Twinfield: Inrichten en activeren

Authenticatie/status:

1. Is de knop rooddan is de koppeling nog niet tot stand gebracht.
2. is de knop groendan is de koppeling geauthentiseerd en tot stand gebracht.

Is de knop rood? Klik dan nog niet op deze knop, dat gaan we in een van de volgende stappen doen.

Per optie heb je de volgende keuzes:

1. BedrijfPersoonExternId: de debiteuren zijn geïmporteerd uit Twinfield. Het debiteurennummer is vastgelegd in het bedrijfs- of persoonsdossier in tab ‘Algemeen’ als ExternId.
2. Debiteurnummerextern: bestaat de debiteur al in Twinfield en heb je deze niet vanuit Twinfield geïmporteerd? Dan kun je in het debiteurendossier zelf het nummer uit Twinfield invullen.
3. Debiteurnummer: dit is het nummer dat Coachview voor je automatisch aanmaakt. Hiermee geef je aan dat nieuwe debiteuren in Coachview ontstaan.

In het voorbeeld wordt in deze volgorde het debiteurennummer naar Twinfield geëxporteerd:

1. ExternId uit het bedrijfsdossier (10005) waarbij voor externsource 'Twinfield' is ingevuld.
2. Debiteurnummer extern (125498)
3. Debiteurnummer: (00005)

Factuur boekingsperiode: e keuzes zijn factuurdatum, exportdatum, factuur startdatum order, factuur einddatum order. Selecteer je factuur startdatum order of factuur einddatum order? Dan moet je de volgende opties instellen:

Dit doe je via menu ‘Instellingen’ en menu-item ‘Opties’. Je vindt deze opties in het panel ‘Factuur’. Als je een factuurdossier opent dan zie je beide datums in tab ‘Algemeen’ onderaan terug.

Het is mogelijk om de boekingsperiode niet door Coachview te laten bepalen maar door Twinfield op basis van de boekingsperiodes in Twinfield. Door bij de instelling 'Factuur boekingsperiode (optie1 en 2)' beide opties leeg te laten, wordt ingesteld dat de periode niet meegestuurd wordt vanuit Coachview. Hierdoor gaat Twinfield vervolgens tijdens het verwerken van de factuur op basis van de boekingsperiodekalender van Twinfield zelf alsnog de juiste boekingsperiode toekennen. Dit is met name handig wanneer je met een gebroken boekjaar werkt en dus met een afwijkende periodekalender werkt.

Is de keuze uit optie 1 niet bekend dan wordt deze keuze geselecteerd. Daarbij heb je dezelfde mogelijkheden als bij optie 1 en kun je dus gebruiken als failsafe.

Wil je een projectcode meesturen? Selecteer dan een van de volgende opties:

1. Aanvraagnummer.
2. Referentienummer dat je bij de aanvraag hebt ingevuld.
3. Referentienummer dat je bij de factuur hebt ingevuld.
4. Code van de opleiding.
5. Code van de opleidingssoort.

Bepaal wanneer de definitieve facturen naar Twinfield geëxporteerd moeten worden.

1. Realtime: de factuur en debiteurgegevens worden direct geëxporteerd. Dit gebeurt met behulp van een automatische actie 'Koppeling FactuurExporteerNaarBoekhouding'. De actietemplate die deze actie stempelt, wordt door Coachview automatisch aangemaakt en kun je zelf bewerken.
2. Bulk ('s nachts): de facturen en debiteurgegevens worden op een bepaald tijdstip in de nacht verstuurd. Stuur een e-mail naar onze supportafdeling (support@coachview.com). Zij zorgen ervoor dat de export middels een job in de door jouw bepaalde herhaling (dag/week/maand) wordt uitgevoerd. Let op! Er zijn limieten voor het aantal te versturen facturen in bulk, we raden 'realtime' versturen aan.

De koppeling kan altijd:

1. Gepauzeerd worden. Dit betekent dat er geen contact meer is met Twinfield. Klik op de knop ‘Hervatten’ om het pauzeren op te heffen.
2. Worden verwijderd.
3. Nogmaals getest worden.

Let op bij het pauzeren:

1. De instellingen zullen behouden blijven.
2. De kosten van het abonnement zal maandelijks  toch gefactureerd worden.