Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

De verzamelfactuur

  • Bijgewerkt

Een verzamelfactuur is anders dan een normale factuur. Met een normale factuur factureer je de kosten van één aanvraag, samengesteld met behulp van één opleidingssoort, voor één debiteur. Maak je gebruik van een verzamelfactuur dan verwerk je meerdere aanvragen van verschillende opleidingssoorten, maar van dezelfde debiteur, op één factuur.

Dit moet je vooraf weten

  1. Geldt alleen voor aanvragen gemaakt voor dezelfde debiteur.
  2. Aanvragen met status 'deelfacturatie' kunnen ook op een verzamel factuur worden geplaatst.
  3. Een verzamelfactuur hoeft niet voor 100% gefactureerd te worden, deelfacturatie is dus mogelijk.
  4. Termijnbetaling is mogelijk.
  5. Het is mogelijk om extra orderregels toe te voegen bij een aanvraag als deze opgenomen is bij een verzamelfactuur.
  6. De aanvragen moeten de verkoopstatus 'Order' hebben, en dus de financiële status 'Te factureren' of 'Deelfacturatie'.
  7. De betaalwijze, BTW, grootboekrekeningen en kostenplaatsen van de verschillende aanvragen hoeven niet overeen te komen.
  8. De order start- en einddatum van de factuur kan niet via start- en einddatum opleiding bepaald worden.
  9. Heb je voor meerdere aanvragen één referentienummer (order- inkoopnummer)? Dan kun je alle aanvragen van dit referentienummer verzamelen op één factuur.
  10.  Voor een verzamelfactuur kun je het beste een nieuw document-template maken voor de bijlage factuur. Uit onze document-template bibliotheek kun je een voorbeeld halen.
  11. Kan niet geautomatiseerd worden met behulp van een actietemplate.
  12. In de lijst met te selecteren aanvragen zie je de eerst volgende 24 'oudste' nog te factureren aanvragen.
  13. De aanvragen mogen gemaakt zijn met verschillende opleidingssoorten.
Methode 1: via aanvraag
Alle aanvragen van bedrijf 'Leren doet begrijpen B.V.' voor opleidingen die gestart zijn in januari van dit jaar, moeten op één factuur verzameld worden. Je gaat in februari factureren.
De lijst met aanvragen open je via menu-groep 'Inschrijven' en menu-item 'Aanvragen'.

De aanvragen zijn met behulp van de volgende zoekcriteria opgezocht;

  1. Bedrijf = Leren doet begrijpen B.V.' 
  2. Financiële status = te factureren.
  3. Opleiding startdatum = periode vorige maand.
  4. Status = ingepland.
Open de bovenste aanvraag door op het nummer te klikken.

Klik op:

  1. De tab 'Facturen'.
  2. En op de knop 'Nieuw'.
Daarmee open je het pop-up scherm 'maak factuur van aanvraag'. Je komt automatisch terecht in het overzicht met aanvragen en orderregels. 
Je ziet een overzicht van alle aanvragen voor deze debiteur die nog niet, of niet volledig, zijn gefactureerd.
Alle orderregels van de aanvraag die je hebt geopend zijn geselecteerd. De orderregels van de andere aanvragen nog niet en staan daaronder. 
Let op: het kan voorkomen dat je aanvragen van andere debiteuren in deze lijst ziet verschijnen. Op deze aanvragen zijn dan ook deelnemers van het bedrijf 'Leren doet begrijpen B.V.' ingeschreven.
Selecteer de orderregels uit de verschillende aanvragen die gefactureerd moeten worden.
De geselecteerde aanvragen en orderregels worden bovenaan het scherm getoond onder het kopje 'Selectie orderverkoopregels'.
Klik op de knop 'Volgende'.
 Je komt terecht in tab '3. Facturen'.
  1. Wil je een of meerdere orderregels in gedeeltes factureren, dan kun je hier de percentage per orderregel instellen.
  2. Wijzig de factuurdatum.
  3. Stel het aantal termijnen in. Het is dan niet mogelijk om de orderregels in gedeeltes te factureren. Alle orderregels worden voor 100% gefactureerd.
Klik op 'Maak factuur'.
Daarmee maak je de conceptfactuur. Het pop-up scherm wordt gesloten en je keert terug naar de aanvraag. 
De conceptfactuur die je nu gemaakt hebt is in alle geselecteerde aanvragen terug te vinden in tab 'Facturen'.

Tip!

Heb je meer dan 24 aanvragen en wil je een selectie maken? Dan kun je de lijst verkleinen door te zoeken op 'aanvraagnummer' en/of 'opleidingssoort'. Selecteer een aanvraag en de daarbij behorende orderregels, zoek de volgende aanvraag en selecteer de daarbij behorende orderregels etc.

Methode 2: via debiteur

Een verzamelfactuur kun je ook maken via het debiteurendossier. Het openen van het debiteurendossier kan op drie manieren:

  1. Menu-groep 'Verkoop' en menu-item 'Debiteur'. Zoek de debiteur en klik op de naam (vetgedrukt en onderlijnd).
  2. Via het bedrijfsdossier en de tab 'Algemeen'. Daar zie je de link 'Dit bedrijf is tevens een debiteur'. Klik op deze link.
  3. Of, indien een particulier, via het persoonsdossier. Daar zie je de link 'Deze persoon is tevens een debiteur'. Klik op deze link
Heb je het debiteurendossier geopend? Klik dan op de tab 'Facturen' (1) en de knop 'Nieuw' (2).
Volg de stappen die hierboven bij methode 1 zijn beschreven.
Methode 3: via facturen
Open het overzichtsscherm van facturen via menu-groep 'Verkoop' en menu-item 'Factuur'.
Klik op de knop 'Nieuw' en het pop-up scherm 'Maak factuur van aanvraag' wordt geopend. 
In het overzicht met debiteuren zoek je op het bedrijf 'Leren doet begrijpen B.V.'
Klik op de regel van de debiteur waarvoor je de verzamelfactuur wilt maken.
Volg de stappen die hierboven bij de aanvraag (methode 1) zijn beschreven.

 

September '26

Verwante artikelen