Het aanmaken van een evaluatie, het versturen van uitnodigingen, het herinneren als de evaluatie nog niet is ingevuld en het sluiten van een evaluatie, is een tijdrovend werkje dat nog wel eens vergeten wordt. Coachview ontzorgt door dit voor je te regelen via een geautomatiseerd proces. Daarvoor maak je gebruik van actie- en document-templates.
Stappen
| Het automatiseren van de evaluatie maak je mogelijk in vier stappen. De vier actietemplates die daar voor nodig zijn zie je in de afbeelding groen weergegeven. Vanuit de opleiding is het mogelijk om een samenvatting naar de docenten en/of contactpersonen te sturen (blauw). |
Bekijk hoe je de vier actie-templates rondom de evaluatie aanmaakt via deze video
Bibliotheek
| Alle actie-templates kun je selecteren uit onze bibliotheek. Heb je een nieuwe actietemplate aangemaakt? Klik dan op het pijltje 'Template uit bibliotheek' (1). |
| Selecteer een template en pas deze naar behoefte aan. |
| Hieronder vind je in verschillende stappen uitgelegd hoe je de actie-templates kunt maken/aanpassen. |
Stappen uitgelegd
Stap 1: open de evaluatie
| Een evaluatie die wordt toegevoegd aan een opleiding krijgt de status 'Concept'. Het openen van de evaluatie heeft tot gevolg dat de vragen en de ontvangers worden toegevoegd aan de evaluatie. De status van de evaluatie wordt veranderd naar 'Open'. | |
Actie-template | |
| Naam | Evaluatie stap1 - Evaluatie openen - [Evaluatie:Opleidingnaam] [Opleiding:Naam] |
| Template uit bibliotheek | Ja |
| Uitvoering | Automatisch |
| Datagroep | Evaluatie |
| Proces | Evaluatie open zetten |
| Gebeurtenis | Evaluatie is aangemaakt. |
| Moment |
|
| Verloopt |
|
| Tijd | niet invullen |
| Afronden na verlopen | Nee |
| Actie aanmaken | Altijd |
| Voorwaarden |
|
| Opmerking |
|
Stap 2: nodig de ontvanger uit
| Is de evaluatie geopend dan worden automatisch de ontvangers toegevoegd. Per ontvanger wordt er één actie gestempeld die er voor zorgt dat de uitnodiging wordt verstuurd. | |
Actie-template | |
| Naam | Evaluatie stap 2 - Evaluatie uitnodiging [Evaluatie:Opleidingnaam] - [Persoon:NaamVolledig] |
| Template uit bibliotheek | Ja |
| Uitvoering | Automatisch |
| Datagroep | Evaluatieitem |
| Proces | Versturen e-mail. |
| Gebeurtenis | Ontvanger is toegevoegd aan de evaluatie. |
| Document-template | Evaluatie uitnodiging [Evaluatie:Opleidingnaam] - [Persoon:NaamVolledig] (opmerking 1) |
| Moment |
|
| Verloopt |
|
| Tijd | Niet invullen |
| Afronden na verlopen | Nee |
| Actie aanmaken | Altijd |
| Voorwaarden |
|
| Opmerking |
|
Stap 3: stuur de herinnering
| Heeft een ontvanger de evaluatie nog niet ingevuld of gedeeltelijk ingevuld dan ontvangt deze automatisch een herinnering. | |
Actie-template | |
| Naam | Evaluatie stap 3 - Evaluatie herinnering [Evaluatie:Opleidingnaam] - [Persoon:NaamVolledig] |
| Template uit bibliotheek | Ja |
| Uitvoering | Automatisch |
| Datagroep | Evaluatieitem |
| Proces | Versturen e-mail. |
| Gebeurtenis | Ontvanger is toegevoegd aan de evaluatie. |
| Document-template | Evaluatie herinnering [Evaluatie:Opleidingnaam] - [Persoon:NaamVolledig] wordt voor je aangemaakt en kun je zelf aanpassen (opmerking 1). |
| Moment |
|
| Verloopt |
|
| Tijd | Niet invullen |
| Afronden na verlopen | Nee |
| Actie aanmaken | Altijd |
| Voorwaarden |
|
| Opmerking |
|
Stap 4: sluit de evaluatie
| Na een bepaalde periode mag de evaluatie gesloten worden. en kan dus niet meer ingevuld worden. Let op dat deze niet conflicteert met de evaluatie maximale responsdagen in tabblad 'Algemeen' van een sjabloon. De status 'Open' wordt omgezet naar 'Afgerond'. | |
Actie-template | |
| Naam | Evaluatie stap 4 - Evaluatie afsluiten - [Evaluatie:Opleidingnaam] [Opleiding:Naam] |
| Template uit bibliotheek | Ja |
| Uitvoering | Automatisch |
| Datagroep | Evaluatie |
| Proces | Evaluatie afronden |
| Gebeurtenis | Evaluatie is aangemaakt. |
| Moment |
|
| Verloopt |
|
| Tijd | niet invullen |
| Afronden na verlopen | Nee |
| Actie aanmaken | Altijd |
| Voorwaarden |
|
| Opmerking | |
Stap extra: samenvatting naar docenten
| Stuur een e-mail met een link naar de docenten die zijn ingepland in de opleiding of onderdeel zodat de docent de samenvatting (analyse) kan bekijken. In deze analyse zie je geen namen van de ontvangers. De link is real-time, dit betekent dat de inhoud van de analyse kan veranderen doordat een ontvanger de evaluatie heeft ingevuld. | |
Actie-template | |
| Naam |
|
| Template uit bibliotheek | Ja |
| Uitvoering | Automatisch |
| Datagroep |
|
| Proces | Versturen e-mail |
| Gebeurtenis |
|
| Document-template | Evaluatie samenvatting naar docent opleiding [Opleiding:Naam] - [OpleidingsDocentPersoon:NaamVolledig] wordt voor je aangemaakt en kun je zelf aanpassen. |
| Moment |
|
| Verloopt |
|
| Tijd | Vergeet niet een tijd in te stellen zodat de mail niet 's nachts wordt verstuurd. |
| Afronden na verlopen | Nee |
| Actie aanmaken | Altijd |
| Voorwaarden |
|
| Opmerking | |
Stap extra: samenvatting naar contactpersoon
| Stuur een e-mail met een link naar de contactpersoon van de aanvraag. In deze analyse zie je geen namen van de ontvangers. De link is real-time, dit betekent dat de inhoud van de analyse kan veranderen doordat een ontvanger de evaluatie heeft ingevuld. Alleen de antwoorden van deelnemers die zijn toegevoegd aan de aanvraag zijn in te zien. | |
Actie-template | |
| Naam | Evaluatie stap 6 - Evaluatie samenvatting naar contactpersoon aanvraag [Opleiding:Naam] - [AanvraagContactpersoon:NaamVolledig] |
| Template uit bibliotheek | Ja |
| Uitvoering | Automatisch |
| Datagroep | Opleidingsaanvraag |
| Proces | Versturen e-mail |
| Gebeurtenis | Aanvraag is toegevoegd aan een opleiding |
| Document-template | Evaluatie samenvatting naar docent opleiding [Opleiding:Naam] - [OpleidingsDocentPersoon:NaamVolledig] wordt voor je aangemaakt en kun je zelf aanpassen. |
| Moment |
|
| Verloopt |
|
| Tijd | Vergeet niet een tijd in te stellen zodat de mail niet 's nachts wordt verstuurd. |
| Afronden na verlopen | Nee |
| Actie aanmaken | Altijd |
| Voorwaarden |
|
| Opmerking |
|
Let op!De contactpersoon kan hetzelfde zijn als de deelnemer. | |
Activeren
| De actie-templates 'openen', 'uitnodigen', 'herinneren' en 'sluiten' voeg je toe aan een of meerdere evaluatie-templates. |
| Open de evaluatie-template via menu 'Werkproces' en menu-item 'Evaluatie-template'. Klik op de naam van de evaluatie-template om deze te openen. |
|
| De actietemplate voor het versturen van de samenvatting naar de docent voeg je toe aan een of meerdere opleidingssoorten of opleidingssoortonderdelen. |
| De actietemplate voor het versturen van de samenvatting naar de docent voeg je toe aan een of meerdere opleidingssoorten of opleidingssoortonderdelen. |
| De actietemplate voor het versturen van de samenvatting naar de contactpersoon aanvraag voeg je toe aan een of meerdere opleidingssoorten. |
September '25