Tip & Tricks: certificaat automatisch versturen na slaging
Bijgewerkt
Deelnemers slagen niet allen op hetzelfde moment. Is voor één deelnemer de slaging nog niet geregistreerd dan kun je de opleiding niet afronden. Het versturen van cerfificaten bij een opleidingsvraag akkoord, bepaald als de opleiding is afgerond, kan daar dus niet op wachten. Je wilt liever een deelnemer een certificaat sturen zodra deze geslaagd zijn.
Zie hoe het werkt via deze video
Wat gebeurt er?
Zodra je de slaging, daar waar verplicht, positief geregistreerd hebt voor een deelnemer wordt er geautomatiseerd een mail gestuurd met als bijlage het certificaat. Deze actie heeft betrekking op individuele deelnemers omdat niet iedereen tegelijk slaagt.
Rekening houden met ingestelde verplichting: Dit stel je per (soort)onderdeel in. Stel je hebt vijf onderdelen waarvan er op twee een slagingsplicht staat ingesteld. Dan wordt de actie uitgevoerd als op alle twee de onderdelen aan is gegeven dat de deelnemer is geslaagd.
De deelnemer is voor de verplichte onderdelen geslaagd.
De slaging is dus 100% voor deze opleiding.
Aan de voorwaarden zijn voldaan, de actie wordt zichtbaar en uitgevoerd.
Let op!
Heb je geen slagingsplicht op de onderdelen ingesteld? Dan geldt voor de deelnemer dat de slagingsplicht altijd gehaald is, ongeacht of de deelnemer wel of niet geslaagd is.
Onderdelen van een opleidingsvraag die op de wachtlijst staan worden niet meegeteld als zijnde geslaagd.
Wat is er nodig?
Een actie template die een automatische actie aanmaakt zodra een persoon als deelnemer wordt ingeschreven in de opleiding en er voor zorgt dat de actie zichtbaar wordt en wordt uitgevoerd zodra bij een deelnemer alle verplichte slaging geregistreerd en positief is.
Een documenttemplate die de bevestigingsmail van inhoud en layout voorziet, gemaakt met dezelfde datagroep als de actietemplate.
Een documenttemplate gekoppeld aan de vorige die het certificaat of diploma als PDF bijvoegt.
Deelnemer certificaat mailen [Opleiding:Naam] [Persoon:NaamVolledig]. Aan deze documenttemplate is de documenttemplate voor het certificaat als bijlage toegevoegd. Beide documenttemplates moet je van te voren hebben aangemaakt.
Moment
0 werkdagen na optreden gebeurtenis
Verloopt
0 werkdagen na optreden gebeurtenis
De timing impliceert dat als de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, persoon is ingeschreven als deelnemer, de actie gestempeld wordt en direct wordt uitgevoerd. Echter, door het toevoegen van onderstaande voorwaarden blijft de actie onzichtbaar en wordt dus niet uitgevoerd totdat aan alle voorwaarden is voldaan.
Tijd
nvt.
Afronden na verlopen
Nee
Actie aanmaken
Altijd
Voorwaarden
Opleidingsstatus = definitief (de opleiding gaat door maar nog niet afgerond)
Slagingsplicht gehaald = ja
Persoon is ingevuld = ja (de deelnemer moet een persoonsdossier hebben
Financiële status = betaald (optioneel)
Activeren
De actie-template koppel je aan een of meerdere opleidingssoorten waarvoor je wilt dat bij slaging het certificaat wordt verstuurd. Het koppelen van een of meerdere opleidingssoorten kan vanuit de actie-template. Heb je de actie-template opgeslagen? Dan is de tab 'Opleidingssoort' zichtbaar. Via de knop 'Toevoegen' verschijnt er een pop-up met een lijst van opleidingssoorten. Vink deze aan en klik op 'Toevoegen'. Zijn er al opleidingen gemaakt met behulp van de geselecteerde opleidingssoorten dan kun je deze met terugwerkende kracht bijwerken.
Het is ook mogelijk om via de opleidingssoort -> tab 'Actie-template' deze actietemplate toe te voegen.