Zoals je in de introductie hebt kunnen lezen worden van de Coachview facturen automatisch verkoopboekingen (in het verkoopdagboek inclusief grootboekrekening, kostenplaats, project en BTW) gemaakt in AFAS.
De debiteuren van Coachview worden automatisch aangemaakt als klantrelatie in AFASals deze nog niet bestaan.Hoe je de koppeling, via het service center in Coachview, moet inrichten en (de)activeren lees je met behulp van een aantal stappen in onderstaande presentatie. De belangrijkste velden worden toegelicht.
Start
| Klik in menu 'Integraties' op menu-item 'Integraties'. | |
| Klik in 'Boekhouding' panel 'AFAS' op de knop 'Configureren'. | |
| Het eerste invulveld dat je op het scherm ziet geeft de naam weer van de koppeling. Standaard staat daar 'AFAS ', maar de naam mag je overschrijven. | |
| Alle velden in Coachview zijn voorzien van een omschrijving waarin wordt uitgelegd wat je moet invullen. Een aantal velden lichten we hieronder verder uit. | |
| Administratienummer vrij veld. | Wil je Coachview aan meerdere administraties koppelen? Selecteer hier dan het vrije veld dat is toegevoegd aan de kostenplaats. Hoe je een vrij veld aanmaakt lees je hier. |
| Controle debiteur bestaat. |
Zet je het vinkje? Dan wordt er een controle uitgevoerd of de debiteur bestaat in AFAS. Bestaat de debiteur nog niet dan wordt deze aangemaakt. Let op:
|
| Debiteur externsource: | Vul het externsource in uit het bedrijfsdossier dat is gekoppeld aan deze debiteur. Daarmee geef je aan dat je via import bedrijven via het externeid en externsource het Afas debiteurnummer hebt bepaald. Heb je een waarde ingevuld? Bepaal dan via Extern id (optie 1) dat het debiteurnummer gelijk wordt aan dit externid en kies de waarde 'BedrijfPersoonExternId'. |
| Prefix: | Wil je dat het Coachview debiteurnummer een extra prefix krijgt? Vul deze dan hier in. Deze prefix wordt alleen toegevoegd als het interne debiteurennummer van Coachview wordt gebruikt. |
| Boekingstype BTW: |
Deze bepaalt welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het boekingsjaar en boekingsperiode. Je hebt de volgende keuzes:
|
| Factuur Boekingsperiode (optie 1): |
Welke datum uit Coachview moet worden gebruikt voor het bepalen van de boekingsperiode? Je hebt de keuze uit:
|
| Het bepalen van de order start- en einddatum bepaal je in een van de volgende stappen. De exportdatum is de datum waarop de factuur naar AFAS wordt geëxporteerd. | |
| Factuur Boekingsperiode (optie 2): | Selecteer optie 2 als je verwacht dat de eerste optie geen datum kan opleveren. |
| Factuur prefix: | Coachview factuurnummers beginnen standaard bij 00001. Wil je een afwijkend factuurnummer gebruiken om reeds gebruikte factuurnummers in ExactOnline te vermijden? Vul een prefix (bijvoorbeeld 2018) in. Dit moet een getal zijn en wordt voor het Coachview factuurnummer geplaatst. |
| FactuurVerstuurWijze: |
Bepaal wanneer de definitieve facturen naar AFAS geëxporteerd moeten worden.
|
| FactuurProjectCode: |
Projectcode laten genereren uit een Coachview veld naar AFAS. Je hebt de mogelijkheden uit:
|
| Kies je voor optie 2 of 3? Dan moet het referentienummer bij de aanvraag/factuur zijn ingevuld. Het verplicht invullen kun je per debiteur regelen via optie: 'Verplicht in de aanvraag'. Meer weten? Klik dan hier en lees meer of het debiteurendossier. | |
Let op!De code mag niet langer zijn dan 15 karakters. | |
| ProjectIncasseren: |
Hierbij heb je de keuzen: Meer informatie
|
| Organisatorische eenheid: | De organisatorische eenheid moet vastgelegd worden in een vrijveld bij de opleiding met de naam 'VrijveldOrgVes'. |
| Het vrije veld kun je via menu 'Instellingen' en menu-item 'Vrije velden' aanmaken. |
Activeren
|
Activeren van de koppeling doe je als volgt:
| |
|
De koppeling kan altijd:
| |
|
Let op bij het pauzeren:
|
|
November '25