Maak de conceptfactuur – Coachview Kennisbank

Trainingen zijn gepland en deelnemers zijn ingeschreven. De aanvragen staan klaar en de orderregels zijn gecontroleerd. Er mag dus gefactureerd worden. Allereerst moet automatisch de debet-creditconceptfactuur aangemaakt worden. Dit gebeurt met een gestempelde actie bij de aanvraag. Daarbij wordt de aanvraag in zijn geheel of in termijnen gefactureerd.

Werkproces

Actietemplate.

Naam	Factureren stap 1 - Maak conceptfactuur voor Aanvraag:[Aanvraag:AanvraagNr]
Template uit bibliotheek	Ja
Uitvoering	Automatisch, maar wellicht wil jezelf de actie uitvoeren als je de controle van de aanvraag hebt volbracht. In dit geval zet je de uitvoering op 'handmatig'. Als je de gestempelde actie opent kun je op de 'uitvoeren'knop klikken om de conceptfactuur te maken.
Categorieën	nvt.
Datagroep	Aanvraag
Proces	Factuur aanmaken
Gebeurtenis	Aanvraag is aangemaakt, de actie wordt bij de aanvraag gestempeld zodra deze is gemaakt.
Extra functie 1	Aantal facturen staat standaard op 1. Is dit groter dan 1? Dan wordt de factuur in termijnen verdeeld.
Extra functie 2	Datum factuur: Huidige datum (datum waarop je de conceptfactuur maakt). Startdatum van de opleiding. Startdatum van de opleiding, en wanneer niet gevuld: huidige datum. Einddatum van de opleiding. Einddatum van de opleiding, en wanneer niet gevuld: huidige datum. Let op De standaard gekozen optie wordt bepaald door de instelling 'Maak factuur van aanvraag: eerste factuurdatum' dat je via menu 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie' hebt ingesteld.
Extra functie 3	Heb je bij 'Aantal facturen' meer dan 1 ingesteld? Dan kun je hier aangeven het aantal termijnen en welke periode (dag, week, maand) gebruikt moet worden. Let op De standaard gekozen opties voor worden bepaald door de instellingen 'Maak factuur van aanvraag: periode-eenheid' en 'Maak factuur van aanvraag: periode aantal' die je via menu 'instellingen' en menu-item 'Applicatie' hebt ingesteld.
Moment	Voorbeelden: X aantal dagen, weken, maanden na optreden gebeurtenis, wanneer de aanvraag wordt aangemaakt. Bijvoorbeeld direct bij inschrijving deelnemer versturen factuur. X aantal dagen, weken, maanden voor of na start opleiding. Daarbij kun je een tijd instellen zodat de factuur niet in de nacht wordt verstuurd. X aantal dagen, weken, maanden voor of na einde opleiding. Daarbij kun je een tijd instellen zodat de factuur niet in de nacht wordt verstuurd.
Verloopt	Hetzelfde als moment
Tijd	Vul deze in als het moment is gerelateerd aan de start of einde van de opleiding. Daarmee voorkom je dat de factuur in de nacht wordt verstuurd.
Afronden na verlopen	nvt.
Actie aanmaken	Altijd
Voorwaarden	Er zijn verschillende situaties denkbaar wanneer jij de conceptfactuur wilt maken. Met behulp van een keuze in betaalwijzetype en betaalwijze bepaal je wanneer de actie moet worden uitgevoerd. Daarmee maak je een onderscheid tussen aanvragen die in termijnen moeten worden gefactureerd, via iDeal betaald zijn, die verwerkt worden via automatische incasso of in één keer moeten worden betaald. Aan elke actietemplate, voor een bepaalde betaalwijze, kun je nu een ander documenttemplate hangen.

Activeren

Per opleiding bepaal je of deze automatisch gefactureerd mag worden door de actie-template te koppelen aan de opleidingssoort. Maak je gebruik van originelen en varianten? Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van de originele opleidingssoort dan moet je de actie-template toevoegen aan deze opleidingssoort. Kan een deelnemer ingeschreven worden met behulp van een variante opleidingssoort dan moet je ook hier de actie-template toevoegen.

Koppelen doe je:

Via tab 'Opleidingssoort' in de actie-template of
Via opleidingsoort tab 'Actie-templates'.

Koppel je de actietemplate aan een opleidingssoort dan is het niet mogelijk om het automatisch facturen met terugwerkende kracht in te stellen.

Aandachtspunten

Is de aanvraag al voor 100% gefactureerd? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
Is de factuur al definitief? Er volgt geen foutmelding, de actie wordt afgerond.
Heb je in de aanvraag aangegeven dat de factureren moeten worden geblokkeerd? Dan wordt de actie toch uitgevoerd. Meer weten of het blokkeren van facturen? Klik dan hier.

De actie wordt afgekeurd

Als er meerdere debiteuren zijn vastgelegd in de verkoopregels.
De verkoopstatus niet op 'order' staat.
Er geen verkoopregels zijn toegevoegd aan de aanvraag.
E-mailadres 'afzender' en/of 'aan' niet bepaald kan worden.
Debiteurendossier is gekozen wordt voor 'Onbekend' of 'Print' voor de optie 'Verzendwijze factureren'.
Debiteurendossier is aangegeven dat het referentienummer (aanvraag) verplicht is, maar niet is ingevuld.
Verkoopregels bevatten een niet toegestaan btw-tarief dat bij de debiteur is vastgelegd.
Heb je in het debiteurendossier aangegeven dat het invullen van het referentienummer (inkoopordernummer) in de aanvraag verplicht is, en deze is niet ingevuld? Dan wordt de actie afgekeurd. Lees meer: verkoop & facturatie, debiteuren.

Bij een foutmelding wordt de actie afgekeurd maar niet afgerond. De actie blijft dus zichtbaar in de actietabs. Als je de actie opent, vind je informatie over de foutmelding. Los het probleem op, ga terug naar de actie en klik op de knop 'Uitvoeren'.

November '25