Verkoopregeltemplate maken

Een verkoopregel bij een opleidingssoort of aanvraag maak je met behulp van een verkoopregeltemplate.

Maak een verkoopregeltemplate

Dit doe je met behulp van menu-groep 'Werkproces' (1) en menu-item 'Verkoopregel template'. Let op Maak je gebruik van een koppeling met een boekhoudsysteem? Dan is het verstandig om eerst de juiste BTW-codes, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en eenheden vast te leggen.

Klik op nieuw en leg de volgende gegevens vast:

Naam: Naam van de verkoopregeltemplate. Maak je m.b.v. van deze verkoopregeltemplate een of meerdere verkoopregels, dan krijgen deze dezelfde naam. De naam kan gebruikt worden op de offerte of op de factuur. Omschrijving: Extra informatie over de verkoopregeltemplate. Handig als je de verkoopregeltemplate als verkoopregel wilt toevoegen aan een aanvraag of opleidingssoort. De omschrijving kan gebruikt worden op de offerte of op de factuur. Type: PP prijs per persoon. Coachview zal aan de hand van de ingeschreven personen op een opleiding, die gebundeld zijn op één aanvraag, het aantal deelnemers >bepalen. PP staffel, prijs per persoon, gevarieerd naar het aantal ingeschreven personen en gebundeld op één aanvraag. Bijvoorbeeld bij 1 inschrijving € 400,--, bij 2 t/m 5 personen € 350,-- per persoon en vanaf 6 personen € 300,-- per persoon. Overig, de prijs wordt niet per deelnemer verrekend, maar gelden voor de gehele aanvraag. Handig bij het bepalen van een groepsprijs. Het maakt dan niet uit of er per aanvraag 1, 10 of 100 personen op de opleiding zijn ingeschreven. De prijs blijft hetzelfde.
Staffel: houd bij het invullen van een staffeling rekening met de 'van' en 'tot'. In het voorbeeld herhaal je dus bij de tweede staffeling de tot van de vorige. De laatste regel betekent: van 20 tot oneindig. Laat het veld 'tot' leeg. Selecteer een regel (wordt blauw) en klik op het kruisje om deze weer te verwijderen.
Aantal: Het aantal x de stuksprijs. Heb je voor type 'PP' of 'PP staffel' gekozen? Dan wordt het aantal door Coachview berekend. De totaalprijs van de verkoopregel door het aantal deelnemers te vermenigvuldigen met het aantal x stuksprijs. Vul hier dus 1 in. Vul je 2 in dan wordt de totaalprijs aantal deelnemers x 2 x stuksprijs. Heb je voor type 'Overig' gekozen dan wordt met het aantal verder niets gedaan. Bij de aanvraag kun je dan handmatig het aantal verhogen, bijvoorbeeld als het om het aantal dagdelen gaat dat je wilt verrekenen.

Stuksprijs: Standaard prijs per aantal. Wil je deze verkoopregeltemplate gebruiken bij verschillende opleidingssoorten dan is het verstandig om de stuksprijs op € 0,-- te laten staan. De stuksprijs bepaal je dan bij de opleidingssoort.

Bedrag: kun je niet invullen. Bij het opslaan van de template berekend Coachview automatisch het bedrag aan de hand van het aantal * stuksprijs.

BTW: Kies een BTW percentage uit de lijst door op het vergrootglas te klikken of de code in te typen. Bestaat de BTW nog niet, dan kun je deze met behulp van het plusteken (+) aanmaken. Met behulp van het kruisje (x) verwijder je de BTW uit deze verkoopregeltemplate.

Kostenplaats: Kies een kostenplaats uit de lijst door op het vergrootglas te klikken of de code in te typen. Bestaat deze nog niet dan kun je deze met behulp van het plusteken (+) aanmaken. Met behulp van het kruisje (x) verwijder je deze uit de verkoopregeltemplate. Weet je hier nog niet om welke kostenplaats het gaat dan kun je ook een kostenplaats 'NADER TE BEPALEN' aan maken. Heb je de verkoopregel toegevoegd aan de aanvraag of opleidingssoort dan kun je op dat moment de kostenplaats bepalen.

Grootboek: Kies een grootboekrekening uit de lijst door op het vergrootglas te klikken of de code in te typen. Bestaat deze nog niet dan kun je deze met behulp van het plusteken (+) aanmaken. Met behulp van het kruisje (x) verwijder je deze uit de verkoopregeltemplate. Weet je hier nog niet om welke grootboekrekening het gaat dan kun je ook een grootboekrekening 'NADER TE BEPALEN' aan maken. Heb je de verkoopregel toegevoegd aan de aanvraag of opleidings-soort dan kun je op dat moment de grootboekrekening bepalen.

Categorie: Voeg een verkoopregelcategorie aan deze verkoopregeltemplate. Makkelijk bij het zoeken naar verkoopregels met dezelfde categorie, bijvoorbeeld in de managementinformatie module. De categorieën maak je via menu 'Categorie' en menu-item 'Categorie verkoopregel'. Gebruik je de verkoopregeltemplate om een verkoopregel toe te voegen aan de opleidingssoort of orderregel aan de aanvraag? Dan wordt deze categorie automatisch toegevoegd.

Datum vanaf / Datum tot en met (peildatum): een verkoopregeltemplate is voorzien van een periode. Maak je met behulp van deze verkoopregeltemplate een verkoopregel bij de opleidingssoort, dan zal deze periode overgenomen worden. De verkoopregel zal bij een aanvraag als orderregel worden toegevoegd als de datum binnen deze periode valt. Beide datums moeten ingevuld worden.

Met behulp van de peildatum bepaal je of bij de aanvraag een orderregel mag worden toegevoegd. Je hebt de keuze uit:

1. Aanvraagdatum: wordt de aanvraag gestempeld, door bijvoorbeeld het inschrijven van een persoon in een opleiding of doordat je zelf een aanvraag stempelt, dan wordt de 'huidige' dag de aanvraagdatum. Ligt deze datum in de opgegeven range van de verkoopregel? Dan zal de orderregel gestempeld worden. Let op: het kan zijn dat de opleiding pas een half jaar later start. De aanvraagdatum kun je aanpassen.
2. Begin opleiding: wordt de aanvraag vandaag gemaakt en is deze gekoppeld aan een opleiding dan wordt niet de aanvraagdatum als peildatum gebruikt maar de startdatum van de opleiding.
3. Einde opleiding: wordt de aanvraag vandaag gemaakt en is deze gekoppeld aan een opleiding dan wordt niet de aanvraagdatum als peildatum gebruikt maar de einddatum van de opleiding.

Publicatie: publicatie staat standaard aan. Dit zorgt ervoor dat de verkoopregel, gemaakt met deze verkoopregeltemplate en toegevoegd aan een of meerdere opleidingssoorten, getoond wordt op jouw website of opleidingsportaal.

Tip: maak je gebruik van een peildatum en wil je de oude prijzen (verkoopregels) niet meer tonen op het opleidingsportaal? Dan heb je het vinkje publicatie niet meer nodig! Er wordt al rekening gehouden met peildatums in alle prijzen op het opleidingsportaal.

Het publicatie-vinkje wordt op termijn uitgefaseerd. Gelieve deze niet meer te gebruiken voor nieuwe opleiding(ssoort)en en in plaats daarvan afhankelijk van de use case peildatums of het inactief-vinkje te gebruiken.

(In)actief: Kun je de verkoopregeltemplate niet meer verwijderen en wil je deze niet meer gebruiken, vink dan het vakje aan.

Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan & Terug' om de verkoopregeltemplate te bewaren.

Klik op de naam van de verkoopregeltemplate en de knop 'Bewerken': om de verkoopregeltemplate te wijzigen. Bestaande verkoopregels bij opleidingssoorten en orderregels bij aanvragen worden niet met terugwerkende kracht aangepast en blijven dus ongewijzigd. klik op 'Verwijder' en 'OK" om deze te verwijderen. Lukt dit niet omdat deze al gebruikt is? Vink 'Inactief' aan.