Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Documenten en mailings: één document printen / e-mailen

  • Bijgewerkt

Soms heb je de behoefte om zelf één document te maken, te printen of te e-mailen. Denk bijvoorbeeld aan een presentie- of deelnemerslijst bij een opleiding, een offerte bij een aanvraag of een overzicht van geregistreerde medewerkers bij een bedrijf. In Coachview maak je dan gebruik van een document-template. Als voorbeeld maken we een presentielijst bij een opleiding.

Zo maak je de presentielijst

In dit voorbeeld heb je een document-template nodig gemaakt met datagroep 'Opleiding'. Wil je een presentielijst printen per onderdeel dat heb je een document-template nodig op datagroep 'Opleidingsonderdeel'.
Open de opleiding en klik op de tab 'Documenten'.

Je hebt twee mogelijkheden:

  1. Bekijk een voorbeeld op het scherm. 
    • Voordeel het document wordt niet gemaakt.
    • Voordeel je kunt snel even controleren of alle samenvoegcodes zijn vertaald.
    • Nadeel het te printen document kan er net iets anders uitzien. What you see is not what you get. Wil je zeker weten dat de layout van het document (e-mail of print) goed is dan moet je het document maken en e-mailen of printen.
  2. Maak een nieuw document aan.
Klik op de knop 'Nieuwe' (2)
De lijst met document-templates wordt geopend, waarbij alleen die document-templates getoond worden die je hier kunt gebruiken. Zoek en selecteer de document-template door op de naam te klikken.
alt

Het document wordt gemaakt en je komt in tab 'Algemeen' in de bewerkmodus.
Hier kun je o.a.:

  • De naam en het onderwerp (voor de e-mail) aanpassen.
  • Met behulp van de knop 'Bewerken' het document weer verwijderen.
Klik op 'Opslaan'.
Klik op de tab 'Editor'. Hier zie je het gegenereerde document.
alt
De inhoud van het document kun je naar behoefte nog aanpassen. Vergeet daarbij niet op 'Opslaan' te klikken.

Bovenaan het scherm kun je:

  1. Van het document een PDF maken zodat deze geprint of buiten Coachview gemaild of opgeslagen kan worden.
  2. Mail het document vanuit Coachview. Let op, de presentielijst komt direct in de mail en wordt niet verstuurd als PDF-bijlage.
PDF / Printen
Klik op de knop 'PDF / printen'. Het document wordt als PDF gemaakt en via de browser gedownload.
Als je het document opent kun je het printen. Het printen is afhankelijk van jouw computer instelling. Dat kan vanuit een PDF programma of via de browser.
Als je het document opent kun je het printen. Het printen is afhankelijk van jouw computer instelling. 
E-mailen
Klik op de knop 'E-mailen en het pop-up venster 'Document verzenden' wordt geopend.
Wat er getoond wordt is afhankelijk van de instellingen in tab 'Algemeen' van de document-template.

Adressen, de afzender, in dit voorbeeld de gebruiker van Coachview die de e-mail gaat versturen. De 'Aan' is niet ingevuld, je moet nu zelf een e-mailadres intypen of selecteren met het vergrootglas.
alt
Dit geldt ook voor de CC en Bcc.
alt
Het onderwerp van de e-mail. Het onderwerp kan al ingesteld zijn in de documenttemplate, maar kun je nog altijd wijzigen.
alt

Bijlage(n) die standaard meegestuurd moet(en) worden. Dit kan al ingesteld zijn in de document-template, maar kun je ook via het vergrootglas zelf selecteren.

  1. Selecteer een intern document, gegenereerd via Coachview of een extern document dat je in Coachview hebt geüpload.
  2. Selecteer een documen-ttemplate die de bijlage verzorgt. Dit document wordt niet in Coachview opgeslagen.
  3. Selecteer een document-template die de bijlage verzorgt. Dit document wordt in Coachview opgeslagen.
  4. Bepaal bij optie 2 en 3 de naam van de bijlage, je hebt de keuze in naam of onderwerp.
alt

Extra instellingen:

  1. Vink aan als een ICS bestand van de planning als bijlage meegestuurd moet worden.
  2. Vink aan als je een ontvangstbevestiging wilt ontvangen, deze vind je terug in jouw mailprogramma.
  3. Vink aan als je een leesbevestiging wilt ontvangen, deze vind je terug in jouw mailprogramma.
  4. Stuur de bijlagen als ZIP bestand mee.
  5. Label de mail als urgent (standaard in te stellen in de document-template).
alt
Klik op de knop 'Verzenden' om de e-mail te versturen.
alt

Document historie (controle)

Wil je controleren wat de historie van het document is? Klik dan op het i'tje in tab 'Algemeen'
alt
  1. Wat is er met het document gebeurd.
  2. Wie heeft het verstuurd.
  3. Wanneer.
  4. Wat was het onderwerp.
  5. Wie is de afzender.
  6. Wie is de ontvanger (Aan).
  7. Is er nog een CC / BCC verstuurd en naar wie.
  8. Zijn er een of meerdere bijlagen verstuurd.

Augustus '26

Verwante artikelen