Een persoon die gebruik wil maken van Coachview zal als gebruiker aangemaakt moeten worden. Deze gebruiker krijgt een inlognaam (e-mailadres), creëert zelf een wachtwoord en krijgt toegang. Een gebruiker die inlogt, ziet in het menu de verschillende menu-groepen en onderliggende menu-items weergegeven waarvoor de gebruiker rechten heeft ontvangen. Een gebruiker moet altijd gekoppeld worden aan een actief persoonsdossier. In het persoonsdossier staat namelijk het e-mailadres waarmee gecommuniceerd wordt, denk daarbij aan het inloggen en het opnieuw aanvragen van het wachtwoord. Het e-mailadres wordt gebruikt als gebruikersnaam bij het inloggen.
Ook voor docenten, cursisten of contactpersonen die gebruik willen maken van een van de Apps moet een gebruikersaccount aangemaakt worden.
Maak een gebruiker aan
| Ben je ingelogd en heb je voldoende rechten? Klik dan in menu-groep 'Instellingen' op menu-item 'Gebruiker'. | |
Voeg een nieuwe gebruiker toe door:
| |
| Persoon (1): het koppelen van een persoon is verplicht. De persoon mag niet inactief zijn. Selecteer via het vergrootglas een persoonsdossier. Bestaat deze persoon nog niet, dan kun je een nieuw persoonsdossier aanleggen door op het plusteken te klikken. | |
E-mailadres (2): bevat het geselecteerde persoonsdossier een e-mailadres dan wordt deze automatisch ingevuld. Daarbij wordt het e-mailadres gebruikt dat als eerste is ingevuld.
| |
Gebruikersnaam (3): Wordt automatisch ingevuld. Je mag deze wijzigen. Een gebruikersnaam moet bestaan uit kleine letters en één punt, andere tekens zijn niet toegestaan. Er moeten minimaal 2 karakters voor en na de punt staan. De lengte moet minimaal 5 en maximaal 50 tekens zijn. Voorbeeld: voornaam<punt>tussenvoegselsachternaam -> 'jan.vanderelst' | |
| Toegang vernieuwde Coachview (4): bepaalt of de gebruiker opent in de nieuwe of de 'verouderde' omgeving van Coachview. Laat deze optie aangevinkt. Deze optie zal op termijn verdwijnen. | |
| Contactpersoon (5): deze gebruiker is aangewezen als contactpersoon. Met deze persoon kan door Coachview contact opgenomen worden. Let op: minimaal één gebruiker moet aangewezen zijn als contactpersoon. Dit account mag niet op inactief gezet worden voordat een andere gebruiker aangemerkt is als contactpersoon. In de lijst met gebruikers wordt de contactpersoon met een andere kleur (blauw) weergegeven. | |
| Taal (6): De taal zorgt ervoor dat menu-groepen, menu-items en schermen vertaald worden. Dit geldt zowel voor Coachview als de Apps. | |
| Rollen (7): bepalen voor Coachview en de Apps welke rechten en mogelijkheden een gebruiker krijgt. | |
Coachview backoffice / Coachview gebruiker (A): Toevoegen van een rol:
Verwijderen van een rol: Selecteer een rol en klik op het kruisje om een rol weer te verwijderen. | |
| Docent (B): is deze nieuwe gebruiker docent en wil je toegang geven tot de DocentApp? Selecteer dan de volgende optie. | |
| Er wordt een nieuwe optie getoond (onder taal) om het docentdossier van deze gebruiker te koppelen. | |
| Cursist (C): is deze nieuw gebruiker tevens cursist (deelnemer) en wil je deze toegang geven tot de CursistApp? Selecteer dan de volgende optie. | |
| Contactpersoon: is deze nieuwe gebruiker de contactpersoon van jouw klant en wil je deze toegang geven tot de ContactApp? Selecteer dan de volgende optie. | |
Let op!De opties 'DocentApp', 'CursistApp' en 'ContactApp' zijn alleen zichtbaar als deze via menu 'Integraties' en menu-item 'Coachview apps' zijn geactiveerd. | |
| Ben je klaar met het invullen van alle gegevens? Klik dan op 'Opslaan' om het gebruikersaccount aan te maken. | |
Controle
| Klik je op 'Opslaan'? Dan wordt er een e-mail naar de gebruiker gestuurd. Klikt de gebruiker op de link in deze e-mail? Dan wordt het login scherm van Coachview getoond en kan de nieuwe gebruiker zijn of haar account activeren door het wachtwoord in te vullen en in te loggen. De inhoud van deze mail kun je niet zelf aanmaken of wijzigen. | |
| Je ziet de volgende melding verschijnen. | |
| Dit betekent dat de gebruiker nog niet op de link heeft geklikt en het wachtwoord heeft ingevoerd. | |
Financiële autorisatie
| Na het aanmaken van een gebruiker moet er financieel geautoriseerd worden. Onder aan het scherm vind je daarvoor een linkje 'Open hier de Financiële autorisatie'. | |
| Financiële autorisatie is later ook via menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Gebruiker' in te stellen. Klik daarvoor op de drie puntjes in menu-item 'Gebruiker' en dan op menu-item ''. | |
Deactiveren gebruikersaccount
| Zorg ervoor dat er tenminste voor de Coachview backoffice minimaal één rol is geselecteerd. Selecteer voor de Apps ' Geen toegang'. |
| Selecteer het vinkje 'Inactief' en klik op 'Opslaan'. Je krijgt onderstaande melding. |
| Klik nogmaals op 'Opslaan'. |
| Scorll naar beneden, Financiële autorisatie is niet meer nodig. |
Let op!Is deze gebruiker als enige aangewezen als contactpersoon, de optie 'Contactpersoon' is aangevinkt? Dan kan het account niet gedeactiveerd worden voordat je een andere gebruiker contactpersoon hebt gemaakt. |
Beleid
Een gebruikersaccount koppelen we altijd aan een echte persoon. Zo kunnen we de veiligheid rondom jouw account en bedrijfsdata beter garanderen want:
|
| In het verleden maakten we weleens een uitzondering. Vanwege veiligheidsrisico's doen we dat nu niet meer. De veiligheid van je data vinden we prioriteit één! |
| Helaas laat het licentiemodel van Coachview nu niet toe om parttime accounts in te richten. We hopen hier uiteindelijk een oplossing voor te vinden, zodat je met één licentie toch meerdere accounts kunt aanmaken. Omdat het slechts beperkt voorkomt heeft dit nog niet onze hoogste prioriteit. |
| Een gebruikersnaam kan niet aangepast worden. Na aanmaken van de gebruikersnaam kan deze niet meer gewijzigd worden. Mocht een nieuwe medewerker een account willen overnemen, dan kan er een nieuw account aangemaakt worden met dezelfde rollen. Het oude account kan op inactief gezet worden. |
April '26