Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Integratie Exact Online: inrichten en activeren

  • Bijgewerkt

Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats en BTW) gemaakt in Exact online.

De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als klant-relatie in Exact online als deze nog niet bestaan.Hoe je de koppeling, via het service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie. De belangrijkste opties leggen we in dit artikel uit. In het servicecenter vind je per optie ook nog een korte uitleg.

Start.

Klik in menu-groep 'Integraties' op menu-item 'Integraties'.
alt
Klik in 'Boekhouding' in panel 'Exact' op de knop 'Configureren'.
De pagina is ingedeeld in een aantal panels. Wat je moet invullen wordt per invulveld uitgelegd, een aantal worden hieronder uitgebreider beschreven. Ben je in Coachview de integratie met Exact aan het instellen? Dan wordt ook hier per invulveld een omschrijving gegeven.

Panel OAuth:

Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'Exact Online', maar de naam mag je overschrijven.
Configuratie: kies uit de lijst Nederland of België.

 
alt

Panel Algemeen:

In de volgende stap ga je de doeladministratie (live of test) van Exact Online invullen. Daar heb je een divisiecode voor nodig en niet de administratie code.

Zo bepaal je de divisiecode:

  1. Plaats de muis op de code of omschrijving van een administratie in het overzicht. Helemaal onderaan de pagina zie je een regel met informatie.
  2. Heb je maar één doeladministratie dan staat in deze regel maar één divisiecode. Dit is de code die je moet invullen.
  3. Heb je meerdere doeladministraties? Dan staan hier twee divisiecodes. De eerste divisiecode is de divisiecode van de administratie waar je de muis op hebt geplaatst. De tweede code is de administratie waar je momenteel in zit. De eerste divisiecode heb je nodig.
Land: dit is het land van de Exact Online administratie, je hebt wederom de keuze tussen België en Nederland.

Panel Debiteur

Debiteur externsource.
Zijn er bedrijven en personen geïmporteerd uit Exact en is het debiteurennummer in het bedrijfs- of persoonsdossier opgeslagen als 'externid'? Dan is er ook een 'externsource' ingevuld.
alt
Vul deze in als je voor een van de drie 'Extern id' opties gekozen hebt voor 'BedrijfPersoonExternId'.
alt
Coachview stuurt het debiteurnummer als relatienummer door naar Exact Online. Een relatienummer in Exact Online is zowel een debiteur- als een crediteurennummer. Een relatie met type 'Klant' is een debiteur, een relatie met type 'Leverancier' is een crediteur.
Vink de optie 'Debiteur ook als leverancier aanmaken' aan indien de debiteur ook als leverancier doorgegeven moet worden.
Een debiteur 'geboren' in Coachview wordt altijd nieuw aangemaakt in Exact. Vink je daarnaast de optie 'Debiteur overschrijven' aan dan worden de gegevens van een bestaande relatie in Exact Online overschreven.

Welk veld uit Coachview wordt gebruikt als debiteurnummer. Maak je keuze uit de lijst.

  1. Debiteurnummer: dit is het nummer dat automatisch aangemaakt wordt door Coachview. Via menu 'Beheer' en 'Parameters' tab 'Coachview parameters' kan het beginnummer ingesteld worden. Coachview begint altijd bij 00001.
  2. DebiteurnummerExtern: in het debiteurdossier kun je zelf een extern debiteurnummer invullen. Dit kan bijvoorbeeld het relatienummer uit Exact Online zijn.
  3. BedrijfPersoonExternID: je hebt relaties uit Exact Online geïmporteerd in Coachview en daarbij heb je het relatienummer als externid in het bedrijfs- of persoonsdossier ingevuld.
alt
  1. Optie 1 (verplicht): dit nummer wordt als eerste gebruikt om de debiteur te identificeren.
  2. Optie 2 (optioneel): levert optie 1 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.
  3. Optie 3 (optioneel): levert optie 2 geen debiteurnummer op? Dan wordt dit nummer gebruikt.
Prefix: het advies is om, indien dit niet nodig is, geen gebruik te maken van een prefix. Door het toevoegen van een prefix komen de nummers uit Coachview niet overeen met die van Exact. Wil je toch gebruik maken van een prefix dan mag deze geen letters bevatten alleen maar cijfers.

Panel Financieel

Afwijkende vervaldatum wegschrijven: vink dit aan wanneer je een afwijkende betalingstermijn voor een of meerdere debiteuren gebruikt en deze afwijkt van de ingestelde termijn in de opties.

Bepaalt welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het boekingsjaar en boekingsperiode. Je hebt voor boekingstype BTW de volgende keuzes:

  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum
alt

Boek negatieve facturen als creditfactuur. Deze optie is voor al van belang voor een Belgische administratie.

  1. Niet aangevinkt: Y = sales basis en transaction type 20 (debet).
  2. Aangevinkt: X = credit note sales basis en transaction type 21 (credit).

Document versturen: moet de door Coachview gemaakte factuur als PDF meegestuurd worden naar Exact Online. Handig als je meer gegevens in ExactOnline wilt zien over de factuur.

  1. Aanvinken: stuur de Coachview factuur naar Exact Online.
  2. Niet aanvinken: de Coachview factuur wordt niet meegestuurd.
Let op: er wordt alleen een document doorgestuurd als de concepte factuur definitief wordt gemaakt. In tab 'Algemeen' van de factuur wordt de optie 'Verzonden' op ja gezet en de naam van het factuurdocument dat is doorgestuurd weergegeven.
alt

Welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het bepalen van de boekingsperiode? Je hebt de keuze uit:

  1. Factuurdatum
  2. Factuur order startdatum
  3. Factuur order einddatum
  4. Exportdatum

Het bepalen van de order start- en einddatum bepaal je in een van de volgende stappen. De exportdatum is de datum waarop de factuur naar Exact Online wordt geëxporteerd.
alt

Selecteer optie 2 als je verwacht dat de eerste optie geen datum kan opleveren.

Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers (verkoopboekingen) in Exact Online te vermijden? Dan kun je het factuurnummer uit Coachview laten beginnen met een ander nummer. Dit doe je via:

  1. Menu-groep 'Instellingen'. 
  2. Klik in menu-item 'Applicatie' op de drie puntjes. 
  3. Klik op menu-item 'Parameters'. 
  4. Ga naar tab 'Coachview parameters'. 
  5. Klik op 'Bewerken' en vul het 'Volgende factuurnummer' in.
  6. Klik op 'Opslaan'.

Indien niet nodig adviseren wij om geen prefix te gebruiken, omdat met een prefix de nummers uit Exact niet overeen komen met de nummers in Coachview.

Let op!

Bij gebruik van de betaaldregistratie mag de lengte van de waarde niet aangepast worden, daar anders de registratie niet meer correct werkt.

Bepaal wanneer de definitieve facturen naar Exact Online geëxporteerd moeten worden.

  1. Realtime: de factuur en debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
  2. Bulk ('s nachts): de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling (support@coachview.com). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd.
alt
Vink de optie 'Gebruik betaalregistratie' aan als de factuur in Coachview vanuit Exact bij aflettering op betaald gezet moet worden. Meer weten? Lees hier verder.

Moet de kostenplaats naar ExactOnline gestuurd worden.

  1. Aanvinken: ja stuur de kostenplaats naar Exact Online.
  2. Niet aanvinken: de kostenplaats wordt niet meegestuurd.
Wanneer de kostenplaats nog niet bestaat in Exact Online, dan zal de koppeling deze aanmaken. Let daarbij op dat de kostenplaatscode maximaal 8 karakters heeft.
Status bankboekingen: geef aan welke Exact status de bankboeking moet hebben voordat deze in Coachview verwerkt wordt.

Panel projecten:

Projectcode laten genereren uit een Coachview veld naar Exact Online. Je hebt de mogelijkheden uit:

  1. Aanvraagnummer.
  2. Referentienummer die bij de aanvraag is ingevuld.
  3. Factuur referentienummer.
  4. Opleidingscode.
  5. Opleidingssoortcode.
Kies je voor optie 2 of 3? Dan moet het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld. Het verplicht invullen kun je per debiteur in het debiteurendossier regelen via optie 'Referentienr. klant verplicht'.
Let op: de projectcode moet in ExactOnline bestaan.

Activeren:

Activeren van de koppeling doe je als volgt. Klik op de knop 'Opslaan' om de ingevulde gegevens te bewaren.
Klik op de rode knop 'Authentiseren'.
Log in op jouw Exact Online administratie en volg daar de stappen die getoond worden.
alt

Authenticatie/status:

  1. is de knop rood dan is de koppeling nog niet tot stand gebracht.
  2. is de knop groen dan is de koppeling geauthentiseerd en tot stand gebracht.
Check de koppeling door op 'Verbinding testen' te drukken.
alt

Let op!

  1. Als je al ingelogd bent in Exact Online met de doeladministratie van de koppeling, en je hebt al eerder een token aangevraagd, genereert Exact Online automatisch een nieuwe token.
  2. Je moet voldoende rechten hebben in Exact Online, denk o.a. het kunnen verwerken van journaalposten.
Klik op 'Inschakelen' als je de integratie wilt starten.
alt

De koppeling kan altijd:

  1. gepauzeerd worden door op de knop 'Pauzeren' te klikken.
  2. worden verwijderd door op de knop 'Verwijderen' te klikken.
alt

Let op bij het pauzeren:

  1. De instellingen zullen behouden blijven.
  2. De kosten van het abonnement zal maandelijks toch gefactureerd worden.

Maart '26

Verwante artikelen