De verzamelfactuur

Een verzamelfactuur is anders dan een normale factuur. Met een normale factuur factureer je de kosten van één aanvraag, samengesteld met behulp van één opleidingssoort, voor één debiteur. Maak je gebruik van een verzamelfactuur dan verwerk je meerdere aanvragen van verschillende opleidingssoorten, maar van dezelfde debiteur, op één factuur.

Dit moet je vooraf weten

1. Geldt alleen voor aanvragen gemaakt voor dezelfde debiteur.
2. Aanvragen met status 'deelfacturatie' kunnen ook op een verzamel factuur worden geplaatst.
3. Een verzamelfactuur hoeft niet voor 100% gefactureerd worden, deelfacturatie is dus mogelijk.
4. Termijnbetaling is mogelijk.
5. Het is mogelijk om extra verkoopregels toe te voegen bij een aanvraag als deze opgenomen is bij een verzamelfactuur.
6. De aanvragen moeten de verkoopstatus 'Order' hebben, en dus de financiële status 'Te factureren' of 'Deelfacturatie'.
7. De betaalwijze, BTW, grootboekrekeningen en kostenplaatsen van de verschillende aanvragen hoeven niet overeen te komen.
8. De order start- en einddatum kan niet via start- en einddatum opleiding bepaald worden.
9. Heb je voor meerdere aanvragen één referentienummer (order- inkoopnummer)? Dan kun je alle aanvragen van dit referentienummer verzamelen op één factuur.
10. Voor een verzamelfactuur kun je het beste een nieuw documenttemplate maken voor de bijlage factuur.
11. Kan niet geautomatiseerd worden met behulp van een actietemplate.
12. In de lijst met te selecteren aanvragen zie je de eerst volgende 24 'oudste' nog te factureren aanvragen.

Methode 1: verzamelfactuur via aanvraag

Alle aanvragen van bedrijf 'Ping Pong GMBH' voor opleidingen die gestart zijn in januari 2024, moeten op één factuur verzameld worden. Je gaat in februari factureren.

De aanvragen zijn met behulp van zoekcriteria 'Bedrijf -> Ping Pong GMBH en 'Opleiding startdatum -> periode vorige maand' opgezocht. De lijst met aanvragen open je via menu-groep 'Inschrijven' en menu-item 'Aanvragen'.

Open een van de aanvragen door op het nummer te klikken.

Klik op de tab 'Facturen' (1) en op de knop 'Nieuw' (2).

Daarmee open je het pop-up scherm 'maak factuur van aanvraag'. Je komt automatisch terecht in tab '2. Verkoopregels'. Je ziet een overzicht van alle aanvragen voor deze debiteur die nog niet, of niet volledig, zijn gefactureerd.

Alle orderregels van de aanvraag die je hebt geopend zijn geselecteerd. De orderregels van de andere aanvragen nog niet.

Selecteer de orderregels uit de verschillende aanvragen die gefactureerd moeten worden.

De geselecteerde aanvragen (1) en orderregels (2) worden bovenaan het scherm getoond onder het kopje 'Selectie orderverkoopregels'.

Klik op de knop 'Volgende'. Je komt terecht in tab '3. Facturen'.
Wil je een of meerdere orderregels in gedeeltes factureren, dan kun je hier de percentage per orderregel instellen. Wijzig de factuurdatum. Stel het aantal termijnen in. Het is dan niet mogelijk om de orderregels in gedeeltes te factuireren. Alle orderregels worden voor 100% gefactureerd.
Klik op 'Maak factuiur'. Daarmee maak je de conceptfactuur. Het pop-up scherm wordt gesloten en je keert terug naar de aanvraag. Wil je terug naar tab '2. Verkoopregels' om de selectie van orderregels te wijzigen. Klik dan op 'Vorige'.

De conceptfactuur die je nu gemaakt hebt is in alle geselecteerde aanvragen terug te vinden in tab 'Facturen'

Tip: heb je meer dan 24 aanvragen en wil je een selectie maken? Dan kun je de lijst verkleinen door te zoeken op 'aanvraagnummer' en/of 'opleidingssoort'. Selecteer een aanvraag en de daarbij behorende orderregels, zoek de volgende aanvraag en selecteer de daarbij behorende orderregels etc.

Methode 2: verzamelfactuur via debiteur

Een verzamelfactuur kun je ook maken via het debiteurendossier. Het openen van het debiteurendossier kan op drie manieren:

1. Menu-groep 'Verkoop' en menu-item 'Debiteur'. Zoek de debiteur en klik op de naam (vetgedrukt en onderlijnd).
2. Via het bedrijfsdossier en de tab 'Algemeen'. Daar zie je de link 'Dit bedrijf is tevens een debiteur'. Klik op deze link.
3. Of, indien een particulier, via het persoonsdossier. Daar zie je de link 'Deze persoon is tevens een debiteur'. Klik op deze link

Volg de stappen die hierboven bij de aanvraag zijn beschreven.

Methode 3: verzamelfactuur via overzicht facturen

Open het overzichtsscherm van facturen via menu-groep 'Verkoop' en menu-item 'Factuur'.

Klik op de knop 'Nieuw' en het pop-up scherm 'Maak factuur van aanvraag' wordt geopend. Klik op de regel van de debiteur waarvoor je de verzamelfactuur wilt maken.

Volg de stappen die hierboven bij de aanvraag zijn beschreven.

1. Bij de debiteur is aangegeven dat er verplicht een referentienummer moet zijn ingevuld.
2. De aanvraag heeft niet de status 'Order'.
3. Er zijn geen orderregels toegevoegd aan de aanvraag, de financiële status is 'Geen'.

Zweef met je muis over de 'Nieuw'knop in tab 'Facturen'. Je ziet nu wat de reden is waarom er niet gefactureerd kan worden

Let op: heb je bij de oorspronkelijke aanvraag, dus waaruit je start, verkoopregels met meerdere debiteuren? Dan kom je, bij het maken van de factuur, terecht op de tab 'Debiteur'. Je moet nu eerst een van de debiteuren selecteren waarvoor je de verzamelfactuur maak.