Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

E-mail: Hoe controleer ik of mijn e-mail goed ingericht staat?

  • Bijgewerkt

Het versturen van e-mails in Coachview is een belangrijk onderdeel van het werkproces. Om ervoor te zorgen dat de e-mails goed en veilig verstuurd worden en ook aankomen bij degene waar je het naartoe stuurt, dient een en ander ingesteld en ingericht te worden. In dit document vind je eerst een kort stappenplan en onderin een uitgebreid stappenplan om dit te controleren.

Kort stappenplan Aandachtspunten
1. Noteer e-mailadressen van de e-mailgroepen.

 
  1. Zijn er verschillende domeinnamen? Zo ja, wil je dat?
  2. Alleen waar gecontroleerd op "Ja" staat.
  3. noreply@Coachview.net mag niet gebruikt worden.
2. Noteer e-mailadressen van de gebruikers en personen die aan de gebruikers gekoppeld zitten.
  1. Alleen gebruikers waar bevestigd op "Ja" staat.
  2. Domeinen controleren of er geen vreemde bij staan.
3. Bepaal de afzenders van de document-templates.
  1. Alleen de afzender is belangrijk.
  2. noreply@Coachview.net mag niet gebruikt worden.
  3. Vervang eventueel afzenders die niet juist zijn.
  4. Vergeet niet de inactieve document-templates.
4. Noteer de instelling van Coachview.
  1. Instellingen, Applicatie instelling "Afzender e-mailadres".
  2. Zie kopje "Instelling Coachview" voor meer informatie.
5. Oplossen van de meldingen. Zie hiervoor de instellingen

Uitgebreid stappenplan

1. Bepaal welke e-mailadressen als afzenders gebruikt worden.

De afzenders van de e-mails die vanuit Coachview gestuurd worden, worden bepaald bij de document-templates. Ga naar [Werkproces, Document-template] en open een document-template. Ga vervolgens naar het tabblad "Algemeen". BIj de "Afzender" zie je twee verschillende soorten afzenders staan, namelijk "Gebruiker/ actie eigenaar" of "e-mailgroepen".
Gebruiker / actie eigenaar
Deze wordt bepaald door de actie-template waarbij de betreffende document-template gekoppeld is. Bij de document-template kun je via tabblad "Actie-templates" zien bij welke actie-templates deze gekoppeld is. In "werkproces: toekennen eigenaar aan een actie" kun je lezen hoe je de gebruiker en/of eigenaar kunt bepalen.

Let op!

Noteer de gebruikers die gekoppeld zijn en kijk bij [Instellingen, Gebruiker] welke e-mailadressen ingesteld zijn.

E-mailgroepen
In Coachview is het mogelijk om een e-mail te versturen vanuit een algemeen e-mailadres. Bijvoorbeeld info@Coachview.net of support@coachview.com. Wil je via een automatische actie-template een e-mail versturen met behulp van een document template? De e-mailgroepen kun je definiëren bij [Werkproces, Document-template, Instellen e-mailgroepen]. Dan kun je een e-mailgroep als afzender instellen. In "aanmaken van een e-mailgroep" wordt verder uitgelegd hoe dit werkt. Alleen e-mailgroepen waar gecontroleerd op "ja" staat kunnen als afzender gebruikt worden.

Let op!

Noteer alle verschillende e-mailadressen die hier aangemaakt en/of ingesteld zijn. De e-mailgroep "Noreply@Coachview.net" mag niet gebruikt worden en dient vervangen te worden door een eigen e-mailgroep".

Tip!

Kijk goed welke domeinnamen gebruikt worden. Wil je dat de e-mails alleen vanuit jouw eigen domein verstuurd worden, controleer dan of er andere domeinen gebruikt worden. We zien regelmatig dat privé e-mailadressen ingevuld zijn, maar je wil als bedrijf wellicht geen communicatie versturen vanuit een privé e-mailadres.

Wil je een e-mailgroep verwijderen, zoals bijvoorbeeld "Noreply@Coachview.net" controleer dan ook de inactieve document-templates. Heb je deze aangepast naar een eigen e-mailgroep, dan kun je de andere groep verwijderen.

2. Bepaal de domeinen waarvan een e-mail verstuurd gaat worden.

Bij de vorige stap heb je alle e-mailadressen genoteerd. Heb je alle verkeerde afzenders aangepast, noteer dan de domeinen van deze e-mailadressen. Bijvoorbeeld @uwdomein.nl.

3. Voeg de domeinen toe zodat deze domeinnamen geautoriseerd zijn

Voeg de domeinen toe zodat deze domeinnamen geautoriseerd zijn om namens dat domein e-mails te versturen. Welke stappen je daarvoor uit dient te voeren lees je in "SPF: controle op het versturen van e-mails vanuit Coachview", kop "Hoe doe je dat?".

4. Testen.

Het is erg belangrijk om te testen of het goed ingesteld staat. Is het niet goed ingesteld dan kan het zijn dat e-mails intern de e-mails wel aankomen, maar extern niet. Lees in "SPF: controle op het versturen van e-mails vanuit Coachview", kop "Testen".

5. Oplossen van meldingen.

Heb je stap 4 uitgevoerd, dan is het belangrijk dat daar geen meldingen getoond worden. Hieronder vind je de mogelijke meldingen die je kunt krijgen en wat je daar precies aan kunt doen.

Meldingen:

Pass De instellingen staan goed ingesteld.
Neutral
Permerror
  1. - SPF record klopt niet of teveel loops.
  2. - Controleren in include regels of Coachview erbij staat.
  3. - Coachview toevoegen aan include.
  4. - IP-adres of spf.coachview.net (voorkeur)
  5. - Exceeded maximum allowed betekent teveel lookups.
  6. - Oplossing kan ook zijn instelling aanpassen naar Namens of Coachview (voorkeur).
Fail / Softfail
  1. E-mails komen niet aan of in de spam.
  2. Ons IP-adres komt niet voor.
  3. Oplossing kan ook zijn om de instelling aan te passen naar 'Namens' of 'Coachview (voorkeur)'.
None
  1. - Er is niets ingesteld.
  2. - Advies is instellen!
Instelling Coachview
Bij "Afzender e-mailadres" heb je drie mogelijke opties. Hieronder worden deze besproken met daarbij de voordelen en/of nadelen van de gekozen instelling. Kijk voor meer informatie op de kennisbank.

Coachview (voorkeur!)

  1. De e-mail wordt volledig verstuurd door Coachview. (@mailer.coachview.net)
  2. De reply-to wordt gevuld met het originele afzender e-mailadres.
  3. Voorbeeld van e-mailadres: "Jan Klaassen <jan=bedrijfsnaam.nl@mailer.coachview.net"
  4. Voordeel: geen instelling SPF en DKIM nodig.
  5. Nadeel: het eventueel bouncen van de e-mail wordt niet verstuurd.

Namens

  1. De e-mail wordt verstuurd door Coachview en gebruikt jouw ingestelde e-mailadres.
  2. De [sender] wordt een Coachview e-mailadres en de [from] en [reply-to] blijven het originele e-mailadres.
  3. Met o.a. strenge e-mail policy (DMARC icm quarantaine optie) op uw domeinnaam komt de e-mail in de spam folder terecht.
  4. Nadeel: het eventueel bouncen van de e-mail wordt niet verstuurd.

Originele afzender

  1. Het afzender e-mailadres van de gebruiker of van de e-mailgroep wordt gebruikt, zonder enige aanpassing.
  2. Zorg ervoor dat op uw email domeinnaam de eventueel aanwezige SPF en DKIM icm DMARC in de DNS goed staan.
  3. Controleer of alles goed ingericht staat. Volg hiervoor het stappenplan uit dit document.
  4. Gebruik dit alleen als het e-maildomein specifieke (bijv. spf) beveiliging gebruikt en Coachview niet in de [white-list] is opgenomen.

December '25

Verwante artikelen