Een inschrijving vanuit het opleidingsportaal of website resulteert in een webaanvraag. De gegevens van bedrijf, contactpersoon (deelnemers), debiteur, opleidingssoort en opleiding worden op verschillende manieren gematched met bestaande dossiers in Coachview.
Matching algemeen
Bij het verwerken van de webaanvraag vind matching plaats op bedrijf, persoon en debiteur. Dit betekent dat Coachview controleert of:
- Voor het bedrijf al een bedrijfsdossier is aangemaakt.
- Contactpersoon al een persoonsdossier is aangemaakt.
- Deelnemer(s) al een persoonsdossier is aangemaakt.
- Het bedrijf of de contactpersoon als debiteur worden aangemerkt en of voor deze al een debiteurendossier is aangemaakt.
- Er wordt gestopt met matching alleen als er een directe match is.
- Er wordt doorgezocht bij geen match of multiple-match. Worden er bijvoorbeeld 2 personen gevonden met hetzelfde e-mailadres? Dan is er geen sprake van een directe match. Status wordt multiple-match met het aantal gevonden resultaten.
Meer weten over verwerken webaanvraag? Lees hier meer over deelnemers inschrijven via de webaanvraag.
Matching bedrijf
De volgende criteria bepalen of een bedrijf wordt gematched, matching vindt plaats in deze volgorde.
- ExternID met of zonder combinatie ExternSource (zie voorbeeld hieronder).
- BIN (Bedrijfsidentificatienummer, bijvoorbeeld KvK).
- Op naam van het bedrijf en postadres.
- Op naam van het bedrijf: naam van het bedrijf moet precies overeenkomen.
- E-mailadres van het bedrijf.
- Op meegegeven CompanyId van de contactpersoon. Alleen als nog geen directe of multiple match is en naam en emailadres van het bedrijf zijn leeg.
Matching persoon
De volgende criteria bepalen of een persoon wordt gematched, matching vindt plaats in deze volgorde.
- PersoonId (is database id van Coachview)
- ExternID met of zonder combinatie ExternSource (zie voorbeeld in het volgende hoofdstuk).
- E-mailadres.
- Achternaam en geboortedatum.
- Achternaam, tussenvoegsels en voornaam.
Let op! Wanneer een persoon zich voor een volgende inschrijving aanmeldt met een ander e-mail adres dan bij de eerdere inschrijving, en bij de eerdere inschrijving de geboortedatum niet was ingegeven (en dus leeg is op het persoonsdossier), dan wordt de persoon niet automatisch gematched op alleen maar Achternaam, tussenvoegsels en voornaam. Dit ter voorkoming dat wanneer een "Piet Jansen" zich aanmeldt met geboortedatum, en er al een "Piet Jansen" in Coachview geregistreerd staat zonder geboortedatum deze zomaar automatisch gematched wordt aan wellicht het verkeerde persoonsdossier.
In voorkomende gevallen kun je zelf handmatig een aanvullende check doen bij het verwerken van een webaanvraag: dus, wordt er geen match gevonden, dan eerst nog even op het loepje klikken om de personenlijst van Coachview te raadplegen om zo te kijken of de persoon wellicht al in Coachview geregistreerd staat zonder geboortedatum.
Matching ExternId met/zonder Externsource
In dit voorbeeld zie je hoe matchiing plaatsvind als er wel of geen externsource is ingevuld.
| Coachview | Webaanvraag | Match? |
|---|---|---|
| ExternId: 123 ExternSource: abc |
ExternId: 123 ExterSource: abc |
Ja |
| ExternId: 123 ExternSource: | ExternId: 123 ExternSource: 'niet meegestuurd' |
Ja |
| ExternId: 123 ExternSource: abc |
ExternId: 123 ExternSource: def |
Nee |
| ExternId: 123 ExternSource: abc |
ExternId: 123 ExternSource: 'niet meegestuurd' |
Nee |
Matching debiteur
Bij het matchen van een debiteur probeert Coachview een ontvangen debiteur te koppelen aan een bestaande debiteur in het systeem. Dit gebeurt op basis van meerdere criteria, waarbij prioriteit wordt gegeven aan directe matches op unieke gegevens zoals debiteurnummer of IBAN. Als er geen directe match wordt gevonden, wordt gekeken naar bedrijf- of contactpersoongegevens. Indien er geen enkele match mogelijk is, kan een nieuwe debieur worden aangemaakt.
De volgende criteria bepalen of een debiteur kan worden gematched, matching vindt plaats in deze volgorde.
- Particuliere check (particulier = true). Bedrijf wordt genegeerd.
- Match op debiteurennummer.
- Match op debiteurennummer extern. Als er zowel een match op debiteurennummer als extern debiteurennummer wordt gevonden, wordt de uiteindelijke match gebaseerd op het externe debiteurennummer.
- Match op IBAN. Als meerdere debiteuren hetzelfde IBAN nummer hebben, wordt dit gemeld en moet handmatig de debiteur gekozen worden.
- Match op bedrijf of contactpersoon met behulp van bedrijfsid of persoonsid (particulier = true of er is geen bedrijf ingevuld).
- Match op betaalwijze.
Matching opleidingssoort
De volgende criteria bepalen of een opleidingssoort gematched kan worden:
- Code.
- Naam.
Matching opleiding
De volgende criteria bepalen of een opleiding gematched kan worden:
- Code.
- Naam.