Stuur je vaak dezelfde soort e-mails of print je vaak dezelfde documenten? Met documenttemplates maak je op eenvoudige en prettige manier documenten, met een uniforme uitstraling volgens je eigen huisstijl. Het voordeel is minder fouten want samenvoegcodes voegen gegevens automatisch samen. Het printen of mailen van het document is daarna dan nog een ‘eitje’. Het document wordt bewaard in het dossier van bijvoorbeeld een opleiding, deelnemer of docent (persoonsdossier) en kun je dus eenvoudig terugvinden, heropenen en opnieuw mailen of printen. Met behulp van een actie (template) stel je een herinnering in om documenten te versturen of te printen. Het versturen van documenten kun je in veel gevallen zelfs automatiseren.
Wat gebeurt er?
| Documenttemplates richt je vooraf in. Op het moment dat je bijvoorbeeld een uitnodiging naar een deelnemer wilt versturen, kun je eenvoudig de template selecteren. Het document wordt gecreëerd en samenvoegcodes zoals bijvoorbeeld de naam van de deelnemer, naam van de opleiding, lesrooster en startdatum van de opleiding worden in het document gezet. Alvorens het te versturen, kun je een voorbeeld bekijken. Nog beter is het om dit proces automatisch te laten verlopen, in samenwerking met een geautomatiseerde actietemplate. |
| Documenttemplates kunnen voor veel verschillende e-mails/prints gebruikt worden. Denk aan bevestigingen, uitnodiging, presentielijst, certificaten, facturen etc. Er is bijna geen situatie denkbaar waarbij je een documenttemplate niet kunt inzetten. De eenvoudigste manier om een documenttemplate te maken, is het selecteren van een van de voorbeelden uit onze bibliotheek, en deze vervolgens te bewerken. Het kan zelfs nog makkelijker/completer: maak een actietemplate met een van de voorbeelden uit de actietemplate-bibliotheek, en er wordt meteen een documenttemplate gecreëerd die gekoppeld is aan de actietemplate. |
Wat is er nodig?
|
Maak je gebruik van templates vanaf een periode vóór 21-08-2019
Waarschuwing!Vanaf 20-08-2019 maakt Coachview gebruik van een nieuwe versie van de editor voor het maken van documenttemplates. Belangrijk om te weten is dat nieuwe documenttemplates vanaf 21-08-2019 alleen gemaakt kunnen worden met deze nieuwe versie editor (versie 3). Bestaande documenttemplates gemaakt met 2 blijven op dezelfde manier werken als voorheen. Je hebt uiteraard wel de mogelijkheid om deze om te zetten naar de nieuwe versie. Versie 1 van de editor is niet meer beschikbaar. |
Waarom werkt dit zo? |
|
1. Nieuw document template maken (in nieuwe versie van document editor). Documenttemplates maken was voorheen in Coachview complex. Daarom hebben we samen met onze gebruikers gewerkt aan een makkelijkere manier om templates te bouwen zonder dat je vaak vastloopt. Uiteindelijk wordt hierdoor de oude editor langzaam uitgefaseerd. |
|
Waar moet je rekening mee houden als je nieuwe documenttemplates maak in de nieuwe editor? A. Zorg dat je op de hoogte bent van hoe deze nieuwe editor werkt, dit kan door:
B. Zorg dat je de in nieuwe versie van de stylesheets checkt of hierin de opmaak gedefinieerd staat zoals het voor jou wenselijk is. |
| Waarom moet je dit doen? Met deze nieuwe editor is er ook een nieuwe versie van de stylesheet in jullie omgeving geplaatst omdat de opmaak hiervoor iets anders uitgelezen wordt. Je hebt nu dus (minimaal) 2 stylesheets, 1 voor documenttemplates die gemaakt zijn met de oude versie van de document editor en 1 voor documenttemplates die gemaakt zijn met de nieuwe versie. |
| Wat moet je doen? Bij het maken van een nieuw documenttemplate wordt automatisch/standaard de 'juiste nieuwe' versie van de stylesheet gekoppeld. Het enige wat je moet doen is kijken of de stylesheet de opmaak definieert zoals je die wenst en eventueel aanpassen. Dit doe je eenmalig en hoef je daarna voor alle volgende aan te maken documenttemplates niet te herhalen. Hoe je dat doet lees je stap voor stap in dit artikel. |
| C. Standaard worden de marges van deze nieuwe documenteditor op 0 mm gezet, voorheen in de oude editor stonden deze standaard op 19 mm. Bij het versturen van mails heb je in principe geen marges nodig en kun je deze instellingen negeren. Bij het genereren van documenten als certificaten of andere documenten die je als bijlages toevoegt (zoals presentielijsten of facturen) heb je nu 2 opties om de marges in te stellen, zorg dat je er 1 kiest; je kunt dit instellen bij marges in het optiescherm algemeen of via blokken. |
|
2. Bestaand documenttemplate omzetten naar nieuwe editor. Belangrijk om te weten is dat dit (voorlopig) geen noodzaak is (de oude editor blijft nog werken). Maar de nieuwe editor werkt veel makkelijker en sneller, hiermee kun je veel documenttemplates zelfstandig bewerken. We passen vanuit de helpdesk geen documenttemplates meer aan in de oude editor, in de nieuwe editor helpen we je met uitleggen hoe je dit kunt doen. |
|
Waar moet ik rekening mee houden als ik bestaande documenttemplates 'omzet' naar de nieuwe editor? A. Zorg dat je altijd een back-up plan hebt voordat je een documenttemplate gaat omzetten. Maak dus altijd een kopie van je documenttemplate (bewerken > kopiëren) en zet deze kopie-versie op inactief omdat je deze hopelijk niet nodig hebt, maar wel altijd een mogelijkheid geeft om terug te grijpen naar je oude documenttemplate. Je kiest altijd om de kopie op inactief te zetten omdat de originele versie waarschijnlijk gekoppeld zit aan een actietemplate en die koppeling behouden blijft bij het inhoudelijk wijzigen van het documenttemplate. |
| Waarom? Met deze nieuwe versie is er ook een nieuwe versie van de stylesheet in jullie omgeving geplaatst omdat de opmaak hiervoor iets anders uitgelezen wordt. Je hebt nu dus (minimaal) 2 stylesheets, 1 voor documenttemplates die gemaakt zijn met de oude versie van de documenteditor en 1 voor documenttemplates die gemaakt zijn met de nieuwe versie. |
| Wat moet ik doen? Het enige wat je moet doen is kijken of de stylesheet de opmaak definieert zoals je die wenst en eventueel aanpassen. Dit doe je eenmalig en hoef je daarna voor alle volgende aan te maken documenttemplates niet te herhalen. Hoe je dat doet lees je in dit artikel. |
| C. Standaard worden de marges van documenttemplates in de nieuwe editor op 0 mm gezet, voorheen in de oude editor stonden deze standaard op 19 mm. Bij het versturen van mails heb je in principe geen marge instelling nodig en kun je deze instellingen negeren. Bij het genereren van documenten als certificaten of andere documenten die je als bijlages toevoegt (zoals presentielijsten of facturen) heb je nu 2 opties om de marges in te stellen, zorg dat je er 1 kiest; je kunt dit instellen via marges via de tab algemeen of via blokken. |
|
D. De samenvoegcodes controleren en testen. De samenvoegcodes en herhalingen/loopjes worden op een iets andere manier door Coachview verwerkt in de nieuwe editor. Controleer daarom altijd, wanneer je een documenttemplate hebt opgeslagen in de nieuwe editor, of dat bij het genereren van het document de samenvoegcodes nog goed werken. Gebruik bijvoorbeeld een testopleiding of een opleiding uit het verleden om een document te genereren en te mailen. Werken de samenvoegcodes niet meer? Zorg dan dat je deze codes uit het documenttemplate haalt en opnieuw toevoegt en controleer het nogmaals door het document te genereren. |
| Tip: het is mogelijk om filters toe te passen bij het herhalen van gegevens of het wel of niet tonen van gegevens in verschillende datagroepen. Meer weten? Klik dan hier voor tips en tricks, gebruik van filteropties. |
Januari '26