Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Tip & Tricks: maximum aantal inschrijvingen bereikt

  • Bijgewerkt

Het maximum aantal inschrijvingen voor een opleiding is bereikt. Je wilt dat er automatisch een e-mail gestuurd wordt naar de opleidingscoördinator, wellicht kan er een nieuwe opleiding gepland worden.

Werkprocesschema

alt

Als je de opleiding stempelt (maakt), wordt deze actie direct aagemaakt.

  1. Omdat nog niet aan de voorwaarde is voldaan, er zijn immers nog geen deelnemers ingeschreven, is de actie niet zichtbaar. Deze staat zogenaamd onderwater en vind je in de opleiding nu alleen terug als je zoekt op 'voorwaarden voldaan = nee'.
  2. Als het aantal inschrijvingen bij een opleiding het maximum aantal bereikt, wordt de actie zichtbaar en direct uitgevoerd. Er wordt een e-mail naar de opleidingscoördinator gestuurd.
  3. Wordt nooit het maximum aantal deelnemers ingeschreven, dan wordt de actie nooit zichtbaar en dus ook niet uitgevoerd.

Let op!

Heb je via menu-groep 'Instellingen' en menu-item 'Applicatie' de optie 'Trek het aantal personen in nog te verwerken webaanvragen af van aantal vrije plaatsen bij de opleiding of opleidingsonderdeel.' ingesteld? Dan worden de webaanvragen in de berekening van het aantal deelnemers niet meegenomen voor deze actie!.

Wat is er nodig?

  1. Een actietemplate die in de opleiding één actie aanmaakt en het proces uitvoert als het maximum aantal inschrijvingen op een bepaalt moment is bereikt.
  2. Een documenttemplate die de mail van inhoud en layout voorziet met als 'aan = contactpersoon 2 opleiding'. De documenttemplate moet gemaakt zijn met dezelfde datagroep.
  3. Koppel de opleidingscoördinator als contactpersoon 2 bij de opleiding.

Let op!

Voordat je de actietemplate maakt, moet je de documenttemplate maken.

Actietemplate.

NaamOpleiding heeft het maximum aantal inschrijvingen bereikt [Opleiding:Naam]
Template uit bibliotheekNee.
Uitvoering
  1. Automatisch: Coachview voert uit.
  2. Handmatig (= semi-automatisch): de actie wordt klaargezet, jij moet deze uitvoeren.
CategorieënNiet van toepassing.
DatagroepOpleiding.
ProcesVersturen e-mail.
GebeurtenisOpleiding is aangemaakt.
DocumenttemplateKoppel de documenttemplate.
Moment0 werkdagen na optreden gebeurtenis (= opleiding is aangemaakt).
Verloopt0 werkdagen na optreden gebeurtenis (= opleiding is aangemaakt).
TijdNiet van toepassing.
Afronden na verlopenNee.
Actie aanmakenAltijd.
Extra uitlegSelecteer je 'optreden gebeurtenis'? Dat is de datum van de gestempelde actie gelijk aan de datum dan je de opleiding maakt. Dit zou betekenen dat de actie direct wordt uitgevoerd, ware het niet dat deze onderwater staat omdat nog niet aan de voorwaarden is voldaan. Schrijf je een deelnemer in waarmee het maximum wordt bereikt? Dan verschijnt de actie en zal deze binnen een aantal minuten worden uitgevoerd, immers de datum is al verstreken.
Voorwaarden
  1. Opleidingstatus 'Te starten' en 'Definitief'.
  2. Maximum aantal deelnemers bereikt 'Ja'.

Activeren

Deze actie-template koppel je aan een of meerdere opleidingssoorten waarvoor je wilt dat bij de gestempelde opleiding het maximum aantal inschrijvingen gecheckt wordt en het proces wordt uitgevoerd.

November '25

Verwante artikelen