Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Maak de factuur definitief maar verstuur deze niet

  • Bijgewerkt

Trainingen zijn gepland en deelnemers zijn ingeschreven. De aanvragen staan klaar en zijn gecontroleerd. De conceptfactuur is al gemaakt en deze mag automatisch op definitief gezet worden maar niet worden verstuurd.

Actie template factuur op definitief zetten

Via menu 'Werkproces' (1) en menu-item 'Actie-template' (2) maak je een nieuwe actietemplate aan door te klikken op het plusteken (3).
alt
Naam

Factureren stap 2 - Maak en verzend definitieve Factuur [Factuur:Nummer] | [Debiteur:AdresseringSamengesteld]

Wijzig de naam van de actie-template door 'en verzend' te verwijderen.
In bibliotheek Ja
Uitvoering Automatisch
Datagroep Factuur
Proces Concept factuur definitief maken en verzenden
Gebeurtenis Factuur is aangemaakt.
 

Vink deze optie aan:

alt
Timing

Verschillende mogelijkheden:

  1. X aantal dagen, weken, maanden na optreden gebeurtenis (wanneer de conceptfactuur is aangemaakt).
  2. X aantal dagen na factuurdatum.
Voorwaarden Geen

Activeren

Per opleiding bepaal je of deze automatisch gefactureerd mag worden door de actie templates te koppelen aan de opleidingssoort. Maak je gebruik van originelen en varianten? Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van de originele opleidingssoort dan moet je de actie templates toevoegen aan deze opleidingssoort. Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van een variante opleidingssoort dan moet je ook hier de actie templates toevoegen.

Koppelen doe je:

  1. Via tab 'Opleidingssoort' in de actie-template of
  2. Via opleidingssoort tab 'Actie-templates'.
Koppel je de actietemplates aan een opleidingssoort dan is het niet mogelijk om het automatisch facturen met terugwerkende kracht in te stellen.

Aandachtspunten

  1. Is de aanvraag al voor 100% gefactureerd? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  2. Is de factuur al definitief? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
  3. Wanneer je een factuur definitief maakt, worden er niet automatisch documenten aangemaakt. Wanneer je kiest voor 'definitief maken en verzenden' worden er wel automatisch documenten aangemaakt. Je vindt deze documenten terug onder tabblad 'documenten'.

De actie wordt afgekeurd

  1. Als er meerdere debiteuren zijn vastgelegd in de verkoopregels.
  2. Heb je in de aanvraag aangegeven dat de factureren moeten worden geblokkeerd? Het uitvoeren van een actie die een conceptfactuur definitief maakt, wordt afgekeurd. Meer weten of het blokkeren van facturen? Klik dan hier.
  3. Heb je in het debiteurendossier aangegeven dat het invullen van het referentienummer (inkoopordernummer) in de aanvraag verplicht is, en deze is niet ingevuld? Dan wordt de actie afgekeurd. Lees meer: verkoop & facturatie, debiteuren.
  4. Verkoopregels bevatten een niet toegestaan btw-tarief dat bij de debiteur is vastgelegd.
Bij een foutmelding wordt de actie afgekeurd maar niet afgerond. De actie blijft dus zichtbaar in de actietabs. Als je de actie opent, vind je informatie over de foutmelding. Los het probleem op, ga terug naar de actie en klik op de knop 'Uitvoeren'.

Een factuurdocument aanpassen vóór verzenden

Je kunt definitief maken gebruiken voor het handmatig toevoegen van documenten of wanneer je toch nog voor een specifieke factuur de begeleidende tekst of factuurdocument wilt aanpassen:
1. Klik op Definitief maken
2. Ga naar tabblad documenten
3. Klik op nieuw
4. Kies het document-template
5. Klik op opslaan
6. Ga naar tabblad editor vul pas je brief aan
7. Klik op e-mailen en vul de gegevens in
8. Klik op verzenden.

Januari '26

Verwante artikelen