Maak een automatische actie(template) – Coachview Kennisbank

Maak een actietemplate waarvan de actie door Coachview wordt gestempeld en uitgevoerd. In dit artikel maak je de actietemplate zelf. Je kunt natuurlijk ook een voorbeeld uit onze bibliotheek gebruiken.

Waarom?

Acties rondom een opleiding kan Coachview automatisch uitvoeren. Jij bepaalt wat en wanneer dit moet gebeuren. Voor het aanpassen van de actie templates voor gebruik van de automatische acties zijn rechten nodig op de module Automatische workflow. Minimaal 1 gebruiker heeft de module nodig om acties automatisch in te stellen en te laten uitvoeren. Gebruikers die de module niet hebben kunnen geen automatische actie (templates) instellen, maar de gemaakte acties wel bekijken, bewerken en indien nodig opnieuw laten uitvoeren.

Stuur 2 weken voor start van de opleiding de uitnodiging naar de deelnemer. Maar let op, alleen als de opleiding doorgaat.

Let op!

Voor het automatisch versturen van e-mails is het noodzakelijk dat de document template die gebruikt zal worden juist ingericht is. Dit houdt in dat hierbij als afzender een emailgroep ingesteld wordt. Omdat de e-mails door Coachview verstuurd worden is namelijk niet automatisch een afzender bekend. Hoe je dit doet lees je hier.
De datagroep van de document template moet identiek zijn aan de datagroep van de actie template.

Tip!

Het is handig als je de naam van de actie- en documenttemplate hetzelfde houdt. Als je de documenttemplate moet koppelen aan de actietemplate kun je deze makkelijk terugvinden in de lijst met documenttemplates.
Het is handig als je in de lijst met actietemplates de kolom 'Documenttemplate' toevoegt. Je ziet dan of er een documenttemplate aan de actietemplate is toegevoegd en welke. De naam van de documenttemplate is een link. Door er op te klikken open je de documenttemplate.

Richt de actietemplate in

Klik op de functiegroep ‘Template’ en de functie ‘Actie template’.

Klik in het zoekscherm op de knop 'Nieuw' en vul de volgende gegevens in.

Naam	Uitnodiging deelnemer [Opleiding:Naam] \| [Persoon:NaamVolledig] De samenvoegcodes zorgen ervoor dat de naam van de opleiding en de deelnemer in de naam van de actie wordt geplaatst.
Uitvoering	Automatisch
Datagroep	OpleidingsDeelnemer
Proces	Selecteer de optie 'Versturen e-mail' met behulp van het vergrootglas.
Gebeurtenis	Selecteer 'Deelnemer is toegevoegd aan de opleiding'.
E-mailtemplate	Selecteer de documenttemplate die de e-mail van informatie voorziet en de juiste lay-out.
Timing	Moment en verloopt: 2 weken voor start opleiding. Vul bijvoorbeeld 10:00 in als je wilt dat de uitnodigen om 10 uur 's morgens verstuurd worden. Vul je geen tijd in? Dan wordt de mail 's nachts verstuurd. Laat 'altijd'staan. De actie wordt gestempeld maar is nog niet zichtbaar omdat nog niet aan de voorwaarden is voldaan. Wordt voldaan aan de voorwaarden dan wordt de actie zichtbaar en uitgevoerd.
Voorwaarden	Opleidingstatus = definitief.

Mail personaliseren

Maak je gebruik in de documenttemplate van samenvoegcodes 'Auteur' om de mail, de handtekening, te personaliseren? Dan kun je de auteur laten bepalen door contactpersoon (1) van de opleiding. Maak je hier geen gebruik van? Dan worden de samenvoegcodes niet vertaald. Je kunt dan het beste vaste tekst toevoegen
Situatie	Dit zie je bij samenvoegcode 'auteur' in de handtekening
Actietemplate heeft een eigenaar + opleiding heeft een contactpersoon.	Gegevens van de eigenaar van de actie.
Actietemplate heeft geen eigenaar + opleiding heeft een contactpersoon.	Gegevens van de contactpersoon opleiding.
Actietemplate heeft geen eigenaar + opleiding heeft geen contactpersoon.	Gegevens van de gebruiker die eigenaar van de actie is.
Actietemplate heeft een eigenaar + opleiding heeft geen contactpersoon.	Gegevens van de eigenaar van de actie.

Activeren

De actietemplate voeg je toe aan een of meerdere opleidingssoorten. Heb je de actietemplate opgeslagen dan zie je de tab 'Opleidingssoort'.

Klik op deze tab.
Klik op de knop 'Toevoegen'.
Selecteer de opleidingssoorten door er een vinkje voor te zetten.
Klik op 'Toevoegen'.

Mei '26