Leg je werkproces vast met behulp van acties. Het maken en bewaken van acties is een belangrijk onderdeel binnen Coachview. Een actie herinnert je eraan dat er binnen een bepaalde tijdsspanne een handeling verricht moet worden. Een actie-template vormt altijd de basis van een actie.
Acties kunnen op verschillende manieren uitgevoerd worden
Handmatig:
Je maakt met behulp van een actie-template zelf een actie aan, die jij of een collega uitvoert.
Coachview maakt een actie voor je aan die je zelf in of buiten Coachview uitvoert.
Automatisch:
Coachview maakt een actie aan die jij met behulp van een knop door Coachview laat uitvoeren. Dit noemen we een semi-automatische actie.
Coachview maakt een actie aan die Coachview voor je uitvoert, een automatische actie.
Wat gebeurt er?
Maak je vaak gebruik van een terugkerende actie dan richt je hiervoor een actie template in. Acties, met behulp van een actie-template, kunnen voor veel verschillende dossiers gestempeld worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan bedrijf- of persoonsdossier, aanvraag (offerte-opdracht-factuur), docent, locatie, opleiding, deelnemer, contactpersoon klant, webaanvraag etc.
Actie-templates gekoppeld aan een opleidingssoort zorgen ervoor dat bij het maken van bijvoorbeeld een opleiding, aanvraag, opleidingsvraag of webaanvraag automatisch acties gestempeld en, indien ingesteld, automatisch uitgevoerd worden. Een actie template mag aan één of meerdere opleidingssoorten gekoppeld worden.
Waar moet je aan denken?
Bij het maken van een actie-template kunnen er nogal wat gegevens gekozen of ingevuld worden. Een weloverwogen keuze in de belangrijkste aspecten zoals uitvoering, datagroep, proces, gebeurtenis, timing en voorwaarden is daarbij belangrijk.
Aandachtspunten
Heb je een actietemplate opgeslagen maar de verkeerde datagroep gekozen? Dan kun je de datagroep niet meer wijzigen. Dit komt omdat diverse velden bepaald worden op basis van de datagroep. Deze actietemplate verwijderen en een nieuwe aanmaken is de oplossing.
Heeft de actietemplate een proces waarbij het nodig is dat een documenttemplate gekoppeld wordt? Dan moet de documenttemplate met dezelfde datagroep zijn gemaakt.
Wat is er nodig?
Voor het instellen van automatische actie-templates zijn rechten nodig op de module Automatische workflow. Minimaal 1 gebruiker heeft deze module nodig om acties automatisch in te stellen.
Kennis van Coachview, het is belangrijk om de structuur en begrippen van Coachview te kennen.
Jouw werkproces uitgewerkt in bijvoorbeeld een schema.