Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Tip & Tricks: één bevestiging en factuur bij inschrijven meerdere opleidingen

  • Bijgewerkt

Het kan voorkomen dat een persoon als deelnemer wordt ingeschreven in twee opleidingen. 

Voorbeeld 1: je maakt gebruik van een carosselopleiding waarbij de persoon start halverwege de 2025 opleiding (1) en de lessen inhaalt in de 2026 opleiding (2).

Voorbeeld 2:  de persoon volgt eerst de inhoudelijke lessen (1) en doet op een later tijdstip een centraal georganiseerde examen (2) .

Inschrijving in beide opleidingen vindt direct plaats. De bevestiging van inschrijving mag maar één keer verstuurd worden, namelijk uit opleiding 1. Er mag maar één factuur gestuurd worden uit de aanvraag waarmee de persoon is ingeschreven.

Wat is er nodig?

Uitleg vindt plaats met behulp van voorbeeld 2.

Er zijn drie opleidingssoorten nodig:

  1. Voor het stempelen van de reguliere opleiding, de inhoudelijke lessen (leergang).
  2. Voor het stempelen van het examen.
  3. Voor het inschrijven van de persoon als deelnemer.

Er zijn twee opleidingen nodig:

  1. Voor het stempelen en plannen van de leergang.
  2. Voor het stempelen en plannen van het examen.
Het model ziet er als volgt uit:
 

Een actietemplate die:

  1. Één actie aanmaakt als de persoon als deelnemer wordt ingeschreven en er dus een opleidingsvraag wordt gecreëerd.
  2. Het proces direct uitvoert.
Een documenttemplate die de bevestigingsmail van inhoud en layout voorziet, gemaakt met dezelfde datagroep als de actietemplate.

Opleidingssoorten

  1. Maak eerst de opleidingssoort (3) voor het inschrijven van de persoon als deelnemer. Zorg ervoor dat alle onderdelen aan deze opleidingssoort zijn gekoppeld.
  2. Maak met behulp van deze opleidingssoort een kopie, dit doe je via tab 'Algemeen'. Dit wordt de leergang, de opleiding voor de inhoudelijke lessen (1).
  3. Ga in deze opleidingssoort naar de tab 'Onderdelen'.
  4. Klik op de knop 'Bewerken' en selecteer het onderdeel 'Ex'.
  5. Klik op de knop 'Verwijder' en 'OK'.
  6. Ga terug naar opleidingssoort 3 en herhaal stappen 2 tot en met 5. Dit wordt de opleidingssoort voor het examen (2).
  7. Let op: in stap 4 verwijder je de onderdelen 'A, B en C'.
  8. Ga terug naar opleidingssoort 3 en voeg een of meerdere verkoopregels toe om de prijs te bepalen.

Actietemplate.

Naam

Bevestiging deelnemer inschrijven in opleiding [Opleidingssoort:Naam] - [Persoon:NaamVolledig]

Let op

Gebruik samenvoegcode [Opleidingssoort:Naam] zodat de naam van de leergang in de naam van de actie wordt getoond.

Template uit bibliotheekNee.
Uitvoering
  1. Automatisch: Coachview voert uit.
  2. Handmatig (= semi-automatisch): de actie wordt klaargezet, jij moet deze uitvoeren.
CategorieënNiet van toepassing.
DatagroepOpleidingsvraag.
ProcesVerturen e-mail.
GebeurtenisOpleidingsvraag is aangemaakt.
DocumenttemplateKoppel de documenttemplate gemaakt met dezefde datagroep. Let op: deze moet je eerst maken.
Moment1 uur na optreden gebeurtenis.
Verloopt1 uur na optreden gebeurtenis.
TijdNiet van toepassing.
Afronden na verlopenNee.
Actie aanmakenAltijd.
Voorwaarden
  1. Status = 'Ingepland'. Je kunt de persoon niet direct inschrijven in de opleidingen, deze moet eerst op de wachtlijst geplaatst worden. Hiermee voorkom je dat de actie al wordt uitgevoerd voor dat inschrijving in beide opleidingen heeft plaats gevonden.
  2. Persoon is gevuld = 'Ja'. Daarmee voorkom je dat de actie ook wordt uitgevoerd als de naam van de deelnemer niet bekend is, er hangt geen persoonsdossier aan de deelnemer.

Activeren

  1. Open opleidingssoort 3, de opleidingssoort waarmee de persoon wordt ingeschreven.
  2. Ga naar de tab 'Actie-templates'.
  3. Voeg bovenstaande actietemplate toe.

Wat gebeurt er als je het proces gaat uitvoeren?

Maak en plan de volgende opleidingen:

  1. Opleiding inhoudelijke lessen (leergang) met opleidingssoort 1.
  2. Opleiding examen met opleidingssoort 2.

Inschrijven:

Let op: je mag een persoon niet direct inschrijven in opleiding 1 of 2.

  1. Plaats de persoon met behulp van opleidingssoort 3 op de wachtlijst.
  2. Ga naar opleiding 1 en schrijf de persoon in via de wachtlijst. 
  3. Ga naar opleiding 2 en schrijf de persoon in via de wachtlijst.

Er is nu:

  1. Een aanvraag aangemaakt met behulp van opleidingssoort 3, inclusief de orderregel(s) om de factuur op te stellen.
  2. Een opleidingsvraag aangemaakt waaraan de twee opleidingen zijn gekoppeld. Aan deze opleidingsvraag is de actie toegevoegd om de bevestiging te versturen.

November '25

Verwante artikelen