Overslaan en naar hoofdcontent gaan
Aanmelden
English (United States)

Tip & Tricks: versturen herinneringen a.d.v. geldigheidsdatum

  • Bijgewerkt

Nadat de opleiding is afgerond wil je dat er 2 maanden, 1 maand en 1 week voordat het certificaat verlopen is, automatisch een herinnering verstuurd wordt naar de deelnemers die de opleiding hebben gevolgd. Deze herinneringen mogen niet verstuurd worden als de persoon zich als deelnemer inschrijft voor de opleiding die er voor zorgt dat het certificaat weer een bepaalde periode geldig is. Je wilt niet dat er gebruikt gemaakt wordt van herhaling, opleidingsvraag wordt op wachtlijst geplaatst. Het bepalen van certificeren is gebaseerd op de geldigheidstermijn.

Voorbereiding

Er zijn vijf actietemplates nodig. Een persoon heeft als deelnemer succesvol de basis opleiding afgerond waardoor er vier acties worden gestempeld:
  1. Een actie die er voor zorgt dat in het persoonsdossier een categorie geplaatst wordt.
  2. Een actie die de 1ste herinnering verstuurt en wordt geactiveerd als deze categorie is geplaatst.
  3. Een actie die de 2de herinnering verstuurt en wordt geactiveerd als deze categorie is geplaatst.
  4. Een actie die de 3de herinnering verstuurt en wordt geactiveerd als deze categorie is geplaatst.
Onderneemt de persoon verder geen actie? Dan ontvangt deze de 3 herinneringen. Schrijft de persoon zich in op de herhaling/vervolg opleiding? Dan wordt een 5de actie die er voor zorgt dat in het persoonsdossier de categorie wordt verwijderd gestempeld. Dit zorgt ervoor dat de acties die de herinneringen versturen en die zijn geactiveerd maar nog niet uitgevoerd, gedeactiveerd en na verloop van tijd afgerond worden.

Opmerkingen:

  1. Zorg voor dat je begint dat je een persoonscategorie hebt gemaakt en drie documenttemplates voor het versturen van de herinnering e-mails.
  2. Het is natuurlijk verstandig eerst het werkproces te testen.
  3. Bekijk ook eens deze kennissessie (video), klik daarvoor hier!

Geldigheidstermijn/datum

De timing van de acties zijn gekoppeld aan de geldigheidsdatum die je terug kunt vinden in de opleidingsvraag onder tab 'Algemeen'. Daarbij is het belangrijk dat de geldigheidstermijn in de opleidingssoort, waarmee de opleidingsvraag wordt gestempeld, is ingesteld. Lees hier meer over het bepalen van de geldigheidsdatum als de opleiding wordt gearchiveerd.

Actietemplates

1. Actietemplate plaatst de persoonscategorie:
Naam Categorie hercertificeren toevoegen [OpleidingsSoort:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]
In bibliotheek Nee
Uitvoering Automatisch
Datagroep Opleidingsvraag
Proces Persoonscategorie toevoegen of verwijderen
Gebeurtenis Opleidingsvraag is aangemaakt.
Persoons categorie Selecteer een categorie. Let op: je moet die van te voren hebben aangemaakt.
Toevoegen Verwijderen Toevoegen
Timing 6 maanden voor geldigheidsdatum
Tijd 07:00.
Voorwaarden
  1. Persoon is ingevuld = ja (geen onbekende persoon).
  2. Status = afgerond (van de opleidingsvraag).
  3. Presentieplicht gehaald = ja (optioneel).
  4. Slagingsplicht gehaald = ja (optioneel).
2. Actietemplate versturen 1ste herinnering:
Naam Deelnemer 1ste herinnering verlopen certificaat [Opleiding:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]
In bibliotheek Nee
Uitvoering Automatisch
Datagroep Opleidingsvraag
Proces Versturen e-mail
Gebeurtenis Opleidingsvraag is aangemaakt.
Document template Selecteer met behulp van het vergrootglas de documenttemplate. Let op: die moet je van te voren hebben ingericht.
Timing moment 6 maanden voor geldigheidsdatum
verloopt 5 maanden voor geldigheidsdatum
Tijd 10:00 (drie uur na vorige actie).
Afronden na verlopen Ja (dit zorgt ervoor dat als de persoon zich voor hercertificering heeft ingeschreven en de persoonscategorie wordt verwijderd, de actie na verloopdatum wordt afgerond). Gebeurt dit niet? Dan wordt de actie uitgevoerd als de persoon zich in de toekomst weer inschrijft voor de basisopleiding - start certificering en de persoonscategorie weer wordt geplaatst).
Voorwaarden
  1. Met persoonscategorie <persoonscategorie> (selecteren via vergrootglas).
  2. Persoon is ingevuld = ja (geen onbekenden persoon)
3. Actietemplate versturen 2de herinnering:
Naam Deelnemer 2de herinnering verlopen certificaat [Opleiding:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]
In bibliotheek Nee
Uitvoering Automatisch
Datagroep Opleidingsvraag
Proces Versturen e-mail
Gebeurtenis Opleidingsvraag is aangemaakt.
Document template Selecteer met behulp van het vergrootglas de documenttemplate. Let op: die moet je van te voren hebben ingericht.
Timing moment 12 weken voor geldigheidsdatum
verloopt 11 weken voor geldigheidsdatum
Tijd 10:00 (zodat de e-mail niet in de nacht wordt verstuurd).
Afronden na verlopen Ja (dit zorgt ervoor dat als de persoon zich voor hercertificering heeft ingeschreven en de persoonscategorie wordt verwijderd, de actie na verloopdatum wordt afgerond). Gebeurt dit niet? Dan wordt de actie uitgevoerd als de persoon zich in de toekomst weer inschrijft voor de basisopleiding - start certificering en de persoonscategorie weer wordt geplaatst).
Voorwaarden
  1. Met persoonscategorie <persoonscategorie> (selecteren via vergrootglas).
  2. Persoon is ingevuld = ja (geen onbekende persoon).
4. Actietemplate versturen 3de herinnering:
Naam Deelnemer 3de herinnering verlopen certificaat [Opleiding:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]
In bibliotheek Nee
Uitvoering Automatisch
Datagroep Opleidingsvraag
Proces Versturen e-mail
Gebeurtenis Opleidingsvraag is aangemaakt.
Document template Selecteer met behulp van het vergrootglas de documenttemplate. Let op: die moet je van te voren hebben ingericht.
Timing moment 6 weken voor geldigheidsdatum
verloopt 5 weken voor geldigheidsdatum
Tijd 10:00 (zodat de e-mail niet in de nacht wordt verstuurd).
Afronden na verlopen Ja (dit zorgt ervoor dat als de persoon zich voor hercertificering heeft ingeschreven en de persoonscategorie wordt verwijderd, de actie na verloopdatum wordt afgerond). Gebeurt dit niet? Dan wordt de actie uitgevoerd als de persoon zich in de toekomst weer inschrijft voor de basisopleiding - start certificering en de persoonscategorie weer wordt geplaatst).
Voorwaarden Met persoonscategorie <persoonscategorie> (selecteren via vergrootglas).
5. Actietemplate verwijder de persoonscategorie:
Naam Categorie hercertificeren verwijderen [OpleidingsSoort:Naam] | [Persoon:NaamVolledig]
In bibliotheek Nee
Uitvoering Automatisch
Datagroep Opleidingsvraag
Proces Persoonscategorie toevoegen of verwijderen
Gebeurtenis Opleidingsvraag is aangemaakt.
Persoons categorie Selecteer een categorie. Let op: je moet die van te voren hebben aangemaakt.
Toevoegen Verwijderen Verwijderen
Timing 0 dagen na optreden gebeurtenis
Tijd 07:00.
Voorwaarden
  1. Persoon is ingevuld = ja (geen onbekende persoon).
  2. Status = ingepland (status van de opleidingsvraag).
  3. Met persoonscategorie <persoonscategorie> (selecteren via vergrootglas).

Activeren

Actietemplates 1 tot en met 4 voeg je toe aan de opleidingssoort voor het behalen van het certificaat. Bijvoorbeeld een basisopleiding.
Actietemplate 5 voeg je toe aan de opleidingssoort voor het verlengen van het certificaat. Dit mag dezelfde of een andere opleidingssoort zijn. Bijvoorbeeld de basis- of de herhalingsopleiding.

November '25

Verwante artikelen