Integratie Exact Online: meest voorkomende meldingen

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Verplicht: Betalingsconditie"

In de export naar Exact Online wordt de betalingstermijn (betalingsconditie) niet meegestuurd, en deze is in de Exact Online administratie niet standaard ingesteld. In Exact-online moet je via 'Instellingen' -> tabblad 'Financieel' een standaard betalingsconditie (Verkoop) invullen.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Verplicht: Dagboek'.

In de Exact Online administratie zijn de dagboeken niet ingesteld. In Exact-online moet je via 'Instellingen' -> tabblad 'Financieel' de dagboeken invullen.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Invoer 17: Het bedrag van de BTW regel met BTW code 4 komt niet overeen met het totaal aan BTW-bedragen in de grondslagregels.

Factuurregels/verkoopboekingen worden vanuit Coachview exclusief BTW verstuurd. Voor de specifieke BTW-Code staat het type in ExactOnline ingesteld als 'Inclusief'. Zet het type van de BTW-Code in de Stamgegevens -> Overzicht | BTW-codes > Onderhoud om naar 'Exlusief'.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Ongeldig: Klant (Type).

Er wordt een nieuwe debiteur naar Exact Online gestuurd, maar het debiteurennummer komt al overeen met een relatienummer in Exact Online. Deze relatie is of debiteur of een crediteur. Het kan ook zijn dat de relatie in Exact Online op 'Prospect' staat. Verander deze naar 'Klant'.

Er zijn twee mogelijkheden om dit op te lossen:

1. Zorg ervoor dat er een prefix voor het debiteurennummer van Coachview geplaatst wordt in te integratie met Exact of
2. Dat het debiteurennummer begint met een bepaalde range zodat het nummer nooit kan corresponderen met een relatienummer in Exact Online.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Ongeldig: Klant conditie.

Er wordt een nieuwe debiteur naar Exact Online gestuurd met een prefix bestaande uit letters. Het kan zijn dat Exact Online deze letters niet accepteert. Zorg ervoor dat in het Service center de prefix aangepast wordt van letters naar cijfers.

Account Ongeldig BTW-nummer. Het nummer moet in het volgende formaat worden ingevoerd: NL999999999B99 - 1 blok vanf 14 karakters. (De 12e positie is altijd 'B'). Voorbeeld: NL00000000000B00

In het debiteurendossier is een fout gemaakt bij het invullen van BTW-nummer.

Message: Nullable object must have a value

In de opties (menu 'Service center) is vastgelegd dat de start- en orderdatum van de factuur bepaald wordt door de start- en einddatum van de opleiding. Echter het betreft een factuur voor een online cursus, waarbij er geen start- en einddatum van de opleiding bepaald wordt. In het service center is aangegeven dat voor het bepalen van de BTW boekingstype de FactuurStartDatumOrder gebruikt moet worden. Deze is echter leeg.

Exception factuur '99000002': GetDebiteurCodeAndAddIfNotExists(50003): DebtorExists: DoWebRequest: _CreateWebRequest: The remote server returned an error: (403) Forbidden.

De doeladministratie is niet gevonden. Controleer of het juiste administratienummer is ingevoerd (ook wel division code genoemd).

Factuur met nummer '00001' niet kunnen exporteren, omdat debiteur met nummer 00004 nog niet is bevestigd (eventueel met het juiste batch nr) of debiteur is gewijzigd.

Dit is geen foutmelding van Exact, maar een Coachview melding.
De parameter (functie 'Opties') FactuurExportDebiteurBevestigdGewijzigd (Alleen facturen exporteren waarvan de debiteur is bevestigd en niet is gewijzigd. Waarde true of false) staat aangevinkt (true).
Deze optie vinkje verwijderen.

Ontbrekend: BTW-code.

De BTW-codes die zijn ingesteld in Coachview komen niet overeen met de codes die bekend zijn in Exact Online. Je dient de BTW-codes in Coachview aan te passen naar de code in Exact Online.

Kan debiteur code niet samenstellen. Controleer debiteur en/of instellingen.

Error: Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Geblokkeerd: Grootboekrekening: 8000 - Omzet'.'.

In Exact is het grootboekrekening geblokkeerd.
Mogelijke oplossingen:

1. Hef deze blokkade in ExactOnline op of,
2. Maak in Coachview een nieuw grootboekrekeningnummer aan en wijzig de verkoopregeltemplates en verkoopregels bij de opleidingssoort of aanvragen.

Let op: wijzig niet het oude grooboekrekeningnummer via menu 'Financieel' en 'Grootboekrekening' in het nieuwe nummer. Alle verkoopregeltemplates, verkoopregels (al dan niet gefactureerd), factuurregels worden aangepast naar dit nieuwe nummer.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Deze boeking is niet juist. Eén of meerdere BTW regels ontbreken.'.'.

Een mogelijke reden van deze melding is dat de btw-code die gebruikt is in de factuurregel nog niet als btw-code bestaat in Coachview. Controleer of de btw-code in Exact Online aanwezig is. Bestaat deze niet, maak deze dan met de juiste grootboekrekeningen en percentage aan.

Een andere reden kan zijn dat je een regel van bijvoorbeeld € 0,00 hebt met een btw-code 21%. Exact Online accepteert niet wanneer je een btw-code 21% gebruikt voor een regel die een bedrag van € 0,00 heeft. De oplossing hiervoor is btw-code 0 gebruiken.

Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Verplicht: Klant'.'.

De volgende oorzaken zijn mogelijk:

1. In ExactOnline is de debiteur niet getypeerd als 'Klant'.
2. Het in het service center vastgelegd debiteur grootboekrekening is niet juist.

Error: Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] De boeking is niet in evenwicht op: 2018 / 6 (Type: Verkoopboeking) - Verschil: EUR -876,65'.

De BTW-code die je in Coachview gebruikt dient een BTW-code uit Exact Online te zijn die op exclusief staat. Coachview stuurt de facturen altijd exclusief BTW naar Exact Online.

Een andere mogelijke reden kan zijn dat het grootboekrekening nummer veld niet juist gevuld is. Bijvoorbeeld nummer "1500 BTW hoog" in plaats van alleen het nummer "1500", zoals het moet zijn.

Error: Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] De boeking is niet in evenwicht op: 2018 / 6 (Type: Verkoopboeking) - Verschil: EUR -876,65'.

De BTW-code die je in Coachview gebruikt dient een BTW-code uit Exact Online te zijn die op exclusief staat. Coachview stuurt de facturen altijd exclusief BTW naar Exact Online.

[GLTransactions] Property 'PaymentCondition' of business component 'SalesEntryLine' is mandatory.

Wanneer je een factuur aan wil maken in Exact Online, dan dient een betalingstermijn/betalingsconditie aanwezig te zijn. In Coachview is dat de betalingstermijn en in Exact Online is dit de betalingsconditie. Met het aanmaken van de verkoopboeking wordt gekeken of er een betalingsconditie is. De betalingsconditie vind je op drie plaatsen in Exact Online:

1. Boeking zelf.
2. Debiteur.
3. Algemene instellingen

Kan er bij deze drie geen betalingsconditie gevonden worden, dan krijg je deze melding. Oplossing is het koppeling van de een betalingsconditie. Controle is eerst de boeking, daarna debiteur en tot slot de algemene instellingen. Zorg ervoor dat je zeker een betalingsconditie bij de algemene instellingen hebt staan, dan krijg je deze melding niet meer. Heb je een betalingsconditie op een ander niveau nodig, koppel deze dan bijvoorbeeld aan de debiteur.

Fatal: Element: , Topic: Unknown, Message: 'U heeft onvoldoende rechten om deze actie uit te voeren.'.

Deze foutmelding kan twee oorzaken hebben:

1. De gebruiker waarmee je de koppeling met Exact Online tot stand hebt gebracht heeft niet voldoende rechten om journaalposten te verwerken.
2. Of in Exact Online is aangegeven dat het niet mogelijk is om journaalposten middels de automatische koppeling te ontvangen/verwerken.

Error: Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Periode is afgesloten: 2018 - 4 De boeking is niet in evenwicht op: 2018 / 4 (Type: Verkoopboeking) - Verschil: EUR -1.577,96'.
 

De periode waarop de factuur geboekt wordt is al afgesloten.

ExactOnline - Factuur is niet gevonden in banktransacties.

Betaling terugontvangen: oplossing nog onbekend.

ExactOnline - Factuur is op betaald gezet vanuit ExactOnline - Factuur niet verwerkt: banktranctiestatus is niet 'Processed'

Betaling terugontvangen: oplossing nog onbekend.

ExactOnline Error: Element: Account, Topic: Accounts, Message: 'Account Verplicht: Code'.

Deze foutmelding wordt veroorzaakt door:

1. In het servicecenter een prefix voor debiteur is opgegeven dat een of meerdere letters bevat. De prefix mag alleen bestaan uit cijfers.
2. Het veld 'Debiteurnummer extern' dat is ingevuld in het debiteurendossier. Als je dit hebt ingesteld in het service center en het is ingevuld, wordt dit meegestuurd als debiteurnummer. Het lijkt er op dat het ingevuld debiteurnummer extern niet bekend is in Exact Online of onjuist ingevuld. Wellicht is er gebruik gemaakt van letters.

ExactOnline Error: Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Gegevens niet aangemaakt'.

Wanneer je een factuur aanmaakt in Coachview en deze naar Exact Online stuurt, dan is het mogelijk om een projectcode mee te geven. Belangrijk is dat deze projectcode al bestaat in Exact. Wanneer deze code nog niet bestaat dan volgt de foutmelding. Controleer of de projectcodes inderdaad bestaan in Exact Online. Welk element uit Coachview jij gebruikt voor het doorsturen van de projectcode kun je vinden via menu 'Integraties' en menu-item 'Integraties'. Klik in panel 'Exact Online' op de knop 'Configureren'. Helemaal onderdaan vind je het panel 'Projecten'. Controleer welk projectcode is doorgestuurd (open daarvoor de aanvraag via de factuur) en of deze al bestaat in ExactOnline.

Heb je de projectcode niet ingevuld? Dan ligt het probleem hoogstwaarschijnlijk in Exact, waar een boekstuknummer niet goed is aangemaakt.

ExactOnline Error: Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Bestaat reeds - Boekstuknummer: 20601, Dagboek 70'.

Wanneer je een factuur aanmaakt in Coachview en deze naar Exact Online stuurt, dan wordt het factuurnummer meegegeven als boekstuknummer voor Exact. In Exact Online dient elk boekstuknummer in het dagboek uniek te zijn. Wanneer in Exact het boekstuknummer 20601 al bestaat en vervolgens wordt een factuur met factuurnummer 20601 definitief gemaakt in Coachview, dan zal de koppeling met Exact Online deze melding geven. Dit is eenvoudig op te lossen door gebruik te maken van unieke boekstuknummers. Dit is te realiseren door een factuur prefix te gebruiken. Hoe dit werkt is te lezen in het artikel over het service center wat onderin dit artikel staat. Belangrijk hierbij is dat deze boekstuknummers ook correct ingesteld staan in Exact Online. Deze kunnen bepaald worden in het onderhoud van het dagboek bij de stamgegevens.

Exception: GetDebiteurCodeAndAddIfNotExists(00001): DebtorExists: XmlApiRequest: Forbidden: - Response: '', StatusCode: 'Forbidden': ReasonPhrase: 'Forbidden'
. Rate limit day or minute (limit: 50000) exceeded? (Remaining: 49998,reset at: 1607385600000).

In ExactOnline is het limiet van het aantal requests van 50000 (verzoeken die andere applicaties zoals Coachview naar Exact verzenden) overschreden.

Zie ook de kennisbank van Exact: API limits.

Exception: .ctor: GetRefreshToken: RefreshToken: 'Ongeldige aanvraag of ongeldig token ontvangen: ResponseValue: 'An error occured: status (BadRequest), message {"error":"invalid_client", "error_description":"Client with identifier 'c0b00a2d-53a8-45e9-a2ab-aeefc6c77955' not found"} ), original (The remote server returned an error: (400) Bad Request.)''

Het token is niet meer geldig. Ga naar het servicecenter en open panel = Exact. Klik op de knop 'Authentiseren'.

Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Verplicht: Relatie Ongeldig: Grootboekrekeningtype'.'.

Controleer het dagboeknummer van het verkoopdagboek en grootboekrekeningnummer voor debiteuren.

Message: 'Error: Element: GLTransaction, Topic: GLTransactions, message: Onderwerp [GLTransactions] : Onbekend: Boekjaar (Periode-datumtabel)'.

De reden is dat er in Exact nog geen periode-datum tabel aangemaakt is met daarin de betreffende datum. Informatie hierover kun je lezen op kennisbank van Exact bij financiële periode openen.

Melding: Token is not allowed because of invalid or empty chainID.

Oorzaak en oplossing vind je in dit artikel.

Melding: Bankentryline is geen debiteur grootboek. Factuurnummer 210001

Deze melding komt bij de betaaldregistratie. Zodra je in het bankboek in Exact Online een openstaande post afboekt, dan wordt een webhook (bericht) verstuurd vanuit Exact Online naar Coachview. In Exact Online kun je in het bankboek openstaande posten afboeken voor debiteuren en crediteuren. Voor de betaaldregistratie van Exact Online naar Coachview zijn alleen openstaande posten van debiteuren die een openstaande factuur hebben van belang.

In de melding staat voorbeeld factuur 210001. Wanneer je in Exact Online de openstaande post van de debiteur afboekt met boekstuknummer 210001, dan wordt deze in Coachview op betaald gezet.

Echter wanneer je in Exact Online ook voor crediteuren een openstaande post hebt met boekstuknumer 210001 en je boekt deze af in het bankboek, dan wordt er ook een webhook naar Coachview gestuurd. Deze webhook zal Coachview niet accepteren omdat de grootboekrekening crediteuren geen debiteurengrootboekrekening is.

Een mogelijke oplossing is om voor de crediteuren een andere reeks te gebruiken voor de boekstuknummers.

Melding: Ongeldige aanvraag of ongeldige token ontvangen. Password has expired.

Een refresh token verliest o.a. zijn geldigheid als de Exact Online gebruiker geblokkeerd is omdat het wachtwoord is verlopen. In dat geval verschijnt deze melding '....Password has expired' bij het exporteren van facturen.

Om weer een geldig refresh token te krijgen moet dan worden ingelogd met het Exact Online account (het account met de juiste rechten om de koppeling te kunnen uitvoeren, dus moet een account zijn dat ook rechten heeft om boekingen in Exact Online te importeren). Dit doe je door vanuit menu Integraties de Exact online koppeling te selecteren, knop 'configureren' te drukken en dan opnieuw te authenticeren (knop authenticeren drukken) en met het juiste Exact account en bijbehorend wachtwoord van Exact in te loggen.

Fout: Error: Element: Costcenter, Topic: GLTransactions, Message: 'Gegeven bestaat reeds.'

De reden van de melding is dat de code van de kostenplaats langer is dan de maximale 8 karakters. Pas de kostenplaatscode aan en voer de actie opnieuw uit. De omschrijving kan wel meer informatie bevatten. LET OP dat de kostenplaats (eerste 8 karakters) reeds aangemaakt is in Exact Online

Fout: 'Error: Element GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Niet toegestaan: Btw-code'.

De reden van de melding is de verkoopregel gekoppeld is aan een grootboekrekening die als grootboekrekening gekoppeld is aan een btw-code. Normaal gesproken boek je omzet op bijvoorbeeld grootboekrekening 8000 en koppel je btw-code 01 (21%). Aan deze btw-code is een grootboekrekening gekoppeld, bijvoorbeeld 1510. Op die manier kun je in Exact Online op de grootboekkaart van grootboekrekening 1510 precies zien hoeveel btw er geboekt is op btw-codes waar deze grootboekrekening gekoppeld is.

De reden van deze melding is dat je in genoemde voorbeeld omzet boekt op rekening 1510 met daaraan gekoppeld btw-code 01. Dat gaat niet en is functioneel ook niet correct. Functioneel kun je deze boeking in Exact Online ook niet maken, dus de koppeling accepteert dat ook niet. Het is eenvoudig op te lossen door de juiste grootboekrekening te boeken.

Fout: 'Error: Element GLTransaction, Topic: GLTransactions, Message: 'Onderwerp [GLTransactions] Property 'InvoiceAccount' of business component 'SalesEntryLine' is mandatory.

De reden van de melding is dat de grootboekrekening die in het service center gekoppeld staat bij "Debiteur grootboekrekeningnummer" in Exact Online niet het type "Debiteuren" heeft. Kijk bij het verkoopdagboek welke grootboekrekening daar gekoppeld is en geef die in bij het service center.

Betaaldregistratie werkt niet correct

In het service center is het mogelijk om de optie "Gebruik betaaldregistratie" aan te zetten. Hiermee wordt de webhook geactiveerd die een bericht vanuit Exact Online naar Coachview stuurt zodra een openstaande post betaald is in het bankboek.

Wanneer deze niet naar Coachview gestuurd wordt, dan kan een mogelijke oorzaak zijn dat de doeladministratie in het service center niet correct is. In een situatie stond een # achter het nummer waardoor het niet werkt. Controleer altijd of de doeladministratie klopt.

Fout: time-out

Het kan zijn dat de actie voor het versturen van de factuur rond middernacht wordt uitgevoerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als je de factuurdatum naar de toekomst hebt verplaatst. De factuur zal dan, als er geen tijd is ingesteld, rond 12 uur in de nacht op definitief worden gezet. Exact geeft aan dat in de periode 12:00 en 01:00 's nachts druk is en er vertragingen kunnen optreden die time-outs veroorzaken. Verder is tussen 4 en 4:30 in de nacht de Exact API's niet beschikbaar.

Fout: Response: '', StatusCode: '429': ReasonPhrase: 'Too Many Requests'

De melding komt door een blokkade op het aantal requests op de servers van Exact. De oorzaak is dat het aantal requests per minuut bereikt is. Dit betekent dat er in een kort moment te veel facturen naar Exact gestuurd worden. De export naar Exact Online wordt geregeld via de actie-template "Exporteer factuur naar boekhouding". Deze actie-template dient normaal gesproken niet gekoppeld te worden en wordt automatisch vanuit de koppeling geactiveerd en uitgevoerd.

Oplossing:

1. Kopieer actie-template "Exporteer naar boekhouding" gekopieerd naar "Exporteer naar boekhouding Extra".
2. De actie-template "Exporteer naar boekhouding Extra" dient gekoppeld te worden aan de opleidingssoorten.

Instellingen actietemplate exporteer naar boekhouding:

1. 0 minuten na optreden gebeurtenis (Factuur is op definitief gezet)
2. verloopt 30 minuten na optreden gebeurtenis
3. afronden na verlopen "ja"
4. Voorwaarden factuur is bevestigd "nee" en factuur is geëxporteerd "nee"

Instellingen actietemplate exporteer naar boekhouding extra:

1. 30 minuten na optreden gebeurtenis (Factuur is op definitief gezet)
2. verloopt na 45 minuten
3. afronden na verlopen "nee"
4. Voorwaarden factuur is bevestigd "nee" en factuur is geëxporteerd "ja"

Wanneer wordt welke actie-template gebruikt? De eerste actie-template "Exporteer naar boekhouding" zorgt ervoor dat 90% (of meer) van de facturen goed geëxporteerd worden naar Exact Online. Wanneer deze niet goed gaat dan wordt deze actie na 30 minuten automatisch afgerond zodat deze niet blijft staan bij openstaande acties.
De tweede actie-template "Exporteer naar boekhouding Extra" zorgt ervoor dat de acties die met de eerste actie-template niet goed gaan, toch nog geëxporteerd worden. Omdat er bij deze actie-template voorwaarden gekoppeld zijn worden deze acties alleen getoond, wanneer de export niet goed gegaan is.

Vergeet niet:
De actie-template "Exporteer naar boekhouding Extra" dient nog gekoppeld te worden aan de opleidingssoort(en).