Documenten en mailings: meerdere documenten printen / e-mailen

Met behulp van een mailing print of e-mail je documenten met informatie over de gekozen opleiding naar bijvoorbeeld deelnemers die zijn ingeschreven, docenten die voor de opleiding zijn ingepland, contactpersonen van klanten en locaties.

Mailing vanuit de opleiding, naar wie?

Je hebt verschillende mogelijkheden voor het versturen van een mailing:

*Contactpersonen: de e-mail wordt verstuurd naar de contactpersoon die is gekoppeld aan de aanvraag.

Heb je op de knop 'Nieuwe mailing' geklikt dan wordt het mailingscherm geopend en kom je terecht in tab 'Algemeen', bewerkmodus. In onderstaand voorbeeld vanuit de tab 'Deelnemers' het versturen van een extra mailing vanuit de opleiding. Daarvoor wordt een 'blanco' documenttemplate gebruikt met alleen de aanhef en handtekening. De inhoud moet nog zelf ingevuld worden. Een blanco documenttemplate daarvoor kun je selecteren uit onze bibliotheek. Dit kun je doen wanneer je een nieuw documenttemplate hebt aangemaakt.

Nieuwe mailing

Naam: er wordt standaard een naam gegeven. Deze mag je wijzigen. Datagroep: de datagroep voor deelnemers en contactpersonen is automatisch ingevuld. Voor docenten en locaties moet je deze zelf selecteren. Template: selecteer met behulp van het vergrootglas de 'blanco' documenttemplate. Door de keuze van de datagroep worden alleen die documenttemplates getoond die toepasbaar zijn.

Voeg ontvangers automatisch toe: het vinkje zorgt ervoor dat automatisch de ontvangers aan de mailingitems lijst worden toegevoegd. Zet je dit vinkje uit dan kun je zelf in de mailingitems lijst de ontvangers selecteren. Dit is handig als je de certificaten wilt printen of e-mailen. Bij het selecteren van ontvangers in de mailingitems lijst kun je zoeken op opleidingsvraag 'Akkoord'. Heb je presentie- en of slagingsplicht en is de status van de opleiding 'Uitgevoerd'? Dan wordt het akkoord bepaald.

Selecteer ook ontvangers waarvoor deze template al eens gebruikt is:

1. Staat het vinkje uit? Dan worden automatisch alle ontvangers uitgesloten van deze mailing die een mail hebben ontvangen of waarvoor een print is gegenereerd met behulp van het geselecteerde documenttemplate. Daarmee voorkom je dat je per ongeluk twee of meerdere keren hetzelfde document stuurt. Heb je net een nieuwe ontvanger toegevoegd en heeft deze ontvanger het document nog niet gehad, dan wordt alleen deze ontvanger aan de mailingitems lijst toegevoegd.
2. Vink je het hokje aan? Dan worden alle ontvangers toegevoegd aan de mailingitems lijst ongeacht of deze het document al hebben ontvangen. Handig als de opleiding anders is gepland, en je aan iedereen opnieuw de uitnodiging wilt sturen of een document opnieuw moet printen.

Omschrijving: je mag een extra omschrijving invullen als meer uitleg nodig is over deze mailing. Alternatieve adressering: gebruik een of meerdere samenvoegcodes om de adressering aan te passen. Alternatieve aanhef: gebruik een of meerdere samenvoegcodes om de aanhef aan te passen.

Je kunt deze velden gerust leeglaten. In de documenttemplate heb je al geregeld hoe de adressering en aanhef getoond moeten worden.

Adrestype: ga je een brief printen en heb je in de aanhef het postadres van het bedrijf als samenvoegcodes geplaatst? Dan wordt gecontroleerd of het postadres is ingevuld. Is dit niet het geval? Dan krijg je een melding er wordt er niets geprint. Je kunt hier ook nog kiezen voor 'Bezoekadres bedrijf', 'Factuuradres bedrijf', 'Overigadres bedrijf', 'Prive-adres persoon'. Emailtype: ga je e-mailen? Dan wordt gecontroleerd of een e-mail in het persoonsdossier ingevuld is met dit type Is dit niet het geval? Dan volgt een melding en wordt er niet gemaild naar die personen waarvan het emailtype niet voldoet. Je kunt kiezen uit control op 'Eerste', 'Privé', 'Mobiel', 'Bedrijf', 'Voorkeur'. Standaard staat 'Zakelijk' ingesteld. Opt-in controle: vink je deze optie aan? Dan wordt er gecontroleerd of opt-in staat geselecteerd bij de persoon. Als een mailing verstuurd vanuit een opleiding dan is deze controle niet nodig. Inactief: heb je een mailing aangemaakt. maar is deze niet goed? Dan kun je 'Inactief' aanvinken. De mailing verdwijnt naar de achtergrond en zie je in de opleiding niet meer terug.

Heb je alles goed ingevuld klik dan op 'Opslaan' en de mailing wordt voor je aangemaakt. Je ziet vier tabs verschijnen die verderop worden uitgelegd. Tab 'Ontvangers' wordt automatisch geselecteerd.

Tab Mailing template

Via de tab 'Mailing template' kun je o.a.:

1. De naam van het document dat gegenereerd wordt aanpassen (let op de samenvoegcodes).
2. Het onderwerp van de e-mail (let op de samenvoegcodes) aanpassen.
3. Referentienummer aanpassen.
4. Marges aanpasen.

Klik daarvoor eerst op de knop 'Bewerken'. Vergeet niet op 'Opslaan' te klikken.

Tab Editor

In deze tab kun je de tekst aanpassen. De inhoud van de documenttemplate zie je hier terug, inclusief samenvoegcodes. Wijzigingen worden alleen doorgevoerd en opgeslagen bij deze mailing en niet in de documenttemplate.

Ben je klaar? Vergeet dan niet op 'Opslaan' te klikken.

Tab Ontvangers

In de tab 'Ontvangers' zie je o.a. de namen van de deelnemers, contactpersonen, docenten of contactpersonen van de locaties. Vanuit deze tab print of mail je, en is het nog mogelijk ontvangers te verwijderen of toe te voegen aan deze mailing.

Knoppen: Verstuur het document naar alle ontvangers uit de lijst als een e-mail. Print het document voor alle ontvangers. Verwijder een of meerdere ontvangers uit de lijst. Opent een zoekscherm met ontvangers, zoek en selecteer deze om aan de lijst toe te voegen.

Dubbele e-mailadressen worden aangegeven in de lijst.

Dat is handig als jij opleidingen verzorgt waar families zich kunnen inschrijven. Binnen deze families wordt vaak gecommuniceerd via één e-mailadres van een van de ouders. Om dat te voorkomen zie je direct welke e-mailadressen meerdere keren voorkomen met behulp van het waarschuw icoon.

Wil je dat de mail maar één keer wordt verstuurd? Klik dan op 'Bewerken' en verwijder twee van de drie deelnemers.

Mailing versturen

Heb je op de knop 'E-mail' geklikt? Dan wordt er een pop-upscherm geopend:
Afzender: standaard wordt hier een algemeen e-mailadres getoond (e-mailgroep) of de e-mailadres van de gebruiker van Coachview die deze mailing verstuurd. Dit is afhankelijk van de instelling van de documenttemplate.

Emailtype (e-mail naar): naar het e-mailadres met dit emailtype in het persoonsdossier wordt de e-mail gestuurd. Standaard staat zakelijk geselecteerd en wordt de instelling in de documenttemplate daarmee genegeerd.

Leidinggevende in CC: vink deze optie aan als de leidinggevende deze e-mail ook moet ontvangen. In het persoonsdossier van de ontvanger moet de leidinggevende zijn bepaald.

Negeer bovenstaande instellingen: met behulp van deze optie worden de afzender en ontvangers bepaalt door de instellingen in de documenttemplate en niet zoals hierboven is aangegeven.

Bijlagen koppelen: voeg een extern- en/of intern document toe als bijlage aan de e-mail. Het kan zijn dat hier al een document is gekoppeld. Het document is standaard toegevoegd aan de documenttemplate.

Bestaand in-/extern document: je hebt, bijvoorbeeld bij de opleidingssoort, een of meerdere externe (PDF, MS-Word etc.) documenten geüpload en wilt deze als bijlage meesturen. Denk bijvoorbeeld aan huiswerkopdrachten, voorwaarden etc. O.b.v. template(s); niet opslaan: je hebt een andere documenttemplate toegevoegd. Als de e-mail wordt verstuurd wordt door Coachview het document gegenereerd en als bijlage toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan een presentatielijst voor de docenten, deelnemerslijst voor de locatie etc. De bijlage wordt niet opgeslagen en vind je niet terug in Coachview. O.b.v. template(s); opslaan: hetzelfde als hierboven, alleen de bijlage wordt opgeslagen en vind je wel terug in Coachview.

Bepaal door de optie aan te vinken: Of de bijlagen gezipped meegestuurd worden. Of de mail als urgent gemarkeerd moet worden. Deze optie wordt standaard overgenomen uit de documenttemplate Of je een leesbevestiging wilt ontvangen. Of je een ontvangstbevestiging wilt ontvangen.

ICS-bestand voor het plaatsen van de geplande onderdelen van de opleiding in een externe agenda. De opties 'Meesturen agenda-item (ICS-bestand' en 'Internet agenda onderwerp' zijn bepaald in de geselecteerde documenttemplate maar kun je hier altijd weer overschrijven.

Meer weten? Klik hier voor stuur een ICS bijlage mee.

Opt-in controle: vink deze optie aan als je Coachview moet controleren of de opt-in optie is geselecteerd in het persoonsdossier van de ontvanger. Is dit niet het geval dan wordt de e-mail niet verstuurd. Deze controle is niet nodig als je informatie over de opleiding verstuurd, wel nodig voor een algemene mailing zoals een nieuwsbrief.

Klik op de knop 'E-mailen' om de e-mails te versturen.

1. Het scherm wordt gesloten, de e-mails worden verstuurd en je keert terug naar de lijst met ontvangers.
2. De ontvangers waarvoor het gelukt is om de e-mail te versturen zijn uit de lijst verdwenen.
3. De ontvangers waarvoor het niet gelukt is om de e-mail te versturen blijven in de lijst staan.

Blijft na een mailing een ontvanger in het overzicht staan? Dan is er iets mis gegaan. Wat zie je in de kolom 'Laatste melding'. Klik op de naam van de ontvanger in kolom 'Koppeling' om naar het persoonsdossier te gaan. Klik op 'Bewerken' en corrigeer het e-mail adres. Klik op 'Opslaan & Terug' om naar de mailing terug te keren en klik nogmaals op de knop 'E-mail'.

Ben je klaar? Ga met behulp van de broodkruimel (klok) terug naar de opleiding. In de tab 'Documenten' zie je de gegenereerde documenten terug.

Houd rekening met

Of het e-mailadres bestaat en of de e-mail daadwerkelijk is ontvangen weet Coachview niet. Gaat er iets fout bij het versturen van een e-mail? Dan krijg je in jouw eigen postvak in een postmaster mail over. Per ontvanger zal er in de opleiding een document gecreëerd worden. Open het document en klik op het i'tje. Je ziet nu wanneer vanuit welke afzender en naar wie de mail is verstuurd.

Tip: je kunt ook gebruik maken van een algemene mailing die je vertuurt naar alle docenten, contactpersonen, personen die op de wachtlijst staan of die een opleiding hebben gevolgd. Ook daar heb je een documenttemplate voor nodig. Een algemene mailing maak je via menu-groep 'Communicatie' en menu-item 'Mailing'.