In Coachview is het mogelijk om snel bij een specifieke aanvraag een gewenst aantal termijnfacturen te genereren. Daarbij wordt het te factureren bedrag volgens een bepaald patroon ingesteld. De termijnfacturen worden als conceptfacturen aangemaakt, waarbij de factuurdatums oplopend zijn volgens het ingestelde patroon.
Let op!
Voor een automatische incasso is het belangrijk dat het IBAN nummer en de BIC code bij de debiteur zijn ingevuld.
Maak je gebruik van online betalingen via het opleidingsportaal? Dan is het factureren in termijnen niet mogelijk.
De aanvraag moet verkoopstatus 'Order' hebben gekregen.
Tip!
Het is verstandig om bij de aanvraag in de tab 'Facturen' de kolommen:
'Datum' (=factuurdatum) toe te voegen en oplopend te sorteren.
De naam van de debiteur toe te voegen.
Het IBAN en BIC nummer van de debiteur als kolom toe te voegen.
E-mailadres van de debiteur toe te voegen, zodat je weet waar de factuur naar toe wordt gestuurd.
Let op!
Heb je bij de aanvraag aangegeven dat het definitief maken van facturen is geblokkeerd? Dan worden alle conceptfacturen gemarkeerd als geblokkeerd. Wil je de blokkade opheffen dan moet je elke factuur openen en de blokkade in tab 'Algemeen' opheffen.
Meer weten of het blokkeren van facturen? Klik dan hier.
Factureren in termijnen
Termijnfacturen kun je via de aanvraag handmatig aanmaken of via een automatische actie.
Automatisch factureren:
In een actietemplate met datagroep 'Aanvraag' en proces 'Factuur aanmaken' bepaal je in hoeveel termijnen de aanvraag gefactureerd moet worden. Dit doe je in panel 'Instellingen proces'. Daarvoor hebben we in onze actietemplate bibliotheek een voorbeeld 'Factureren stap 1 - Maak conceptfactuur voor Aanvraag:[Aanvraag:AanvraagNr] ' die je hiervoor kunt gebruiken en aanpassen.
Proces is 'Factuur aanmaken' (conceptfactuur).
Bepaal het aantal termijnen.
Bepaal de factuurdatum van de eerste factuur,
Bepaal de periode (maanden, weken of dagen).
De mogelijkheden voor het bepalen van de eerste factuurdatum.
Handmatig factureren:
Dit kan alleen via de aanvraag. Dit kan dus niet via de opleiding tab 'Aanvragen' en de knop 'Maak facturen'.
Stappen:
Open de aanvraag.
Klik op de tab 'Orderregels' als je het te factureren bedrag wilt controleren en aanpassen.
Klik op de tab 'Facturen' en de knop 'Nieuw'.
Selecteer de orderregels die gefactureerd moeten worden.
Klik op de knop 'Volgende'.
Het 'Maak factuur van aanvraag' scherm wordt geopend.
Het scherm:
Debiteur en betaalwijze.
Bepaal het aantal facturen.
Kies het aantal periodes
Kies de periode (maanden, weken of dagen).
Selecteer de datum van de eerste factuur, standaard is deze de huidige datum.
Maak de facturen.
Zijn de facturen gemaakt, dan wordt het scherm automatisch gesloten. Je keert terug naar de lijst met conceptfacturen.
De lijst met conceptfacturen gesorteerd op factuurdatum (eerst -> laatste).
Mogelijk uit te voeren acties.
Verwijder alle conceptfacturen.
Uit te voeren acties (2):
Standaard na het facturen is 'bekijk concepten' geselecteerd, heb je na het factureren een ander scherm geopend en ben je teruggekeerd? Dan is de optie 'Bekijk alles 'geselecteerd. Vink een conceptfactuur aan en klik op de knop 'Bekijk concept-facturen' voor een voorbeeld op het scherm.
Met de optie 'definitief maken en verzenden' kun je de eerste conceptfactuur een factuurnummer geven en versturen naar de debiteur.
De financiële status van de aanvraag wordt nu automatisch ‘Conceptfactuur’. Zijn een of meerdere facturen verstuurd en eventueel betaald? Dan nog blijft de status 'Conceptfactuur' totdat alle conceptfacturen definitief zijn gemaakt en zijn verstuurd.
Tip!
Meer weten over hoe je het percentage dat is gefactureerd of nog gefactureerd wordt kunt tonen op de factuur? Klik dan hier.
Het is mogelijk om verkeerd aangemaakt termijnfacturen in concept in één keer te verwijderen. Hoe je dat doet lees je hier.