Als een persoon uit dienst gaat, moeten gegevens automatisch verwijderd worden. Dit doe je door een persoonsdossier op 'inactief' te zetten Zo gauw een persoonsdossier op inactief wordt gezet, wordt er een actie gestempeld met behulp van een actietemplate die er voor zorgt dat gegevens uit het persoonsdossier worden verwijderd.
Actietemplate
De actietemplate stempelt een actie die automatisch gegevens uit het persoonsdossier verwijderd.
Naam
Persoon uit dienst [Persoon:NaamVolledig]
In bibliotheek
Nee
Uitvoering
Automatisch
Datagroep
Persoon
Proces
Persoon uit dienst
Gebeurtenis
Persoon is inactief
Timing
0 werkdagen of dagen (exclusief weekends) na optreden gebeurtenis. De actie wordt direct uitgevoerd.
Voorwaarden
Persoon is actief = nee.
Activeren
De actie template activeer je met behulp van menu 'Instellingen', 'Applicatie' en menu-item 'Parameters'. Ga naar de tab 'Actie templates'. Klik op de knop 'Toevoegen', selecteer de actie template in het pop-up scherm en klik daar op de knop 'Toevoegen'.
Wat wordt er wel/niet verwijderd?
Verwijderd:
Opleidingsvragen met status wachtlijst wordt op vervallen gezet. Daarbij wordt de bijbehorende aanvraag niet op vervallen gezet. Er kan dus nog gefactureerd worden als de aanvraag de verkoopstatus 'Order' heeft.
De persoon wordt verwijderd uit de competentiemanager.
De persoon wordt verwijderd uit de doelgroep(en). Dat wil zeggen dat de persoon op inactief gezet wordt.
Internetagenda met type 'Persoon' wordt verwijderd.
De persoon wordt als gebruiker verwijderd uit het opleidingsportaal.
Saldo persoon wordt verwijderd, de mutaties en periodes blijven zichtbaar.
Evaluatie-items (ontvangers) die gekoppeld zijn aan de persoon worden verwijderd, mits er nog geen vragen zijn ingevuld of de evaluatie gedeeltelijk is ingevuld.
Niet verwijderd:
Gegevens in tab 'Algemeen'.
Niet-beschikbaarheid.
Documenten.
Openstaande en afgeronde acties.
Functies & afdelingen.
Wanneer wordt de actie afgekeurd?
Als er een opleidingsvraag met status 'ingepland' staat. Deze wordt niet verwijderd.
Als er een opleidingsvraag met status 'wachtlijst' staat, waarvan een of meerdere onderdelen zijn ingepland. Deze wordt niet verwijderd.
Als de persoon docent is. Docentdossier blijft actief..
Wordt de actie afgekeurd dan blijft de actie zichtbaar in het persoonsdossier. Het persoonsdossier blijft op inactief staan.