je kunt nu snel zien of alle samenvoegcodes goed zijn omgezet naar informatie uit Coachview. De lay-out kun je hiermee niet zo goed controleren. In dit venster worden alleen de documenttemplates getoond die je in een opleiding kunt aanmaken.

Klik op de naam van de documenttemplate.
alt
Het document wordt in dezelfde pop-up getoond.
alt
Klik op het kruisje om het venster te sluiten. Je keert terug naar de tab 'Documenten'. Het document is niet gemaakt en in deze tab dus terug te vinden.
Klik op de knop 'Nieuw' (2) om het document aan te maken. De lijst met documenttemplates wordt geopend, waarbij alleen die documenttemplates getoond worden die je hier kunt gebruiken. Zoek en selecteer de documenttemplate door op de naam te klikken.
alt
Het document wordt gemaakt en geopend in de bewerkmodus. Je komt terecht in tab 'Algemeen'. Je kunt hier o.a. de naam, het onderwerp, het referentienummer en de pagina instellingen nog aanpassen.
alt

Knoppen (1):

  • Met de knop 'Verwijder' wordt het document verwijderd.
  • Met de knop 'Opslaan' worden de wijzigingen opgeslagen en blijft het document in beeld.
  • Met de knop 'Opslaan & Terug' worden wijzigingen opgeslagen en keer je terug naar de tab 'Documenten'.
Tab Editor (2):
Wil je de inhoud van het document nog aanpassen? Klik dan op de tab 'Editor'.
alt

Bovenaan het scherm zie je drie knoppen:

  1. Heb je wijzigingen aangebracht klik dan op 'Opslaan'.
  2. Maak van het document een PDF en print het document of sla deze buiten Coachview op.
  3. Mail het document, maar let op de presentielijst wordt direct in de mail getoond en wordt niet als PDF-bijlage toegevoegd.
alt

Methode 2

Voor onderstaande datagroepen geldt dat er meerdere documenten aangemaakt kunnen worden. Testen kan via:

  1. Een mailing waarbij het document gemaakt wordt waarna je deze kunt mailen of printen.
  2. Via een actie kan een voorbeeld op het scherm getoond worden zonder dat het document wordt gemaakt.
Gebruik je optie 2 dan wordt het document niet gemaakt. Dat is handig want na controle pas je de documenttemplate aan, ga je terug naar de actie en genereer je weer het voorbeeld. Je herhaalt deze stappen totdat je tevreden bent.

Datagroepen:

  • Evaluiatieitem: test in een geopende evaluatie via mailing of actie.
  • Opleidingsaanvraag: test in een geopende opleiding via mailing of actie.
  • Opleidingsdeelnemer: test in een geopende opleiding via mailing of actie.
  • Opleidingsdocent: test in een geopende opleiding via mailing of actie.
  • Opleidingslocatie: test in een geopende opleiding via mailing of actie.
  • Opleidingsonderdeeldocent: test in een geopend onderdeel van de opleiding via mailing of actie.
  • Opleidingsonderdeellocatie: test in een geopend onderdeel van de opleiding via een actie.
  • Opleidingsonderdeeluitvoering: test in een geopend onderdeel van de opleiding via mailing of actie.
Als voorbeeld gebruiken we documenttemplate 'Deelnemer uitnodigen [Opleiding:Naam] - [Persoon:NaamVolledig]'. Deze documenttemplate is gekoppeld aan actietemplate 'Deelnemer uitnodigen [Opleiding:Naam] - [Persoon:NaamVolledig]'.
alt
Schrijf je een deelnemer in een opleiding in dan wordt de actie gestempeld. Zorg ervoor dat aan de voorwaarden wordt voldaan zodat de actie zichtbaar is en dat deze niet automatisch uitgevoerd wordt. De actie vind je terug in de geopende opleiding en tab 'Acties'.
alt
  1. Open de actie door op de naam te klikken en scroll naar beneden tot 'Document voorbeeldweergave'.
  2. Klik op de link (A) en het document wordt in een aparte tab in jouw browser geopend.
alt
Het document wordt niet aangemaakt en is dus niet in Coachview terug te vinden. Je kunt nu snel zien of alle samenvoegcodes goed zijn omgezet naar informatie uit Coachview. De lay-out kun je hiermee niet zo goed controleren.
2B. Testen via een mailing.
Het voordeel van testen via een mailing is dat je via de ontvangen mail zowel de inhoud als de lay-out goed kunt controleren. Het nadeel is dat als je wijzigingen in de documenttemplate hebt aangebracht je deze weer via een nieuwe mailing moet testen. De documenten worden aangemaakt en bewaard in Coachview. Als voorbeeld gebruiken we documenttemplate 'Deelnemer uitnodigen [Opleiding:Naam] - [Persoon:NaamVolledig]'.
Open de opleiding en ga naar de tab 'Mailings'
alt
Klik op de knop 'Nieuw'.
alt
  1. Selecteer met het vergrootglas de datagroep waarmee de documenttemplate is gemaakt. In dit voorbeeld 'Opleidingsdeelnemer'.
  2. Selecteer met het vergrootglas de documenttemplate.
  3. Vink deze optie aan als je al eerder getest hebt via een mailing.
alt
Klik op de knop 'Opslaan'.
alt
Tab 'Ontvangers' wordt automatisch geopend.
alt

Daarin zie je de deelnemers terug in een lijst.

  1. Wil je een voorbeeld op het scherm? Klik dan in kolom 'Document' op het icoontje. Je kunt nu de inhoud controleren, de lay-out is niet goed controleerbaar.
  2. Print voor alle deelnemers de documenten. Je kunt er dan ook een PDF van maken en buiten Coachview opslaan.
  3. Mail naar alle deelnemers.
  4. Via de knop 'Bewerken' kun je een of meerdere deelnemers uit de lijst verwijderen. Via 'Selecteer deelnemers' deze weer toevoegen.
alt
Kies je voor printen of mailen? Dan zijn de documenten altijd terug te vinden in de tab 'Documenten' bij de opleiding.
alt
Klik op de naam van het document om deze te openen. Via de tab 'Editor' kun je het document bekijken printen of mailen.

Verwante artikelen