Documenten en mailings: één document printen / e-mailen

Soms heb je de behoefte om zelf één document te maken, te printen of te e-mailen. Denk bijvoorbeeld aan een presentie- of deelnemerslijst bij een opleiding, een offerte bij een aanvraag of een overzicht van geregistreerde medewerkers bij een bedrijf. In Coachview maak je dan gebruik van een documenttemplate. Als voorbeeld maken we een presentielijst bij een opleiding.

Zo maak je de presentielijst

In dit voorbeeld heb je een documenttemplate nodig gemaakt met datagroep 'Opleiding'. Wil je een presentielijst printen per onderdeel dat heb je een documenttemplate nodig op datagroep 'Opleidingsonderdeel'.

Open de opleiding en klik op de tab 'Documenten'.

Klik op de knop 'Nieuw'

De lijst met documenttemplates wordt geopend, waarbij alleen die documenttemplates getoond worden die je hier kunt gebruiken. Zoek en selecteer de documenttemplate door op de naam te klikken.

Het document wordt gemaakt en je komt in tab 'Algemeen' in de bewerkmodus.
Hier kun je o.a.:

1. De naam en het onderwerp (voor de e-mail) aanpassen.
2. Met behulp van de knop 'Bewerken' het document weer verwijderen.

Klik op 'Opslaan'.

Klik op de tab 'Editor'. Hier zie je het gegenereerde document.

De inhoud van het document kun je naar behoefte nog aanpassen. Vergeet daarbij niet op 'Opslaan' te klikken.

Bovenaan het scherm kun je: Van het document een PDF maken zodat deze geprint of buiten Coachview gemaild of opgeslagen kan worden. Mail het document vanuit Coachview. Let op, de presentielijst komt in het direct in de mail en niet als PDF-bijlage.

PDF / Printen

Klik op de knop 'PDF / printen'.

Het document wordt als PDF gedownload.

Als je het document opent kun je het printen. Het printen is afhankelijk van jouw computer instelling. Dat kan vanuit een PDF programma of via de browser.

E-mailen

Klik op de knop 'E-mailen en het pop-up venster 'Document verzenden' wordt geopend.
Wat er getoond wordt is afhankelijk van de instellingen in tab 'Algemeen' van de documenttemplate.

Adressen, de afzender, in dit voorbeeld de gebruiker van Coachview die de e-mail gaat versturen. De 'Aan' is niet ingevuld, je moet nu zelf een e-mailadres intypen of selecteren met het vergrootglas.
Dit geldt ook voor de CC en Bcc.
Het onderwerp van de e-mail. Het onderwerp kan al ingesteld zijn in de documenttemplate, maar kun je nog altijd wijzigen.
Bijlage(n) die standaard meegestuurd moet(en) worden. Dit kan al ingesteld zijn in de documenttemplate, maar kun je ook via het vergrootglas zelf selecteren. Selecteer een intern document, gegenereerdvia Coachview of een extern document dat je in Coachview hebt geüpload. Selecteer een documenttemplate die de bijlage verzorgt. Dit document wordt niet in Coachview opgeslagen. Selecteer een documenttemplate die de bijlage verzorgt. Dit document wordt in Coachview opgeslagen. Bepaal bij optie 2 en 3 de naam van de bijlage, je hebt de keuze in naam of onderwerp.
Extra instellingen: Vink aan als een ICS bestand van de planning als bijlage meegestuurd moet worden. Vink aan als je een ontvangstbevestiging wilt ontvangen, deze vind je terug in jouw mailprogramma. Vink aan als je een leesbevestiging wilt ontvangen, deze vind je terug in jouw mailprogramma. Stuur de bijlagen als ZIP bestand mee. Label de mail als urgent (standaard in te stellen in de documenttemplate).
Klik op de knop 'Verzenden' om de e-mail te versturen.

Document historie (controle)

Wil je controleren wat de historie van het document is? Klik dan op het i'tje in tab 'Algemeen'

1. Wat is er met het document gebeurd.
2. Wie heeft het verstuurd.
3. Wanneer.
4. Wat was het onderwerp.
5. Wie is de afzender.
6. Wie is de ontvanger (Aan).
7. Is er nog een CC / BCC verstuurd en naar wie.
8. Zijn er een of meerdere bijlagen verstuurd.

Tip

Voor dat je het document maakt kun je nog controleren of het document goed wordt samengesteld.

Klik in de tab 'Documenten' op de knop 'Voorbeeld' en selecteer de documenttemplate.

Een pop-up met het voorbeeld wordt getoond. Het document wordt nog niet gemaakt als je deze optie gebruikt.